Conseils aux managers IT : comment affronter l’Euro 2016 !

Christophe da Fonseca, Channel Development Manager de Paessler AG

Alors que le coup d’envoi de l’Euro 2016 de football a été donné vendredi dernier, les transports en commun, la circulation et même la concentration des employés au bureau sont fortement perturbés pendant au moins quatre semaines. Aussi les entreprises doivent-elles adapter leurs méthodes de travail à ces circonstances exceptionnelles, en commençant par suivre les conseils des pouvoirs publiques, qui recommandent d’encourager le télétravail et de privilégier les vidéo-conférences et webinaires aux réunions physiques… En somme, de s’en remettre à la fiabilité des technologies informatiques pour assurer la continuité de leurs activités.

1. Commencer à superviser le réseau dès aujourd’hui

Commencez dès maintenant à surveiller la consommation réseau imputable aux télétravailleurs, afin de disposer d’un point de repère pour anticiper les besoins de l’entreprise durant la compétition et vous assurer de sa capacité à les satisfaire. Le directeur de l’informatique devra déterminer la consommation de trafic internet et de bande passante d’un télétravailleur moyen et multiplier cette valeur par le nombre de collaborateurs susceptibles de travailler depuis leur domicile durant le tournoi.

2. Repenser le plan de continuité de l’entreprise

Si la plupart des entreprises disposent d’un plan censé garantir la continuité des activités en cas de souci, celui-ci repose bien souvent sur la capacité des salariés à accéder au réseau. Quand bien même votre réseau serait déjà sous surveillance, il peut être opportun de repenser le plan existant bien en amont de la compétition pour veiller à ce que vos employés ne se retrouvent pas au chômage technique si une panne réseau se produit. Cela vous permettra de limiter les dégâts en cas d’interruption de service et d’être sûr que vos salariés pourront continuer à travailler comme il se doit si jamais leur accès au réseau était soudainement coupé.

3. Programmez une journée test

Prévoyez bien à l’avance une journée test. Le directeur des systèmes d’information devra installer les ressources supplémentaires qu’il pense devoir mettre en œuvre tout au long du tournoi et observer de près leurs effets sur le réseau. Par exemple, vous pouvez demander à l’ensemble des salariés d’essayer de se connecter au réseau de l’entreprise depuis leur domicile à une heure précise dans la soirée afin de quantifier l’impact de cette surcharge d’activité sur votre réseau.

4. Prévoir des espaces de visionnage des matches

À l’évidence, certains matches du tournoi seront bien plus suivis que d’autres… à commencer par ceux des Bleus ! Le directeur de l’informatique devra identifier ceux que la plupart des salariés comptent regarder depuis leur poste de travail, et prévoir une surcharge d’activité sur le réseau durant ces plages horaires. Afin d’éviter les pics de trafic web dus au visionnage de flux vidéos en streaming, il peut également être judicieux d’installer des écrans de télévision dans les locaux de la société.

5. Prenez garde aux cyber-attaques

Les grands événements internationaux attirent souvent des hackers désireux de tirer parti du déluge d’activité en ligne qu’ils suscitent. Prévenez vos salariés des risques qu’ils encourent à ouvrir un lien ou une pièce jointe apparemment liée à l’Euro 2016, car ceux-ci peuvent contenir des virus. Vérifiez aussi que les antivirus de l’ensemble des PC, ordinateurs et tablettes de l’entreprise ont été mis à niveau et à jour régulièrement.

6. Ne misez pas sur le bon fonctionnement des téléchargements

Les bornes wifi publiques seront probablement saturées tout au long du tournoi, car sollicitées par un trop grand nombre d’utilisateurs. Si vos salariés ont besoin de certains documents lors d’un déplacement professionnel, ils doivent veiller à en avoir une version papier ou à les enregistrer sur le disque dur de leur ordinateur portable ou tablette. Si l’entreprise préfère distribuer des clés USB à ses employés, elle doit impérativement veiller à ce que celles-ci soient cryptées et suffisamment inviolables pour empêcher la divulgation des informations qu’elles contiennent si elles venaient à être perdues.

7. Préparez les outils nécessaires au télétravail

Veillez à ce que toutes les conditions soient réunies pour que chaque collaborateur puisse travailler efficacement depuis son domicile. Cela passe par la vérification des capacités des ordinateurs fixes et portables, des tablettes et smartphones qu’ils possèdent chez eux. Mettez en place un site FTP sécurisé pour permettre aux salariés d’accéder aisément aux fichiers dont ils ont besoin pour travailler.

8. Remaniez le calendrier des réunions

Évitez de programmer des réunions importantes ou des évènements sollicitant beaucoup de ressources réseau, car des perturbations non imputables à votre réseau peuvent affecter l’entreprise. Et gardez-vous d’organiser le grand webcast mensuel de la société en plein milieu de l’Euro.

9. Tenez-vous-en aux connexions filaires

Lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile, les salariés doivent être informés qu’ils ne doivent pas compter sur le fonctionnement normal des connexions mobiles. Les lignes téléphoniques des réseaux mobiles étant susceptibles d’être prises d’assaut, le directeur des systèmes d’information de l’entreprise doit s’assurer que chaque collaborateur peut être joint sur une ligne téléphonique fixe.