Cloud – Yves Rocher se prépare depuis dix ans

Pour le spécialiste de la beauté au naturel, l’outsourcing informatique est un choix stratégique. Mais pas question pour cette grande ETI de remplacer avant l’heure ce qui fonctionne bien en interne. Tout est passé dans le cloud progressivement. Ce qui a permis d’anticiper l’évolution des besoins en compétences.

Dans le groupe Yves Rocher, l’informatique sert à concevoir les produits, les fabriquer, les stocker, les expédier et les vendre en magasin, sur internet ou en direct. elle aide également à gérer les finances, la comptabilité, les ressources humaines, le marketing et le CRM.

Le groupe Yves Rocher aura mis plus de dix ans à externaliser l’hébergement, l’exploitation et le pilotage de la quasi-totalité de ses systèmes d’information. En 2003, il confiait à T-Systems l’infogérance de ses applications fonctionnant sur mainframe IBM. D’ici à la fin de l’année, toute son informatique aura basculé dans le cloud. « Nous avons commencé par les applications critiques. Celles utilisées pour la gestion commerciale de tout le groupe. Avec une DSI de 150 personnes, nous n’étions pas assez nombreux pour assurer un service de qualité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sachant que nos enseignes sont présentes dans une vingtaine de pays, dont le Canada et la Russie. En comparaison, les banques et les assurances internationales dépensent l’équivalent de notre chiffre d’affaires rien que pour gérer leur informatique. Or, nous avons le même niveau d’exigence sur la dispo- nibilité et la sécurité de nos systèmes d’information », explique Alain Hodara, directeur du système d’information (DSI) du groupe. Pourquoi ne pas avoir vidé dans la foulée la totalité des serveurs internes ? Chez Yves Rocher, on ne change pas un outil qui fonctionne, avant que n’apparaisse une nouvelle contrainte ! Si, pour le spécialiste de la beauté au naturel, l’outsourcing est un choix stratégique depuis plus de dix ans, le basculement à l’extérieur de ses applications, de leur exploitation ou de leur hébergement se fait de manière pragmatique : seulement quand le besoin se fait sentir.

Un choix européen

Aussi, les infrastructures informatiques ont-elles peu évolué dans le groupe de 2003 à 2010. Mais quand, en 2009, les technologies de ses serveurs n’étaient plus adaptées aux nouvelles versions du progiciel de gestion intégré SAP, l’opportunité s’est présentée d’outsourcer cet ERP. « Nous manquions de puissance et notre environnement n’était pas assez sécurisé. De plus, nous étions dans une période relativement calme en termes de projets informatiques. Je disposais en interne de ressources à y affecter. Tout était réuni pour transformer en opportunité les contraintes qu’entraînait la mon- tée de version de SAP », raconte Alain Hodara. Ses équipes ont analysé les offres du marché. En 2003, le choix s’est porté sur T-Systems pour plusieurs raisons. Yves Rocher voulait travailler avec un prestataire de dimension européenne et avoir affaire à des interlocuteurs qui raisonnent autrement qu’en France. « T-Systems était bien placé en termes de coûts. Cette entreprise allemande avait une direction commerciale, ainsi que des équipes de pilotage, basées en France. Une organisation qui répondait à nos critères », ajoute-t-il. Yves Rocher n’a jamais regretté ce choix. Non seulement, l’infogérance des applications fonctionnant sur mainframe IBM a donné satisfaction d’un point de vue technique, mais en plus, ce partenaire a su créer un esprit d’équipe entre ses collaborateurs et ceux de son client.

Un changement de métiers

T-Systems a proposé, de nouveau, ses services sur le projet SAP. Son offre a été retenue après négociation sur les prix. « Si la réduction des coûts d’exploitation figure parmi les objectifs de la DSI dans le cas de l’infogérance de l’environnement SAP, elle n’a pas constitué une fin en soi. Ces coûts n’ont guère changé depuis notre basculement dans le cloud. Il faut dire que nous avions réussi à les réduire au maximum en interne », note Alain Hodara. En revanche, Yves Rocher a gagné en sécurité et en qualité de service. En cas de sinistre majeur, remettre tout d’aplomb lui prenait entre cinq et dix jours. T-Systems lui assure par contrat une durée maximale d’interruption de quelques heures seulement. Le service à la demande permet de bénéficier de la puissance nécessaire en fonction des besoins et d’une grande souplesse en matière de stockage des données. Entre le lancement de l’appel d’offres en juin 2009 et la migration dans le cloud de l’infrastructure et de la plate-forme de l’ERP, il s’est écoulé douze mois. Depuis, Yves Rocher est allé encore plus loin dans l’outsourcing pour ses autres logiciels. De nombreuses applications ont basculé en mode SaaS (Software as a Service). En premier lieu, Logistar de Kuehne Lagel, dédié à la gestion d’un entrepôt central, consacré à l’approvisionnement des filiales du groupe. En 2011, c’était au tour du logiciel des ressources humaines SuccessFactors de SAP. Un an plus tard, la messagerie passait sur Office 365, l’offre cloud de Microsoft. En 2013, Yves Rocher donnait accès à ces collaborateurs via le cloud au réseau social d’entreprise Chatter de Salesforce. « Nous avons anticipé longtemps à l’avance l’externalisation de nos infrastructures, de nos plates-formes et d’une partie de nos logiciels applicatifs. Nous avons ainsi réussi à gérer progressivement l’impact qu’entraînait ce changement dans mes équipes », indique le DSI. Le basculement de SAP dans le cloud n’a donné lieu qu’à une seule suppression de poste en interne. Au fur et à mesure que les postes dédiés à la gestion et à l’exploitation de SAP se libéraient, ils étaient confiés à des prestataires extérieurs travaillant en régie. « Nos métiers ont changé. Nos équipes informatiques accompagnent les collaborateurs du groupe dans l’évolution de leurs besoins. Sur certaines applications, nous intervenons en support aux utilisateurs. Les équipes affectées aux études travaillent notamment sur le para- métrage d’applications comme SAP », résume Alain Hodara. A la DSI d’Yves Rocher, plus personne ne s’occupe d’administrer les infrastructures.