Facturation électronique : l’importance d’établir une piste d’audit fiable

A gauche : Pascal SEGUIN, Avocat Associé, Taj, membre de Deloitte Touche Tohmatsu Limited – A droite : Philippe DELAHAYE, Directeur Business Development chez CDC Arkhinéo

La réforme récente sur la facturation électronique* inclut de nouvelles dispositions destinées à faciliter le développement de l’usage de la facture électronique par les entreprises, notamment les PME. Transposée de la directive 2010/45/UE du 13 juillet 2010, la réglementation française en vigueur depuis le 1er janvier 2013 vise à « simplifier » les modalités de transmission de la facture électronique.

Le dispositif reconduit en premier lieu deux modalités déjà existantes : les factures dites EDI, c’est-à-dire l’utilisation de fichiers structurés, de fichiers de partenaires et de listes récapitulatives, et les factures électroniques signées, avec l’obligation désormais de recourir à un certificat « qualifié » pour garantir l’identité de l’émetteur de la facture.

Il introduit ensuite un nouveau mode de transmission, a priori plus accessible à l’ensemble des entreprises et plus facile à mettre en oeuvre. En effet, l’article 289 VI du Code général des impôts (CGI) indique que « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit » et, comme auparavant, sous réserve que « leur transmission ou mise à disposition soient soumises à l’acceptation du destinataire ».

En regardant de plus près, on constate que cette réglementation est en fait une généralisation de la « 3ème voie », présente dès la directive 2001/115/CE sur la facturation électronique, et qui autorisait tout mode d’échange de factures électroniques au sein et entre États membres**.

Il ne s’agit donc pas à proprement parler de la création d’un nouveau mode de transmission mais d’une confirmation assortie du maintien d’une obligation de résultat exprimée dans le nouvel article 289 V du CGI : « L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de l’émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

En principe, ce nouveau mode de transmission est plus simple puisqu’il autorise le recours par les entreprises à tout mode de transmission ou de mise à disposition électronique des factures dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place par l’entreprise et permettent d’établir une « piste d’audit » fiable entre la facture émise (ou reçue) et la livraison des biens ou prestations de service ; et qu’il n’est plus indispensable d’utiliser, selon les cas, des fichiers structurés (EDIFACT, XML GS1, etc.) accompagnés de listes récapitulatives et de fichiers de partenaires ou des fichiers factures signés électroniquement.

Les entreprises possèdent donc désormais une « liberté d’organisation » quant aux moyens qu’elles mettent en oeuvre pour assurer jusqu’à la fin de la période de conservation des factures qu’elles échangent : l’authenticité de leur origine (c’est-à-dire l’identité du fournisseur ou de l’émetteur), l’intégrité de leur contenu (la garantie que celui-ci n’a pas été modifié depuis leur émission) et la lisibilité (la garantie que le format utilisé permettra, plusieurs années plus tard, la relecture des factures).

A défaut de recourir aux anciennes procédures (EDI / Signature électronique), il leur faudra établir une « piste d’audit » fiable et pérenne entre la facture électronique émise ou reçue, la livraison ou commande du bien , etc. (cf. article 289 VII 1° du CGI), afin de garantir l’existence et l’enregistrement de la transaction facturée.

Elles devront le faire en tenant compte d’un nouveau pouvoir de contrôle*** octroyé par le législateur à l’administration fiscale. En effet, dans le cas où les entreprises n’utilisent ni l’EDI ni la signature électronique, l’administration fiscale pourra, en dehors même des procédures de contrôle fiscal habituelles, s’assurer que la « piste d’audit » existe, qu’elle est documentée, qu’elle est mise en oeuvre et qu’elle est fiable. Notons une nouveauté intéressante dans cette réglementation, d’un point de vue pratique : ce n’est plus à l’administration de démontrer que telle ou telle facture ne fait pas suite à une transaction réelle et n’est pas recevable. Désormais, c’est à l’entreprise de démontrer que la « piste d’audit » qu’elle a définie et mise en place est valable et permet de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu des factures, afin que l’administration ne trouve aucune faille ; et, a fortiori, de prouver la réalité de la transaction qui a été effectuée.

Des explications complémentaires sur la « piste d’audit » devraient être publiées très prochainement dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOFiP). Mais ne nous leurrons pas : compte tenu de la diversité des tailles et des organisations des entreprises, il s’agira probablement d’indications relativement peu précises, à l’exemple de celles d’autres Etats Membres (Allemagne, Portugal…) où l’on rappelle l’obligation de résultats sans préciser bien davantage.

Dans ce contexte, l’archivage électronique chez un « Tiers archiveur », avec garantie d’intégrité et « date certaine », grâce à l’horodatage de la facture et des pièces ayant abouti à son émission, pourrait contribuer à la définition d’une « piste d’audit » fiable et recevable par les administrations de contrôle. En effet, l’utilisation, par les entreprises, d’une solution d’archivage électronique permettrait, outre de garantir la date d’archivage (permettant de justifier du fait qu’elle existait bien à cette date) et l’intégrité du contenu des documents, l’accès immédiat, pendant toute la durée de l’obligation de conservation, aux factures électroniques et aux diverses pièces justificatives jalonnant la « piste d’audit » ainsi que leur téléchargement. De plus, un archivage systématique dans un environnement sécurisé indépendant du système d’information de l’entreprise émettrice dès l’émission des factures pourrait permettre de s’épargner de longues justifications sur les traitements susceptibles de leur avoir été appliqués entre le moment de leur émission et celui de leur archivage. Il en va de même pour l’archivage de la documentation de la « piste d’audit ». Le recours à un prestataire de type « Tiers archiveur » participerait alors d’une des solutions fiables dans la mesure où il permettrait aux entreprises utilisatrices de s’affranchir de la suspicion d’avoir pu modifier les factures postérieurement à leur émission.

Les évolutions introduites par cette nouvelle réglementation semblent s’inscrire dans un mouvement général visant à améliorer la traçabilité des échanges au sein et entre les entreprises. Si on considère le développement constant des processus dématérialisés d’échange d’informations internes et externes aux entreprises, il ne serait donc pas surprenant que la législation en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatisées évolue de nouveau significativement dans les prochaines années.

*intégrée à la Loi de Finances Rectificative du 29 décembre 2012.
**« Les factures peuvent, toutefois, être transmises par voie électronique selon d’autres méthodes, sous réserve de leur acceptation par le ou les États membres concernés ».
***codifié à l’article L13 D du Livre des procédures fiscales.