Comment implanter une équipe à distance sans s’en mordre les doigts ?

Le travail à distance est devenu une pratique recherchée par certains salariés et, souvent, redoutée par certains employeurs. Si les premiers y voient une manière de travailler tout en améliorant leur style de vie (moins de transports, plus de flexibilité dans les horaires…) ; les seconds y voient une problématique difficilement solvable : comment assurer une bonne productivité, gérer les urgences, assurer la qualité du travail fourni…

William Roy, coach en développement personnel*

Plutôt que de prêcher pour une acceptation du travail à distance, le mieux est encore de voir comment implémenter une forme de travail à distance qui puisse correspondre à votre entreprise et selon votre jugement, de décider si oui ou non le jeu en vaut la chandelle. Gardons à l’esprit que le travail à distance peut signifier aussi bien « toujours à distance », comme « 3 jours par semaine à distance et 2 en entreprise »… De nombreuses variations sont possibles, mais les problématiques relativement proches.

Depuis environ cinq ans en France, le travail à distance gagne du terrain, surtout avec l’essor des managements « libérés », qui prônent une responsabilisation des salariés. Peut-on imaginer une meilleure preuve de confiance que de laisser un salarié libre de s’organiser comme il souhaite, sans supervision directe ? En dehors de ces considérations managériales, en tant que dirigeant d’entreprise ou d’équipe, vous avez certainement connu la frustration de voir un superbe profil vous échapper pour une question de distance.

Imaginez le potentiel de votre entreprise si vous pouviez recruter n’importe qui, sans considération de proximité, sans avoir à négocier un déménagement ! Plus question de s’entendre dire « je ne veux pas déraciner ma famille pour venir travailler chez vous », vous enlevez un frein majeur au recrutement de nouveaux talents.

Bien entendu, il ne faut pas sous-estimer les adaptations nécessaires à la mise en place d’une équipe totalement (ou partiellement) à distance. Tous les managers et salariés ne sont pas équipés pour ça. Il appartient au dirigeant de mettre en place le contexte adéquat pour la réussite du projet.

L’importance du recrutement de l’équipe distante

La mise en place d’une telle équipe ne se fait pas du jour au lendemain. Que ce soit pour pallier une croissance d’activité ou une envie de restructuration, il reste important de positionner les curseurs correctement pour ne pas avoir de mauvaises surprises.

Tout commence par le recrutement, interne ou externe, des membres de l’équipe. Qu’on se le dise, devenir travailleur à domicile ou, au moins, « hors les murs » de l’entreprise, n’est pas quelque chose d’inné, cela s’apprend et se prépare. Certains salariés s’adapteront plus facilement que d’autres. Est-ce que cela signifie qu’eux-seuls doivent faire partie de l’équipe à distance ? Pas sûr… Simplement, il faut créer une émulation de groupe (nous en parlerons plus loin).

Tout d’abord, commencer par sonder les membres de l’équipe sur leur organisation personnelle du travail. Cela vous donnera de bons éléments pour estimer si le travail à distance est souhaitable.

Par exemple, en posant la question « comment serait organisé votre espace de travail ? », vous pouvez savoir si la personne a déjà envisagé la question, s’est projetée dans ce nouveau contexte de travail. Bien entendu, le bureau dans une pièce de la maison n’est pas la seule bonne réponse, qu’il s’agisse d’un espace de coworking, d’un café en centre-ville, d’une bibliothèque ou autre, tant que la personne s’accorde à assurer la qualité de son travail et le respect des critères de satisfaction de son manager, tout va bien.

Dans tous les cas, l’expérience prouvera aussi si la distance est gérable ou non. Bien entendu d’autres questions, du genre « quelle serait votre journée type en travail à distance ? », peuvent aider. Pensez à questionner ce que vous recherchez chez les salariés à distance (efficacité, concentration, leadership, esprit d’initiative…).

La question des critères de qualité du manager est centrale

Trop souvent le travail délégué l’est sans les critères d’évaluation de la tâche accomplie. Si vous êtes capables de demander un travail en particulier à l’un de vos employés et d’évaluer la qualité dudit travail, vous devez aussi pouvoir transmettre ces critères à l’employé en question. En plus d’une autonomie accrue qui va de pair avec le travail à distance, le fait de transmettre des critères précis d’évaluation facilite votre gestion d’équipe sur le long terme. Ces critères de qualité vont vous permettre de voir si le salarié est bien en phase avec votre le projet d’entreprise, avec la charge de travail et la culture que vous souhaitez mettre en place.

La culture d’entreprise à distance reste le plus gros challenge à affronter. Comment faire pour qu’une équipe dispersée partage la même expérience du travail ? Peut-être en vous équipant avec des outils dédiés (nous en parlons plus loin), mais surtout en commençant par rendre cette culture visible. Oubliez les « on fait toujours comme ça » ou « vous saurez que c’est bon » et travaillez à communiquer un maximum d’informations sur ce qui est attendu et sur la manière de l’obtenir qui doit être privilégiée. Il vous appartient de rendre la culture d’entreprise perceptible, la distance empêchant beaucoup de transmissions informelles.

