Stéphane Tallieu, Directeur des ventes chez Diligent, France
L’une des principales missions d’un conseil d’administration est de collaborer afin de prendre des décisions avisées en ayant une vision globale du marché et des situations qui se présentent à lui. Qu’elles aient trait à une stratégie commerciale, à une fusion, une acquisition, aux états financiers, ou à la gestion des risques, celles-ci seront dans le viseur du public comme des employés. En outre, les décisions routinières, telles que celles inhérentes au planning commercial, aux budgets, ou aux rémunérations peuvent être inscrites à l’agenda du conseil. Dans ce cadre, il est utile de pouvoir transmettre à l’avance aux membres toutes les informations qu’ils devront passer en revue, afin d’avoir en leur possession tous les éléments pour décider au moment de leur entrevue.
Cependant, en situation de crise par exemple, la collaboration est la clé d’un processus décisionnel efficace. Les membres du comité de direction doivent réagir rapidement, dans la plus grande discrétion, et ce quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Bien que la décision finale revienne toujours au PDG qui en sera, à terme, tenu pour responsable – comme ce fut le cas par exemple de Martin Winterkorn, forcé de démissionner suite au scandale Volkswagen – la collaboration joue un rôle essentiel dans les décisions d’un conseil d’entreprise qui privilégie le débat à une approche unilatérale. Dans son livre blanc sur la collaboration, le spécialiste de l’IT Cisco considère que les comités de direction doivent travailler ensemble pour nouer le dialogue, évaluer les situations et alternatives possibles, mais également pour réagir. Ce processus permet ainsi de renforcer chaque décision tout en palliant les contraintes de distance et de temps qui gênent ces prises de décision.
Dans ce cadre, les technologies constituent un véritable atout pour la collaboration des comités de direction et leurs permettent :
- D’accéder à l’ensemble des informations nécessaires pour prendre des décisions avisées, en ayant toujours l’ensemble des éléments à portée de main. Ces informations pourront inclure l’impact des décisions passées, l’étude de cas similaires chez la concurrence, des analyses sur le résultat potentiel de chaque décision, et tous les autres renseignements disponibles
- De planifier des conférences téléphoniques ou des réunions qui doivent être tenues en personne, et de fixer des délais stricts pour les décisions à prendre
- De prendre des notes à chaque étape du processus. Il leur sera utile d’annoter des documents et de partager leurs remarques via une plateforme unique, en particulier en cas de divergences d’opinion parmi les membres du conseil
- De veiller à ce que les données soient totalement sécurisées notamment dans le cas de prise de décision sur des questions sensibles qui peuvent inclure des informations sur des fusions/acquisitions, des plans confidentiels ou des façons de procéder en cas de crise. Dans ce cas, il est préférable d’éviter les échanges par emails non-sécurisés et de favoriser un système de communication sécurisé, crypté et protégé par mot de passe pour stocker les documents en lieu sûr, et limiter l’accès aux personnes qui en ont réellement besoin
- De limiter la duplication de documents. Une collaboration efficace consiste à travailler ensemble sur la base des mêmes informations indépendamment de la situation géographique des parties concernées. Une plateforme unique pouvant donner lieu à une discussion unifiée favorisera les prises de décisions unanimes
- De mettre à jour les informations au fil des évènements afin de permettre à toutes les personnes impliquées dans la décision d’accéder aux renseignements les plus récents et les plus pertinents
Une décision n’est avisée que si les informations nécessaires sont disponibles au moment où les dirigeants en ont besoin. La combinaison d’une collaboration à la fois technologique et humaine permettra aux comités de direction de mettre en place les stratégies les plus adaptées à l’entreprise en fonction de l’actualité de son marché. Les comités ont la tâche primordiale de faire avancer les projets qui développent l’entreprise et contribuent à sa croissance. Il est donc essentiel que les membres soient en mesure de se prononcer sur ces activités clés – telles qu’une fusion ou une entrée en bourse par exemple – rapidement et quel que soit le fuseau horaire sur lequel ils se trouvent. En ce sens, les technologies sont un allié de taille qui, bien utilisées, permettent aux conseils de mieux affronter les crises et d’optimiser leur temps passé sur des sujets stratégiques et prioritaires.