Digital workplace : les bonnes pratiques pour accélérer après le Covid-19

Pendant la crise sanitaire, nombre d’entreprises ont rencontré de grandes difficultés à poursuivre leur activité. Le télétravail s’est imposé comme une évidence mais sans environnement collaboratif robuste, travailler à distance reste très compliqué. La digital workplace apparaît comme une réponse durable pour s’adapter au changement et aux besoins des collaborateurs.  

Le confinement a imposé le télétravail comme une nécessité. Selon une enquête réalisée par l’Association Nationale des DRH, 40 % des Français sont passés par la case télétravail. Mais si la réactivité des entreprises sur ce sujet était au rendez-vous, les environnements collaboratifs laissés à disposition des collaborateurs n’ont pas tous été adaptés à leurs besoins. Cet article vous propose donc un focus sur les points indispensables à savoir pour mettre en place une digital workplace complète et robuste face au changement. 

La digital workplace : un tournant vers le SaaS nécessaire 

Beaucoup d’entreprises se sont rendues comptes avec le Covid-19 des limites de leur propre réseau intranet. Peu consulté, pas accessible, pas assez collaboratif… La digital workplace apparaît donc comme une solution indispensable pour mener – même en temps de crise – des projets de manière plus efficace et en fonction des besoins des équipes en interne. 

Les entreprises doivent prendre la tangente vers le SaaS pour pouvoir survivre. D’autant plus que le niveau de sécurité est équivalent à celui de l’intranet. Il y a plusieurs avantages au fait de mettre en place une digital workplace : obtenir un référentiel commun d’applications, rendre ses outils collaboratifs accessibles en mobilité et personnaliser sa plateforme pour s’approprier l’outil en s’inspirant de la culture d’entreprise (logotypes, wording, charte graphique…). 

Comment réussir à recréer des liens à distance ? Il faut pouvoir retrouver les mêmes outils en présentiel dans le digital. Et tout l’intérêt du SaaS c’est un basculement vers 100% de télétravail qui est plus difficile par le biais d’un intranet. En effet, l’intranet est uniquement accessible par adresse IP du site. Donc il faut pouvoir réinventer nos systèmes et ouvrir les vannes de sécurité pour plus de flexibilité. Par exemple, pendant la crise, les personnels administratifs ou RH qui avaient besoin de commander des logiciels n’avaient pas accès à la carte bancaire de l’entreprise. C’est un problème qui n’aurait pas eu lieu si un référentiel commun avait été trouvé. 

Microsoft ou Google : des environnements trop fermés 

En tant qu’entreprise, le choix paraît évident : Microsoft et Google ont les plateformes collaboratives les plus répandues du marché. La prise de risques est moindre étant donné la puissance capacitaire de ces géants du web… Mais problème : ces environnements sont plutôt fermés et il n’est pas possible d’intégrer beaucoup de logiciels. Il est donc important de trouver un environnement de travail avec le plus de marge de manœuvre possible, qui permet d’intégrer de nombreuses applications diverses en fonction des usages en interne, en temps réel et asynchrone. C’est ce que l’éditeur français créé en 2005 Jamespot a souhaité faire avec sa plateforme en la rendant interopérable avec des applications tierces, dont celles de Microsoft et Google. Ainsi l’IT reprend le contrôle sur l’environnement de travail et peut déployer des modes de collaboration à distance de façon durable. 

Ne pas imposer le changement 

“Les entreprises cherchent aujourd’hui des logiciels avec un référentiel commun, affirme Alain Garnier, fondateur et directeur général de Jamespot. Rien n’est pire que de travailler avec une équipe commerciale qui utilise Slack tandis que l’équipe de développement travaille sur Teams.” Donc pour accéder à une banque documentaire commune, pour communiquer avec l’ensemble des équipes, il est préférable d’avoir un espace tout-en-un qui propose une panoplie de logiciels avec un référentiel commun. Mais l’erreur serait de vouloir imposer une transformation trop brutale. 

En pratique, imposer aux collaborateurs un outil ou certaines pratiques peut être contre-productif. Il faut pouvoir accompagner les collaborateurs dans le changement, être pédagogue et les rassurer pour éviter la réactance. Une fois la digital workplace installée, il faut par exemple prévenir le collaborateur qu’il peut travailler de la même manière avec tel ou tel outil, plutôt que de couper l’accès et basculer brutalement d’un environnement à un autre.  

C’est là tout l’intérêt d’une digital workplace qui rend interopérables plusieurs services – parfois concurrents – pour permettre d’accompagner la transition notamment vers des modes de collaboration à distance. En clair, le télétravail ne doit pas être une rupture, cela s’apprend.   

Un environnement aussi pertinent hors contexte de crise 

L’hybridation physique/digitale est la clé d’une entreprise plus résiliente. Les éditeurs de logiciels collaboratifs ont compris cet enjeu en proposant aux entreprises en plein déconfinement de se fier à des applications pour coupler le télétravail au retour sur site. C’est le cas de Jamespot qui a par exemple développé une application spéciale sur sa plateforme pour gérer les deux : d’une part avec une stratégie de “remote first” pour permettre aux collaborateurs de travailler n’importe où et à n’importe quel moment et d’autre part en gérant les quotas de présence au bureau à la journée ou demi-journée. C’est une solution qui a été demandée par une ESN qui avait besoin de gérer le retour de ses collaborateurs dans ses locaux à Levallois-Perret, Toulouse et Lyon. Mais elle pourra aussi servir à la déclaration des jours de présence d’externes, d’alternants, de journées en télétravail… hors contexte de crise. 

Pour en savoir plus sur l’environnement collaboratif, Jamespot vous propose une démonstration de sa plateforme : Planifiez votre démo !