Les modèles d’entreprise sont en pleine mutation et la digital workplace constitue un levier capital de cette transformation. Elle pose les bases de nouveaux usages métier plus collaboratifs qui bousculent les rôles et postures des managers. Si la DSI et bien sûr les RH jouent un rôle majeur, la réussite de ce type de projet dépend non pas des questions techniques largement maîtrisées mais de la vision voulue par l’organisation elle-même.
Sébastien Lefebvre, Directeur de la practice Digital Workplace de Devoteam.
L’entreprise étendue, un contexte à fort potentiel
L’arrivée des millenials sur le marché du travail, l’innovation continue, les nouvelles formes de compétition, le nomadisme des collaborateurs, ont cassé les structures traditionnelles. Les murs des entreprises tombent pour créer des écosystèmes plus vastes. Dans ce contexte, la digital workplace, avec des outils techniquement robustes, arrive à point nommé pour accompagner ces profonds changements. En effet, l’entreprise s’appréhende de manière étendue et doit permettre aux collaborateurs et partenaires (sous-traitants, prestataires, …) d’interagir facilement avec des dispositifs convergents.
Les millenials, digital native par excellence, ont grandi avec les outils numériques et imposent aujourd’hui un nouveau rapport au travail. La vidéo et les interactions sociales se posent comme une évidence pour eux. De même que les sphères personnelles et professionnelles s’imbriquent les unes aux autres. Les outils doivent répondre à cette tendance. Pour les entreprises, les enjeux sont de taille et, pour certaines, elles doivent totalement reconstruire leur modèle dans une logique agile et améliorer ainsi l’attractivité de leur marque employeur.
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La DSI le bras armé de la DRH
Ce mouvement de transformation a été rendu possible grâce à l’émergence de plates-formes cloud qui gèrent cette évolution fonctionnelle. Avec un important potentiel pour les entreprises : désormais, les portes de leur SI s’ouvrent avec ces nouvelles plates-formes de digital workplace. Pour la DSI, ce nouveau contexte technique et organisationnel l’oblige à une nouvelle posture. Même si les questions techniques et la sécurité des données restent prioritaires, toutefois elles se posent désormais en facilitateur. La DSI devient alors le bras armé de la direction RH : en effet ce type de projet est avant tout organisationnel et managérial. La DSI doit aller au contact des métiers pour les accompagner dans la digitalisation de leurs usages.
Et pour cause, les investissements dans des solutions de digital workplace demeurent assez lourds et tirer le meilleur parti possible notamment en explorant les usages possibles, devient capital. De simples modèles collaboratifs normés, il est possible de développer des usages métiers sur-mesure dont certains n’ont jamais été « soupçonnés » jusqu’alors. De la qualité du travail en amont du déploiement, dépend la réussite et surtout l’adhésion aux plates-formes collaboratives. Il faut, au préalable, déterminer des cas d’usage, les profils utilisateur type, pour être en mesure de calibrer la meilleure solution. Ce processus de transformation doit être accompagné et animé à chaque étape pour faire émerger les usages dont certains seront inédits.
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Le manager, quelle que soit sa direction métier, voit également son rôle profondément modifié. Dans le contexte d’une organisation plus transverse, il devient animateur/coach de son équipe. Il n’est plus l’intermédiaire qui transmettait les informations du haut vers le bas. Il utilise ces nouvelles solutions pour stimuler les échanges et faire monter en compétences ses collaborateurs.
L’apport de l’IA
D’autant qu’avec l’IA, la collaboration et la communication sont encore amplifiées et accélérées. Les éditeurs ont d’ores et déjà intégré une couche d’IA permettant d’accroître la productivité individuelle et simplifier la collaboration. Il est ainsi possible de traduire simultanément une réunion en plusieurs langues pour une communication plus rapide. Les assistants virtuels en permettant d’aller plus vite dans certaines tâches, par exemple, avec des réponses pré-écrites aux mails, facilitent les échanges. Les bots, quant à eux, permettent d’accéder plus facilement à l’information, une fonctionnalité essentielle quand on sait que selon, l’Association Information et Management (AIM), un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information sans la trouver.
Les prochaines avancées de l’IA permettront de contextualiser le poste de travail d’un collaborateur en lui proposant du contenu pertinent pour lui. En outre, avec le développement de dispositifs immersifs de réalité augmentée, les collaborateurs seront plus rapidement opérationnels et pourront développer leurs échanges avec toutes les parties prenantes de l’entreprise.
En matière de digital workplace, ne perdons jamais de vue que la promesse ne se trouve pas dans l’outil en lui-même, mais dans l’usage perçu par l’utilisateur dans son contexte.