Bien manager ses équipes en télétravail, un défi pas comme les autres

Suite à la période de confinement, 62% des Français voudront faire plus de télétravail dans l’avenir, d’après l’enquête Deskeo. Les raisons ? Gagner du temps dans les transports, pouvoir travailler au calme et s’organiser plus librement, en d’autres termes aspirer à une meilleure qualité de vie. Cependant, près d’un Français sur deux redoute que son employeur s’y oppose par culture du présentéisme ou manque de confiance.

La crise du Covid-19 semble avoir renforcé un processus de démocratisation du télétravail déjà bien présent au sein des entreprises et rappelle l’enjeu crucial du management des équipes en télétravail. Comment faire ? Quelles sont les clés pour garantir la performance de l’équipe de télétravailleurs tout en maintenant un haut niveau de confiance mutuelle ?

Manager une équipe à distance est un art qui s’apprend mais qui peut être source de craintes

Jean-Baptiste Mérel, Directeur des Offres de Report One

En effet, le manager doit réapprendre à répondre à distance aux enjeux habituels : coordonner les salariés, partager l’information avec les salariés, avoir confiance en l’équipe qu’il ne voit pas…Ces problématiques traduisent le fait que le travail à distance peut être vécu par les managers comme une perte de contrôle sur le travail du collaborateur. Or, dans le contexte de l’arrivée soudaine du Covid-19 et du confinement, les managers ayant leur équipe en télétravail ont aujourd’hui l’obligation, sans y être préparés, de manager avec confiance.

Cela n’est pas évident pour tout le monde. Bon nombre de managers risquent d’exercer une pression excessive sur leurs collaborateurs par peur d’un manque de productivité de ces derniers. Faute d’outils spécifiques pour pouvoir piloter leurs équipes et en mesurer la performance, ils risquent de manager à l’aveugle. La vérité est connue de tous : on ne peut contrôler que ce que l’on mesure !  Mais pour ce faire, le reporting à tout-va n’est pas la solution. Il faut trouver le juste équilibre entre ce qui est nécessaire pour gérer l’activité et ce qui pourrait être perçu comme du flicage.

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Depuis la période de confinement, de nouvelles solutions logicielles se sont démocratisées, notamment celles permettant de maintenir un lien social entre les équipes. Des outils permettant de digitaliser les échanges et réunions, le partage et le stockage des fichiers ou encore l’installation de réseau social d’entreprise, mais aussi des tableaux de bord décisionnels et de management sont devenus stratégiques pour l’entreprise dans un contexte de télétravail.

Un tableau de bord permet de retranscrire les objectifs d’un service de manière chiffrée et visible par l’ensemble des collaborateurs, mais aussi créer des tableaux de bord personnalisés pour chacun des salariés avec ses objectifs et tâches personnels. Ce dashboard permet d’évaluer la performance de l’équipe à distance. Le manager a besoin de voir ce que font ses équipes et la culture du résultat passe aussi par la mesure permanente de l’efficacité. Elle permettra d’anticiper et de prendre de meilleures décisions. Pour un manager commercial, le tableau de bord managérial peut, par exemple, consister en la mise en place de différents KPI’s tels que le nombre de rendez-vous pris par mois, le nombre de prospects appelés par semaine, le nombre d’affaires en cours ou encore l’évolution du pipe des commerciaux.

Le tableau de bord permet également de partager facilement l’information à l’équipe. Une des problématiques rencontrées avec le télétravail est le manque de communication au sein des équipes. En effet, les collaborateurs n’ont pas de proximité au sein des bureaux, et ils ne bénéficient plus de la machine à café ou des déjeuners pour échanger.

En couplant la mise en place de tableaux de bord avec des points d’équipes réguliers, l’objectif est de fédérer l’équipe autour des résultats. Chacun des salariés peut ainsi bénéficier de la même information et savoir clairement où il se positionne par rapport à ses tâches et objectifs attendus.

Le tableau de bord permet à la fois de rassurer le manager quant à l’efficacité des actions de ses équipes, mais aussi l’alerter immédiatement en cas de problème pour pouvoir réajuster.

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Pour avoir une vision claire et précise de la situation et piloter au mieux les équipes, il est cependant important de choisir parfaitement ses indicateurs de suivi : des indicateurs de performance en lien avec son service comme le chiffre d’affaires généré, des indicateurs d’activités comme le taux de transformation de vos devis, le taux de prise de rendez-vous, etc.

Ensuite vient la définition des objectifs pour chacun des indicateurs et, par collaborateur si besoin puis l’élaboration du tableau de bord. Plusieurs règles d’or sont à respecter : le dashboard doit être consultable en un coup d’œil afin de se forger une opinion précise sur la situation, structuré dans un ordre logique et les représentations graphiques doivent être choisies avec soin en tenant compte de l’information du message porté.

Evidemment, pour qu’un tableau de bord soit effectif, il est nécessaire de collecter l’ensemble des données utiles. Un outil de Business Intelligence permet à la fois de collecter, analyser et partager toutes les données pour prendre de meilleures décisions, grâce à la mise à jour en temps réel des tableaux de bord, notamment.

Le management à distance est un art qui s’apprend, mais qui nécessite la mise en place de bons outils. Un dashboard constitue à ce titre une solution efficace, et toujours sous-exploitée, pour manager à distance en toute sérénité.