Exatech dématérialise les copies d’examens

Organisateur de concours depuis 25 ans, Exatech a ensuite lancé sa solution de dématérialisation des copies nommée Viatique. Aujourd’hui, la société revendique la numérisation de près de 2,5 millions de copies par an à travers 680 concours.

Copie dématérialisée dans le logiciel Viatique

Pour de nombreux étudiants, le printemps rime avec le stress des concours. Ceux-ci battent actuellement leur plein, à l’image du concours Mine-Ponts qui s’est déroulé la semaine passée (19-22 avril). Alors que les 4 000 candidats souhaitant intégrer ces deux grandes écoles étaient réunis au Parc des Expositions de Villepinte, leurs copies ont ensuite été « dématérialisées » grâce au logiciel Viatique conçu par les équipes d’Exatech à Montpellier. Cette pratique est désormais très largement rependue. « Le logiciel est utilisé pratiquement à 100 % dans le monde des concours », assure Frédéric Dallias, le directeur général de la société. Exatech annonce ainsi dématérialiser près de 2,5 millions de copies par an dans 680 concours.

Une meilleure fiabilité

La dématérialisation des copies modifie l’ensemble du processus d’admission des étudiants à la suite des épreuves qui se déroulent malgré tout en présentiel. « On dématérialise les copies via des scanners avec un débit de 500 par minute. On prend ensuite une emprunte numérique de la copie qu’on envoie dans le cloud et on la déchiffre, indique Frédéric Dallias. Une fois dans le cloud, elles sont alloties pour les correcteurs ». Les versions papier sont quant à elles, placées dans des coffres forts et conservées pendant un an. Si la numérisation est défaillante, des filtres sont ajoutés par le logiciel et le cas échéant, une re-numérisation peut être demandée par le correcteur.

Le scan des copies, directement après les épreuves, permet de s’affranchir du risque de perte. De plus, une fois dans le cloud, les originaux ne sont plus jamais modifiés : « Les annotations sont mises sur un layer, un calque qui est apposé par le logiciel et la copie reste telle-quelle ». Viatique intervient également dans la notation. Pour éviter les possibles erreurs dans le comptage des points, il additionne automatiquement les notes par exercice pour obtenir le résultat final. Il rend aussi plus lisible les écarts en fonction du correcteur. « On fait des calculs statistiques pour générer des diagrammes à moustache afin de voir si tous les correcteurs corrigent de façon homogène », indique le directeur général d’Exatech, qui compte à ce jour 50 salariés.

Mais durant la période des concours, le risque de fraude plane toujours… Selon lui, elles interviennent principalement durant les épreuves, en amont de la numérisation des copies. « Le risque existe à cause des téléphones ou des montres connectés dans les salles d’examens. Notre cloud où sont les copies est très sécurisé contre des attaques de type déni de service (DoS) ou tentative d’intrusion. » Frédéric Dallias assure qu’une seule attaque a été recensée à ce jour. Une tentative de DoS en provenance de Corée-du-nord, qui n’a pas abouti.

Un gain de temps et d’argent

Avec la centralisation des corrections via la plateforme d’Exatech, le délai entre l’épreuve et l’annonce des admissions est réduit de moitié selon Frédéric Dallias. « Nous sommes à 2-3 semaines, comparées à un mois et demi habituellement. » Cela s’explique par la fin des différentes navettes que faisaient les copies entre les différents correcteurs. « Certain concours demandent une double correction obligatoire. Les copies sont envoyées aux deux correcteurs en même temps. Ils corrigent de leur côté et font ensuite une réunion d’harmonisation directement dans le logiciel », indique-t-il.

En écartant le risque de perte des copies, la réorganisation des épreuves l’est également. Organisateur de concours depuis près de 25 ans, le patron d’Exatech connait le coût cela pourrait représenter. « Par exemple pour le concours Mine-Ponts, il y a cent centres de passation en France. Il faut rajouter ceux dans les DOM-TOM et dans plus d’une dizaine de pays. De très grosses sommes sont en jeu », assure-t-il. La dématérialisation met également fin aux déplacements coûteux des correcteurs à l’étranger avec la réservation d’hôtels ou de voitures de locations. « L’agence des établissements français à l’étranger nous a indiqués qu’ils avaient fait 80 % d’économies sur les corrections du bac. »

À l’avenir, la fin du papier ?

Avec cette solution, les concours ne sont pas encore totalement digitalisés puisque les candidats écrivent encore à la main sur du papier. Pourtant, le 100 % digital frappe déjà à la porte. Exatech organise cette année le concours de médecine d’Utec via 5 000 tablettes, grâce à sa solution Exatique. « Les clients ont un logiciel avec un workflow qui permet de rédiger les sujets dans le cloud. Ils sont ensuite relus, testés et vérifiés, explique Frédéric Dallias. Ensuite le fichier est entièrement chiffré et intégré dans les tablettes. Le jour J, un code de déchiffrement est donné aux candidats. Les tablettes vont s’activer et se désactiver en même temps le jour de l’épreuve ».

Avec cette solution, les candidats devront toujours se réunir physiquement dans un lieu commun et surveillé. Le tout-digital ne rime pas forcément avec concours à distance… De nombreux organismes passés par ce système durant la crise Covid-19, ont fait marche arrière en raison du grand risque de fraude.