PRIX INNOVATION 2015 – Signer vos documents RH en un clic

PeopleDoc et OpenTrust offrent une solution de signature électronique (en mode cloud), qui permet à chacun de signer son contrat de travail ou tout autre document RH, en tout lieu et à tout moment depuis n’importe quel terminal fixe ou mobile.

L’institut TNS Sofres a dévoilé les résultats d’une étude* sur la transformation digitale en entreprise. Elle montre que les ressources humaines « dramatisent » un peu l’état d’esprit de leurs collaborateurs face à la transformation digitale. Quand seuls 4 % des opérationnels déclarent avoir « peur » de cette évolution, les ressources humaines sont plus d’un tiers à penser qu’ils sont « sur la défensive ». En tout cas, cela n’a pas l’air de dissuader les DRH (directeurs des ressources humaines) de se lancer dans l’aventure de la dématérialisation. Le succès de la solution PeopleDoc (by Novapost) en témoigne.

Grâce au numérique, il devient plus facile d’exploiter l’information « RH », qui devient alors plus « accessible, structurée, partagée et sécurisée ». « Les services des ressources humaines gèrent des données sensibles. De plus, ils connaissent les problématiques de gestion du changement, ce qui explique leur prudence. A nous, justement, de les convaincre qu’abandonner le papier peut se faire dans un cadre 100 % sécurisé. Et surtout, que la digitalisation des process RH crée de la valeur », témoigne Clément Buyse, cofondateur de Novapost.

Créé en 2007, le portail d’origine devait permettre aux particuliers de regrouper et d’archiver tous types de factures électroniques. Novapost s’engouffre finalement dans une autre brèche, la gestion de l’information RH à la faveur de la loi de 2009 sur le « bulletin de paie électronique », un créneau sur lequel elle va bâtir un véritable filon.

En cinq ans, Novapost a imposé sa plateforme de services RH 100 % en mode SaaS à plus de 200 clients français et internationaux, notamment avec un poids lourd comme GDF Suez. Elle va s’attaquer désormais au marché américain, grâce à une levée de fonds de 13 millions d’euros, et envisage de tripler son chiffre d’affaires en 2015.

Sur tablette ou mobile également

OpenTrust, leader européen de la signature électronique, joue un rôle majeur pour consolider cette « chaîne de confiance » que PeopleDoc (by Novapost) souhaite créer entre les RH et les collaborateurs. Ce partenariat s’est noué en 2011. « C’est un partenariat gagnant-gagnant. Nous apportons notre connaissance des besoins des métiers RH et OpenTrust garantit l’authenticité et la pérennité des signatures électroniques, ainsi que leur légalité dans chaque pays », explique Clément Buyse. Ce partenariat s’est renforcé au fil du temps et des innovations apportées par chacun.

Caroline Panhard, VP Marketing EMEA de PeopleDoc et Georges Munoz, Responsable Partenaires d’OpenTrust, lauréats Innovation 2015 © Franck Ferville

En 2014, OpenTrust invente le premier système de signature sur tablette ou smartphone en mode déconnecté (ou asynchrone) ce qui lui vaut d’être récompensé par un Trophée de la Confiance Numérique, catégorie Innovation. « La solution de signature off line sur tablette d’OpenTrust est une nouvelle étape pour simplifier la vie de l’utilisateur qui n’a plus à se soucier de la disponibilité du réseau pour signer », se réjouit son partenaire. Côté PeopleDoc, on insiste sur la simplicité d’usage pour faire de « PeopleDoc Signature » une solution « What You See Is What You Sign ».

Les bénéfices de la signature électronique pour les DRH sont nombreux : gain de temps, économies de papier, de timbre, de stockage etc. Le groupe Canal+, qui a mis en place « PeopleDoc Signature » depuis mars 2013 pour gérer les 72 000 contrats par an de ses « intermittents », indique avoir mesuré un ROI [retour sur investissement] de 4 mois, grâce à une augmentation de 20 % de la productivité RH. Tout cela en réalisant un geste pour la planète : 0,1 tonne de papier économisée ! Autre bénéfice (et non des moindres !) : les RH n’ont plus qu’à se concentrer sur la gestion de leur ressource la plus précieuse, les hommes.

Les chiffres clés

PeopleDoc (Novapost)

• Chiffre d’affaires doublé chaque année depuis 2010 (objectif 2015 : triplement du CA) 
• Effectif : 100
• 600 000 dossiers collaborateurs gérés (contrats de 3 ans, rémunérés au nombre de collaborateurs)
• 200 clients français et internationaux (environ 10 nouveaux/mois) 
• Présent à New York un peu plus d’un an et déjà des clients comme Coach (24 000 salariés) et Uniqlo.
• Implantation en Grande-Bretagne et en Allemagne d’ici fin 2015.

Open Trust

• Chiffre d’affaires 2014 : 20 millions d’euros
• Effectif : 120
• 500 clients français et internationaux
• 50 millions de signatures électroniques/an
• 10 millions de jetons d’horodatage émis par mois
• 15 millions de certificats émis par an

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