#COVID19 – Se former au management à distance : le bon réflexe !

First Finance et ESCP Business School proposent l’accès gratuit à la formation en ligne « Posture et compétences du manager à distance », l’occasion pour Alliancy d’en parler avec la formatrice de cette « Unité de Compétence », Emmanuelle Léon, en cette période si particulière. 

Comprendre l’importance du management à distance et les façons de le déployer pour améliorer la performance… Voilà aujourd’hui une problématique posée à tous les managers dans l’urgence en cette période de confinement et de travail imposé à domicile pour une grande partie des collaborateurs. 

C’est pourquoi, depuis quelques jours, Skill First et l’ESCP se mobilisent et mettent gratuitement à disposition son module de formation « Posture et compétences du manager à distance », développé en partenariat avec Emmanuelle Léon, professeur à l’ESCP Business School, spécialiste du management à l’ère du numérique et chercheuse sur le télétravail. 

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#COVID19 : First Finance et ESCP Business School se mobilisent en proposant l’accès gratuit à la #formation en ligne “Posture et compétences du manager à distance”#JeResteChezMoi #teletravail #COVID2019france #digitallearning @ESCP_bshttps://t.co/TZnKV8zD0d pic.twitter.com/gQQfFs29Pz

— Skill First (@SkillFirst2) March 19, 2020

Cette formation, d’une durée de 7 heures (20 vidéos allant de 5 à 7 minutes chacune + travail individuel), est une « Unité de Compétence » du Certificat de Compétences, accessible 100 % en ligne, qui s’inscrit dans le parcours de formation « Manager de demain », délivré conjointement par ESCP Business School et Skill First. Elle permet de mieux piloter en environnement incertain et de créer les conditions organisationnelles optimales d’adaptation, d’innovation et d’efficacité, tout en stimulant l’autonomie des collaborateurs. Il s’agit pour le manager de maintenir un certain rythme de travail avec ses collaborateurs, de préserver une interaction la meilleure possible au quotidien et d’anticiper les répercussions opérationnelles sur ses équipes. Une fois les acquis validés, l’apprenant reçoit une attestation de réussite délivrée par ESCP Business School et Skill First. 

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« Nous avons un retour important sur la mise en ligne gratuite de cette formation, car nous avons déjà 2 600 inscrits individuels en fin de semaine dernière, explique Jean-François Figuié, directeur associé de Skill First. De grands groupes BtoC diffusent aussi l’information auprès de leurs collaborateurs. Une centaine de personnes sont déjà allées au bout de la formation, et nous suivons de près tous leurs commentaires, majoritairement très satisfaisants. » 

Un contexte inédit 

Cette formation, finalisée à l’automne dernier et en accès sur la plateforme Skill Fist, n’a pas été pensée pour un usage en cette période de crise que nous traversons tous. C’est donc l’occasion d’échanger avec Emmanuelle Léon, la formatrice qui travaille sur ce thème du télétravail depuis une vingtaine d’années, sur les conseils particuliers qu’elle y aurait ajoutés… 

« Dans le contexte très particulier que nous vivons, il y a une dizaine d’erreurs à ne pas commettre », explique l’experte. L’un des premiers points est d’éviter d’avoir un manager qui décide seul de tout… du nombre de réunions, du contact, de la forme, du timing…. Dans un tel contexte, le management autocrate est une catastrophe. L’entreprise, via sa DRH, doit dicter quelques règles minimales avec le management. « En ce moment, il faut se concerter avec son équipe, mais aussi avec chaque individu parce que chacun vit une situation différente et qu’il faut absolument en tenir compte ». 

Une autre erreur est aussi de ne prendre en compte que la distance géographique. « La situation professionnelle que vous vivez va être variable en fonction de votre situation personnelle, si vous avez des enfants à charge, un partenaire qui travaille, un malade parmi vos proches, le type de logement que vous occupez… Y a-t-il un jardin par exemple ? » Tous ces éléments sont majeurs en cette période. Si le manager ne prend pas en compte la situation personnelle de ces collaborateurs, il prend une distance psychologique bien plus importante avec eux… Si on reste dans un registre où on ne change rien en distanciel, le manager passe à côté de ce que vivent les gens et il en subira les conséquences pendant longtemps quand le présenciel reviendra. Leur capacité d’empathie jouera sur des mois et des années derrière ! 

