[Tribune] Comment construire une entreprise connectée ?

Généralisation du travail hybride et guerre des talents invitent les entreprises à collaborer et communiquer sur de nouvelles bases. Plus facile à dire qu’à faire, Robbie O’Connor, General Manager, EMEA chez Notion, estime que certaines organisations sont mieux armées que d’autres pour réussir. Dans le cas des grandes entreprises, des silos se forment souvent autour des équipes, des outils et des projets. Ces silos les empêchent de digitaliser leurs processus, de transformer leurs business models et limitent leur capacité d’innovation. Tout l’enjeu est de décloisonner l’entreprise pour développer l’agilité. Quels sont les facteurs de succès des entreprises connectées ? Quels sont les leviers clés pour rationaliser le cycle de l’information ?

Des informations accessibles à tous de manière centralisée

Aujourd’hui, la flexibilité est une nécessité, surtout compte tenu de l’incertitude actuelle. Une récente étude d’OpinionWay pour Slack l’atteste : 73% des salariés français estiment que leur entreprise est sortie gagnante de la crise sanitaire grâce à leur capacité d’adaptation aux nouvelles réalités du travail. Toujours selon cette même source, 31% des répondants français déclarent être prêts à changer d’employeur en cas de retour au 100% présentiel et ce chiffre atteint 43% chez les moins de 35 ans.

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Dans ce contexte, les entreprises doivent trouver la meilleure façon de gérer leurs équipes hybrides de manière à ce que chacun puisse accomplir ses missions, en disposant d’outils évoluant au gré de leurs besoins. C’est la bonne circulation de l’information qui génère la valeur ajoutée, la croissance et les gains de productivité propices au développement de l’entreprise. Centraliser les connaissances dans une seule et même interface, facilement personnalisable selon les besoins de chacun, constitue la base du succès d’une entreprise connectée.

Les espaces de travail ‘tout-en-un’ combinant différents outils collaboratifs sont parfaitement adaptés pour fluidifier l’échange d’informations. En rassemblant les individus, les connaissances et les documents dans une plateforme centralisée et transparente, l’alignement est assuré. Ces plateformes offrent l’avantage de tenir tout le monde au courant des informations qui comptent pour eux, avec la possibilité de travailler quand et où ils le souhaitent. A contrario, un fonctionnement en silos se traduit par une perte de productivité considérable. Il est contre productif pour les travailleurs de passer plus de temps à chercher les documents ou données dont ils ont besoin, qu’à faire avancer leur projet.

L’éparpillement de la connaissance dans des systèmes, outils ou documents disparates peut aussi impacter négativement les prises de décisions stratégiques d’entreprise. Dès lors, il devient compliqué de construire un espace de travail pérenne où chacun sert utilement l’objectif de l’entreprise comme celui de son évolution professionnelle. Il n’y a pas de secret : pour réussir, il faut centraliser et rendre transparente la circulation de l’information.

Le retour d’expérience de Qonto reflète ces enjeux. L’entreprise qui propose des comptes bancaires professionnels pour les entreprises a choisi l’application de productivité pour faciliter le partage de documents et la collaboration entre ses équipes, mais aussi pour assurer un suivi personnalisé de tous les projets de l’entreprise. La plateforme collaborative leur offre la garantie de trouver toutes les informations dont ils ont besoin, avec le même niveau de qualité, de n’importe où et en permanence. Déjà adopté par l’ensemble des départements de l’entreprise, son utilisation s’est nettement renforcée depuis la crise sanitaire et avec le développement du travail à distance. L’outil permet à tous les employés de Qonto de mieux collaborer en travaillant de manière asynchrone. Chacun peut ainsi travailler à son rythme. Cerise sur le gâteau, Qonto a pu construire un espace de travail évolutif et personnalisé.

De l’alignement sinon rien

Chiffres à l’appui, les équipes distribuées ont besoin de meilleurs systèmes de partage des connaissances pour performer. Selon l’étude de Workfront, 95% des employés interrogés déclarent qu’il devrait être aussi facile de trouver des informations dans le cadre de leur travail que sur Google. Selon cette même source, ils n’ont pourtant pas accès à ce niveau de connaissances : 71% souhaitent gérer leur travail dans un espace centralisé mais 69% n’en disposent pas. Des conclusions qui démontrent l’importance d’adopter des outils collaboratifs de nouvelle génération répondant aux attentes précises des collaborateurs.

Le nerf de la guerre de toute entreprise connectée est de pouvoir partager la bonne information, au bon moment, à la bonne personne et à travers le canal approprié. Savoir où se trouvent les informations, comment les obtenir rapidement, permet d’avoir une visibilité accrue sur le travail effectué par toutes les équipes. De ces éléments dépend la capacité de chaque entreprise à créer une culture organisationnelle forte. Cela implique de rationaliser la manière dont les individus se rapportent les uns aux autres et à leur travail. D’ailleurs, à l’heure où la guerre des talents s’intensifie, c’est un facteur clé pour attirer et retenir les meilleurs profils et favoriser la réussite de l’entreprise. Les organisations qui capitalisent sur ces facteurs sont à la fois plus performantes et plus résilientes. Elles disposent d’un avantage compétitif certain face aux évolutions rapides du marché et des besoins des utilisateurs.

Station F, le plus grand campus de start-up au monde, capitalise sur l’application de productivité pour collaborer en équipe et avec ses clients. En effet, la plateforme tout-en-un leur permet de centraliser les informations et de mieux les organiser mais aussi de simplifier considérablement la gestion de leurs projets internes et externes.

Miser sur l’interopérabilité

Autre point à prendre en compte dans la création de l’entreprise connectée, le piège de l’empilement des outils. En effet, certaines organisations collectionnent les outils collaboratifs et ne tiennent pas suffisamment compte des besoins spécifiques de leurs utilisateurs. En effet, selon le dernier rapport Businesses at Work d’Okta, les entreprises utilisent en moyenne 88 outils différents rien que pour effectuer leur travail quotidien et ce chiffre monte à 175 pour les grandes entreprises. Pour éviter ces écueils, les organisations doivent capitaliser sur des plateformes qui interconnectent tous les outils de travail nécessaires à leur réussite. Elles permettent d’optimiser les flux de travail et favorisent une communication saine et sans silos.

Une entreprise connectée est une organisation qui fonctionne avec une vision claire, en mettant en place de manière proactive des espaces de communication transparents et centralisés. Pour y parvenir, les dirigeants doivent veiller à ce que leurs collaborateurs aient accès à la bonne information, au bon moment et via la meilleure interface. La création d’une entreprise connectée est un processus exigeant. Mais s’y consacrer dès aujourd’hui est l’une des actions les plus efficaces et les plus durables que les dirigeants d’entreprise puissent mettre en place pour rester compétitif et créer un écosystème attractif qui retient les meilleurs talents.