Johann Butting, VP EMEA at Slack, revient sur la nécessité de désiloter les processus organisationnels, managériaux et de communication des entreprises pour leur permettre de tirer le meilleur parti de l’écosystème post-crise actuel.
Johann Butting, VP EMEA de Slack
En général, les processus décisionnels au sein des entreprises impliquent de nombreuses personnes issues de différents départements : Informatique, comptabilité, achats, gestion, RH et souvent beaucoup d’autres. C’est particulièrement vrai dans les entreprises françaises. Pourtant l’organisation en silo de nombreuses entreprises freine cette collaboration. Dans le contexte actuel de la crise sanitaire et donc de la nécessité de s’adapter à des conditions de marché en constante évolution, le besoin d’agilité devient primordial.
La crise sanitaire nous a montré à quel point l’agilité est devenue un élément clé dans le succès des entreprises. Il apparaît clairement que les sociétés qui sortent gagnantes de cette épreuve sont celles qui sont les plus en avance dans leur transformation numérique, et donc les plus agiles. Et celles qui tardent trop risquent de ne pas survivre longtemps.
L’importance d’une communication fluide et par canaux
Pour devenir plus agiles, les entreprises doivent en premier lieu lutter contre les silos existant dans leur organisation, car ceux-ci constituent un frein aux échanges et donc à l’agilité. C’est une habitude historique dans de nombreuses entreprises françaises, mais les temps changent. Ces silos proviennent du manque de communication entre chaque département. De ce fait, l’information ne circule pas comme elle devrait et est sous utilisée car elle ne profite pas à aux personnes qui pourraient en avoir besoin dans d’autres départements. Or il est clair que, par exemple, les services commerciaux, le marketing et le support client ont tout intérêt à partager des informations pour répondre au mieux à leurs clients.
Ces organisations doivent donc modifier leurs systèmes de communication. Car en continuant de s’appuyer sur les e-mails, elles entretiennent ces silos. Les e-mails manquent de transparence, limitent l’accès aux informations, ne fonctionnent qu’en mode asynchrone, et entravent donc la fluidité et l’agilité au sein de l’organisation.
Pour favoriser l’agilité, il est judicieux d’opter pour une plateforme de messagerie collaborative basée sur les canaux. A l’inverse des e-mails, ces plateformes permettent d’organiser les informations et les échanges par thématiques et non forcément par département, elles fonctionnent en mode synchrone et asynchrone, et offrent une grande transparence. On peut également y effectuer facilement des recherches dans l’historique des échanges. Ainsi, chaque partie prenante d’un projet bénéficie d’un accès rapide aux informations dont elle a besoin, même pour les personnes qui rejoignent la mission en cours de route.
Autre avantage des plateformes de messagerie basées sur les canaux : les intégrations avec des applications tierces. Cela permet, sans changer d’écran, de créer des flux de travail automatisés pour accélérer les procédures, notamment entre différents services ou différentes entreprises. Cela contribue à augmenter l’agilité en brisant les silos et fluidifiant les échanges.
A titre d’exemple, les équipes informatiques de Veepee utilisent les intégrations avec Airtable, Zapier et PagerDuty pour rester alignées et automatiser le plus de processus possible dans leur plateforme de messagerie par canaux. Résultats, plutôt que de devoir saisir manuellement les détails de chaque incident dans une base de données centrale, les informations critiques sont acheminées depuis le canal d’incident correspondant et 80 % des champs de la base de données des incidents sont ainsi automatiquement complétés. Un gain de temps et d’efficacité.
La flexibilité, l’autre clé de l’agilité
Selon une étude récente du Future Forum, 83% des employés ne souhaitent pas revenir à cinq jours par semaine dans un bureau physique. C’est dire à quel point les employés ne veulent pas revenir aux schémas d’avant la crise sanitaire. Ils se sont adaptés au nouvel environnement ainsi créé.
Pour briser les silos et gagner en agilité, il faut redonner plus de liberté aux employés, pour adapter leur environnement de travail à leurs aspirations et leur permettre d’être encore plus performant. Cette flexibilité passe notamment par l’aménagement des horaires et du lieu de travail. Il faut abandonner le cadre rigide des 9h-17h du lundi au vendredi au bureau car il ne convient plus à tout le monde.
Non seulement cette flexibilité va libérer les énergies des employés, mais elle va également permettre aux organisations de devenir plus attractives aux yeux des candidats potentiels, et de pouvoir recruter des nouveaux talents plus loin qu’avant.
Les temps ont changé, les entreprises se doivent d’être agiles si elles veulent survivre dans ce nouveau monde. Pour cela, elles doivent briser les silos en fluidifiant la communication et les échanges, et augmenter la flexibilité des environnements de travail, en particulier concernant les horaires et le lieu. C’est en relevant ces défis qu’elles vont pouvoir libérer les énergies positives qui vont les porter vers le succès !