« Il ne faut pas non plus rester sur du management contrôlant. Il y a encore des entreprises aujourd’hui qui réfléchissent à comment « badger » à distance… Il faut être en capacité de changer d’état d’esprit et de faire confiance », poursuit Emmanuelle Léon. Si on est dans le management par objectifs, il faut accepter de lâcher prise, que des tâches ne seront pas faites comme on l’entend ou différemment. Si on ne fait pas cela, on envoie directement les personnes au burnout. 

« A distance, il est également très important d’être au clair sur les feedbacks que l’on fait, quelles normes de comportement on adopte entre nous… Comment fait-on pour se mobiliser si quelque chose est urgent ? Comment va-t-on gérer les réunions ? Quel canal utilise-t-on entre nous et pourquoi ? En prenant ce temps de préparation, on en gagne beaucoup derrière… Sans oublier d’être très au clair sur qui fait quoi car il ne faut pas que les gens passent leur temps à clarifier leur rôle ou défendre leur territoire, ce ne sera pas viable longtemps pour l’équipe et à terme, pour l’entreprise. » 

Surtout pas d’improvisation ! 

 

Tout ceci veut dire que l’on ne peut plus être en mode improvisation. La communication à distance s’organise : on ne peut plus être dans la spontanéité et il faut l’accepter. « Je dirais même qu’il faut être encore plus organisé qu’auparavant, insiste-t-elle. C’est-à-dire avoir un ordre du jour précis, savoir qui est responsable de quoi, qui parle et à quel moment… et je cale la réunion sur un temps donné qui ne doit pas dépasser 30 à 45 minutes. Au-delà, c’est trop. » 

A l’inverse, quand on est le manager, il faut être disponible et très réactif pour ses équipes. Il faut répondre vite aux messages, même si c’est pour dire qu’on y reviendra demain. En distanciel, le temps est beaucoup plus long. Ne pas répondre est souvent générateur de stress chez le collaborateur. 

Concernant les outils, il faut savoir ce qu’utilise chaque collaborateur et si tout fonctionne… C’est donc le moment de laisser du temps aux équipes de se former et de les aider à le faire pour apprendre à utiliser d’autres outils que le courrier électronique par exemple. C’est le bon moment aussi de passer au travail sur les différentes plateformes collaboratives existantes… qui étaient parfois encore peu utilisées. 

Objectifs de cette formation 

• Evaluer les enjeux du management à distance 
• Comprendre le contexte et savoir réaliser un audit 
• Disposer de grilles d’analyse pertinentes pour communiquer à distance, mettre en place un reporting et favoriser la coopération 
• Identifier des outils d’amélioration de la performance 

Dans le télétravail, on dit souvent qu’il faut segmenter sa vie professionnelle et personnelle. « Evidemment, en ce moment, on est à l’opposé de cette réalité. On n’est même pas vraiment en télétravail… On fait juste de son mieux pour poursuivre une activité… mais on n’applique pas les vraies règles du télétravail. On trouve juste les moyens minimums pour exercer… Comment segmenter si on a des enfants à la maison, un espace minuscule, un partenaire qui travaille, éventuellement dans le secteur de la santé… ». Si un manager ne tient pas compte de tout cela, autant mieux être géré par une intelligence artificielle. En distanciel, il faut être encore plus humain, empathique et disponible.  

Emmanuelle Léon considère également qu’à distance, les collaborateurs vont se rendre compte qu’ils n’attendent pas la même chose de leur manager. Si le charisme est important en présenciel, ce n’est pas ce que l’on attend à distance. A l’inverse, un manager introverti au bureau pourra être excellent dans le pilotage des équipes à distance. Ce que nous vivons peut certainement faire émerger de nouveaux types de manager, estime-t-elle, de même que des salariés pourront révéler certaines qualités inattendues… « Demain, cette période peut réellement changer la vision du travail en équipes, à distance ou en présenciel… Elle peut donner envie aux managers de faire davantage confiance et de modifier les organisations à grande échelle ». Une évolution qui partira des collaborateurs, puis des managers et, enfin, des directions générales à condition qu’elles l’acceptent. Et ce ne sont pas les entreprises les plus technologiques qui le feront : « Le collectif, la spontanéité et l’échange sont très prisés chez les grands de la Tech par exemple qui préfèrent le présentiel ». 

Et Jean-François Figuié de conclure qu’il est important de comprendre, qu’en cette période si particulière, « le manager doit être très présent pour ses collaborateurs, présents pour eux et non sur eux ! Les notions de bienveillance et de confiance sont la base, tout comme le management par objectifs ».  

Pour accéder gratuitement à l’Unité de Compétence « Posture et compétences du manager à distance », c’est ici skill-first.com