La culture d’entreprise se construit autour d’échanges entre salariés et avec leurs managers, ces communications deviennent donc stratégiques. Etre à distance ne signifie pas ne pas avoir besoin d’un manager qui accompagne, interroge et encadre. Le manager doit pouvoir créer aussi bien des temps d’échange collectifs que des temps d’échange individuels avec l’équipe. Par exemple, si l’organisation à distance devient un challenge pour un membre de l’équipe, pourquoi ne pas créer un moment d’échange collectif ou chacun partage ses bonnes pratiques ? Même si tous les salariés sont différents, cela peut inspirer et créer une dynamique d’échange qui sera bénéfique. De la même manière, le manager se doit de détecter en amont incompréhension, imprécisions et démotivation chez ses équipiers, un challenge qui nécessite la mise au point de recettes personnelles et un développement de l’écoute pour ne pas «manquer » les signaux d’un éventuel décrochage.

Bien entendu, toutes les notions de management du monde ne vaudront rien si la motivation de l’équipe n’est pas correctement entretenue. Après tout, perdre le contact quotidien avec les locaux peut être bénéfique mais présente des risques, notamment autour de la perte de sens au travail et la démotivation professionnelle. Pour le sens, c’est clairement une question de culture d’entreprise, pour la motivation, c’est une question de conscience.

Une prise de conscience élémentaire est nécessaire. En open space comme en bureaux fermés, il y a une machine à café, des moments d’échanges informels et des célébrations. Un commercial qui obtient un contrat va peut-être aller célébrer brièvement avec un collègue, « passer  une tête » dans le bureau du manager pour lui dire… bref, marquer le coup, toutes proportions gardées. A distance, cela devient plus difficile et donc d’autant plus important. Nous verrons plus loin comment faire mais notez qu’il est stratégique de prendre conscience du chemin parcouru pour garder une bonne motivation.

Un autre point est de développer le leadership des salariés, afin que la motivation devienne intrinsèque et non plus quelque chose d’injecté quotidiennement. Si un salarié se voit muni d’objectifs, de critères de satisfaction autour de ces derniers et d’un pouvoir de prise de décision adapté à son poste, il lui sera bien plus aisé d’être motivé qu’en étant un exécutant sans perspectives sur l’utilisation finale de son travail et sur les critères d’évaluation de ce dernier. Un leadership développé est parfois considéré comme une entrave à un bon management alors que c’est en réalité une clé de ce dernier. Tout comme l’esprit d’équipe peut être un avantage ou une embûche selon son dosage, le leadership offre des possibilités exceptionnelles en termes de motivation.

Enfin pour finir sur l’aspect équipe et motivation, souvenez-vous qu’entre collègues, il y a parfois des occasions extraprofessionnelles de se socialiser : galette des rois, afterwork, mais aussi pour certain yoga, gym ou footing entre collègues. Retrouver un moment proche de ceux-là est un moyen de souder l’équipe et d’entretenir un bon moral. 

En dehors de ces considérations managériales, il est essentiel d’aborder certains points autour du travail à distance. La distinction entre présence, productivité et attention. En étant à distance, il devient aisé d’être distrait, il appartient donc à tous de faire le distinguo entre présence à son poste de travail et productivité, bien entendu, cela est tout aussi vrai en travail sur site mais le contrôle peut être plus difficile à distance. La productivité et l’attention étant clés dans un contexte de distance, une attention particulière doit être portée là-dessus.

Certains travailleurs profitent de la distance pour sous-traiter une partie de leur travail ou pour prendre des libertés avec leurs horaires grâce à des robots ou des programmes permettant de simuler une présence en ligne. Bien entendu, pour ce qui est des horaires, au manager de voir s’il est souhaitable de s’attacher à temps passé sur une tâche ou à sa complétion et à la qualité de travail. Sans voir le mal partout, avoir conscience que certains peuvent tricher est important, il appartiendra au manager de trouver les solutions adaptées à ce types de comportement.

Quelques outils pour travailler en équipe à distance (et sur site)

• Slack (qui permet la création de canaux thématiques de discussion comme célébration, détente…)
• Skype
• Basecamp
• Asana
• Google Hangout
• Google drive
• Drop box
• Box
• …

Au final, le travail à distance semble là pour rester et s’il ne convient pas à toutes les entreprises ni à tous les postes, il est nécessaire de bien préparer cette transformation du mode de travail. De plus en plus de salariés se considèrent comme consommateurs de leur entreprise, ils attendent d’elle plus qu’un emploi et un salaire, le travail à distance pourrait facilement devenir un critère d’attractivité déterminant dans les années à venir, libre à chacun de s’adapter…

* Par un accompagnement individuel et sur mesure, William Roy, certifié en coaching et PNL, permet de travailler sur des thématiques telles que la confiance en soi, la gestion du stress, la prise de parole en public, la motivation et le leadership.