RH digitalisée, RH libérée

Ces dernières années, les ressources humaines n’ont pas connu d’évolutions fondamentales et la majeure partie de leur activité est restée centrée sur l’administratif. Certes, elles ont connu leur lot d’automatisation pour les aider dans la tenue des obligations et ont dépensé des sommes considérables dans les outils de paie et de gestion du temps, de migration de ces outils.

La RH d’aujourd’hui : état des lieux

Emmanuel CUDRY, Président co-fondateur de Coffreo

Mais quelle est la valeur réelle de ces services rendus ? Si tenir les obligations sociales et législatives est vital, cela ne peut pas être le seul phare… Les autres sujets étant traités avec peu ou pas de moyens et sans engagement réel de la part de l’entreprise. Elle est donc restée sur des processus archaïques et sans souplesse, dépensant 80% de son énergie sur la paie et les déclarations, perdant inlassablement mais sûrement le lien avec les salariés, ne prenant pas conscience de leurs nouvelles attentes, leur souhait d’être traités en tant qu’individu, et non en tant que matricule.

Dans les nouveaux enjeux, les RH se doivent d’être agiles et réactives pour pouvoir répondre le plus rapidement possible aux contraintes des opérationnels et donc des clients de l’entreprise, comme recruter les bons talents sous toutes les formes possibles, CDI, CDD ou encore CTT. Cette variété de de types de contrat répond à des besoins de nature différente et sont la source d’obligations et de contraintes propre à chaque forme. C’est pourquoi digitaliser la contractualisation s’impose logiquement comme la solution optimale pour rebooster la performance du processus. Cependant, au sein de certaines entreprises, les ressources humaines sont le dernier service à franchir le pas vers le digital au service de leur métier…

Le frein, s’il existe est humain, pas technologique

En effet, maintenant les salariés, à plus de 90 % passent facilement à la démarche de digitalisation.

Par contre, les services des ressources humaines restent encore frileux, quant à eux. Ils pensent que le digital va créer de nouvelles difficultés et non faciliter leur quotidien. Pour eux, la digitalisation va changer les habitudes et les processus en place, et les salariés ne seraient pas encore prêts à adopter ces nouveaux modes de fonctionnement… Pourtant, avec des millions de contrats de travail signés en ligne chaque année, la vérité est déjà tout autre.

Le frein technologique, lui, n’existe plus depuis bien longtemps et de nouveaux règlements européens se mettent en place pour créer un grand marché du numérique. De son côté, l’état français, accélère la possibilité pour les employeurs de passer au bulletin de paie électronique avec la mise en place de l’opt-out pour le salarié, dès le 1er janvier 2017. Il va ainsi mettre à disposition de chaque citoyen le compte personnel d’activité (CPA), espace personnel où le salarié pourra consulter ses droits et pourra ainsi décider de leur utilisation : formation, bilan de compétences, reconversion… . Ce compte personnel le suivra tout au long de sa carrière professionnelle.

Les comportements face à la digitalisation

Cette digitalisation est déjà très présente dans le monde du placement, là où il est nécessaire de fournir très rapidement les bonnes compétences à un client. Dans les secteurs de l’intérim, de la sécurité, de l’évènementiel et de la propreté, ce sont des unités de 2 à 3 personnes qui ont une vision globale du processus RH et des conséquences. Elles gèrent jusqu’à 300 personnes au quotidien, du recrutement jusqu’à la paie et à la facturation en passant par toute la gestion administrative et contractuelle.

Pour cette RH très opérationnelle, il est indispensable que la gestion prenne le moins de temps possible, avec la moindre marge d’erreur et le maximum de sécurité juridique. L’efficience est la clé, une journée de facturation manquée  c’est une perte directe de 200€ à 500€ de chiffres d’affaires. Les RH plus traditionnelles, souvent, n’ont pas cette vision globale des coûts et des enjeux de leur travail, elles sont prises dans des systèmes plus complexes et souvent loin du terrain.

On observe donc deux comportements différents dans les entreprises : il y a les plus timides, celles qui se posent encore des questions sur le coût, les ressources à mobiliser, la formation etc. Puis, il y a les early adopters, les pragmatiques, celles avec de fortes contraintes qui ont franchi le cap et qui ne reviendront pas en arrière puisqu’en quelques minutes, elles gèrent leurs 500 contrats de la semaine, de la remise des documents jusqu’à leur signature par le salarié, sans aucune action de leur part.

Où se situera l’humain dans cette relation ?

Des processus tels que l’impression ou l’envoi de documents, qui ne sont certes pas immatériels, mais où il n’y a pas de point de contact, pas de relation physique entre les personnes sont aujourd’hui dématérialisés pour une prise en charge globale : distribution, remise, notification, relance, signature, archivage, ….

Ici la digitalisation permet de libérer du temps, d’être plus efficace, et les heures gagnées sur les tâches administratives permettent de renforcer le lien avec les salariés et les clients. Ce temps libéré, permet de mieux se connaître pour apporter à chaque fois une réponse encore plus pertinente aux salariés et aux clients.

Pourquoi  digitaliser les documents RH ?

La digitalisation des documents RH, en marche depuis un certain nombre d’années, s’accélère de façon inéluctable. Elle permet de créer un nouveau territoire de transparence, de réactivité et de proximité gagnant-gagnant où chaque partie y trouve une valeur ajoutée.

L’entreprise accélère ses processus, réalise des économies et gagne en une sécurité juridique. Le salarié quant à lui apprécie l’instantanéité, l’accessibilité, la centralisation de tous ses documents, la sécurité sans parler aussi du temps gagné.