[Tribune] Comment les jumeaux digitaux fournissent aux facility managers les bons outils pour le retour au bureau

James Morris-Manuel, EMEA Managing Director chez Matterport, explore la nécessité de planifier le retour au bureau et revient sur la façon dont la technologie des jumeaux digitaux peut fournir les informations et la compréhension nécessaires pour y parvenir rapidement et efficacement.

James Morris-Manuel, EMEA Managing Director chez Matterport

A l’approche de la rentrée, le retour au bureau s’organise et les facility managers et bailleurs commerciaux doivent prouver à leurs locataires que l’environnement de travail est sûr. Responsables de la planification et du réaménagement d’espaces de travail parfois à fortes densité, ces derniers doivent répondre aux exigences des entreprises et des collaborateurs qui souhaitent retrouver de bonnes conditions de travail dans le respect des normes sanitaires et de leur sécurité.

A lire aussi : Le travail hybride une réalité pour 51% de salariés en 2021

Depuis le 9 juin dernier, les règles se sont assouplies et les entreprises se tournent vers un futur plus « présentiel » en accueillant à nouveau leurs collaborateurs de manière plus régulière. Période d’espoir et de réjouissance pour beaucoup, selon un rapport Deloitte, la réouverture des bureaux doit être conditionnée à une bonne maîtrise du virus, d’où l’importance pour les entreprises d’adopter une approche rigoureuse et détaillée de l’organisation de leurs bureaux pour mettre en confiance les collaborateurs. Face aux changements constants des directives, il s’agit d’un exercice d’équilibriste pour les facility managers chargés d’organiser le retour des collaborateurs et de mettre en place les bons protocoles sanitaires tout en assurant des conditions de travail efficaces.  

L’importance du rôle de facility manager

Lorsque la pandémie a éclaté l’année dernière, le rôle des facility managers a subi une transformation inattendue. Les employés se sont adaptés à de nouvelles circonstances alors que les restrictions de confinement devenaient de plus en plus strictes. Responsables des collaborateurs travaillant dans leurs locaux, les facility managers ont quant à eux dû mettre en œuvre tout un ensemble de nouvelles directives en matière d’hygiène et de sécurité, et ce, pratiquement du jour au lendemain. Les stations de désinfection des mains et les marquages au sol sont devenus des essentiels de la vie de bureau afin de s’assurer que les collaborateurs respectaient les directives du gouvernement et les rassurer sur leur environnement de travail.  

À l’aune du retour au bureau, les facility managers ont de nouveau un rôle à jouer. Au-delà des retrouvailles entre collègues, le “retour au travail” est devenu une question de rétablissement de la confiance des collaborateurs, qui reviennent parfois d’une longue période d’absence, et de promouvoir un sentiment de sécurité et de bien-être pour leur permettre de se concentrer sur leur travail sans se soucier du reste.

Les entreprises doivent s’adapter à une masse de collaborateurs retournant au bureau en même temps. Aucune solution à court terme n’est envisageable à ce stade, les changements devront être efficaces et pérennes. Pour y parvenir, les nouvelles technologies permettent aux facility managers d’appréhender en toute sécurité la complexité de la situation actuelle. Alors que la tendance à la numérisation des bâtiments ne cesse de croître, les technologies des jumeaux digitaux sont devenues un outil essentiel pour aider les entreprises à garder une longueur d’avance, à surveiller ce que l’avenir pourrait leur réserver et à être agile face aux nouvelles directives.

Adoption des jumeaux digitaux 

Dans cette perspective, le recours aux jumeaux digitaux a fait ses preuves et il constitue un véritable atout. Une solution, qui simule des conditions de bureau et permet de les cartographier, de les planifier et de les ajuster avec précision à tout moment pour s’adapter aux changements de directives ou aux améliorations à venir, devient une nécessité. Les facility managers doivent explorer ce qui peut être fait en toute sécurité aujourd’hui, mais aussi trouver comment aller progressivement plus loin afin de rouvrir de plus en plus les bureaux, au fur et à mesure des annonces liées à la pandémie. 

Les jumeaux digitaux 3D sont une solution clé. Avec une vision de l’ensemble des espaces, les managers peuvent planifier la configuration et l’agencement des bureaux ainsi que déterminer spécifiquement l’emplacement de chaque objet. Cette vue précise et détaillée d’un bâtiment, jusqu’à ses dimensions exactes, accélère considérablement le processus de planification et la collaboration entre les équipes. Les jumeaux digitaux agissent également avec des simulations, en exécutant des scénarios potentiels de changements de stratégie, d’aménagements et de placements d’objets pour tester la faisabilité de nouveaux ajouts ou ajustements. Le processus donne ainsi une vision complète, riche en données, qui aide à renseigner les plans, pour un bâtiment ou pour un ensemble de sites à travers le pays.  

Former et informer les collaborateurs avant leur arrivée

Un autre avantage de la technologie des jumeaux digitaux est la possibilité de former et d’informer efficacement les collaborateurs, puisqu’ils peuvent visiter virtuellement leur bureau avant d’y arriver en présentiel. Cela permet aux nouveaux employés de comprendre rapidement les rouages du bureau ou du site et plus particulièrement les zones difficiles d’accès ou potentiellement sensibles. Ces phases de découverte peuvent être réalisées à distance, avant que les collaborateurs ne retrouvent véritablement leurs bureaux, où tout est mis en place pour les protéger de la COVID-19. Cette application s’avère utile non seulement dans ce contexte particulier de distanciation sociale et de retour progressif en présentiel en toute sécurité, mais aussi en prévision d’un avenir où les employés pourront se familiariser avec les aménagements et les protocoles du bureau avant de commencer à travailler, en phase de onboarding, pour améliorer la sécurité et instaurer la confiance.

Ces technologies peuvent également être utilisées pour former les collaborateurs aux procédures d’urgence, y compris en dehors du contexte de pandémie. Les jumeaux digitaux élaborent des plans d’étage complexes et permettent de planifier les itinéraires d’évacuation d’urgence hors des locaux, ainsi que les protocoles d’intervention. Les collaborateurs, l’entreprise et les équipes de sécurité et de secours ont ainsi une meilleure visibilité de leur étage et de leurs bureaux, et sont donc mieux préparés en cas d’incident – ils ont également plus confiance en leur gestionnaire de site et leur lieu de travail et sont préparés à toutes les éventualités.

Aujourd’hui, les bailleurs commerciaux et les facility managers qui réussiront seront ceux qui exploiteront la technologie des jumeaux digitaux pour cartographier et fournir des connaissances afin de gérer plus efficacement leurs bâtiments et leurs espaces. La valeur de la technologie des jumeaux digitaux résulte de la connexion entre les modèles réels et virtuels de la vie de bureau. En faisant le lien entre ces deux modèles, les jumeaux digitaux permettent d’informer les gestionnaires de sites sur les meilleures façons de protéger les collaborateurs, tout en créant de meilleurs processus de gestion des bâtiments. À mesure que les nouvelles directives et mesures telle que le pass sanitaire entrent en vigueur, de nouveaux défis apparaissent en matière de gestion des espaces de bureaux, et les facility managers semblent une fois de plus appelés à jouer un rôle de premier plan dans la façon dont les collaborateurs vivront cette prochaine “nouvelle normalité”.