RH : la longue marche vers le tout-digital

Au cœur du pilotage stratégique de l’entreprise, la direction des ressources humaines (DRH), doit désormais savoir évaluer et intégrer les nouvelles technologies de l’information dans tous les domaines de la gestion humaine.

Depuis fin mars en France, comme dans toutes les implantations de l’américain HP dans le monde, faire le point sur sa situation personnelle au sein de l’entreprise est simple comme un clic. Du récapitulatif de carrière aux objectifs de l’année en cours, en passant par les questions administra­tives et les postes à pourvoir en interne, Workday, le nouveau cloud RH du groupe, a réponse à tout. Plus la peine d’aller faire le siège des services « comp and ben » (compensation and benefits), formation ou social. Pour le bonheur de la direction des ressources humaines qui peut se concentrer sur la partie noble de sa mission, la stratégie. Les yeux rivés sur les coûts par poste et les ratios de productivité, les financiers de la compagnie s’en félicitent.

Le gain d’efficacité pousse un nombre croissant d’états-­majors à se lancer dans la digitalisation quasi totale de la fonction, allant bien au­-delà de la paie et de la candidathèque, briques historiques des SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines). « Les contraintes législatives, comme celles liées à la dématérialisation des déclarations sociales, ont ouvert une brèche qui n’a cessé de s’élargir depuis plusieurs années, analyse André Demollière, responsable marketing des solutions de dématérialisation chez ADP. Depuis, le champ s’est élargi. Il inclut maintenant le contrat de travail électronique, le bulletin de salaire dématérialisé, le dossier social nominatif, les entretiens annuels, la gestion des temps et des activités, la formation et même des documents collectifs tels que le règlement intérieur ou les principes de gestion des frais généraux. Et la liste n’est pas exhaustive. »

Un retour rapide sur investissement

* Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences Source : Panel ADP 2012 – Enquête auprès de 1200 acteurs de la fonction RH en France

Adieu armoires métalliques, tiroirs et dossiers suspendus, la tendance inexorable est à l’immatériel. Prédéfinies ou conçues sur mesure, les solutions prolifèrent sur un marché émergent où s’affrontent les ténors de l’informatique décisionnelle (ERP), mais aussi les pure players de la gestion du personnel. Parmi ces derniers, ADP propose le Bureau virtuel RH, Shiva électronique qui archive numériquement les documents liés à la paie, qu’ils soient nominatifs ou collectifs, produit des indicateurs mensuels, envoie des extraits vers les coffres­forts individuels des collaborateurs. Tout en tenant à jour un tableau de bord. L’outil est opérationnel dans quelque 400 grandes et moyennes entreprises. Il garantirait un retour sur investissement en quelques mois, compte tenu de la complexité du droit du travail français. Il est vrai qu’à elle seule, la déclaration sociale nominative (DSN) dispense les gestionnaires de trente formalités différentes et qu’une entreprise produit, en moyenne, 70 pages de documents admi­ nistratifs par an et par collaborateur. « Plus une entreprise est décentralisée en plusieurs établissements, sites ou filiales, plus la dématérialisation s’impose à elle. Mais les start-up et les petites structures aussi peuvent trouver dans ce mode de traitement la souplesse et la sécurité juridique », précise André Demollière.
 Dans le détail, la nature des gains varie selon les applications. La digitalisation des relations avec les salariés divise par deux le coût des sollicitations,évalué entre trois et quatre euros l’unité. A raison de plusieurs dizaines de demandes par an et par salarié, l’enjeu devient considérable dans les grandes et moyennes entreprises. Cet argument, servi par Novapost, connu pour ses solutions dédiées à l’Employee Relationship Management (ERM), fait mouche. Il est impossible de rester sourd aux interro­ gations légitimes des collaborateurs. Or celles­-ci sont souvent redondantes et affreusement chronophages. « Un responsable RH sur trois passe plus de deux heures par jour à répondre à des questions adressées en face-à-face, par téléphone, e-mail ou via l’intranet. Un ERM permet d’économiser de 30 minutes à 1 heure par jour et par responsable RH », insiste­-t’­on chez Novapost. Encore que l’impact du numérique n’est pas toujours quantitativement mesurable. C’est le cas pour le pilotage des carrières et la mobilité. Car, dans ce domaine aussi, les outils IT font une entrée en force.

L’encyclopédie dynamique des emplois

Depuis l’année dernière, chez BPCE, les mouvements de personnel entre les différentes filiales (Banque populaire, Caisse d’Epargne, Natixis, etc.) s’appuient sur un dispositif appelé « Jump », acronyme de « J’ai une mobilité personnalisée », cent pour cent online. Conçu en interne, avec le concours méthodologique de l’agence Devolia, Jump se veut « une encyclopédie dynamique des emplois », donnant une information détaillée sur 110 fonctions repères, communes aux différentes entités du groupe. Grâce à cette base accessible sur intranet, tout collaborateur peut identifier les pistes d’évolution transversale à sa portée. Et, par rapport à chacune d’elles, il peut faire un check­up des compétences qu’il maîtrise, de celles qui sont transférables et du savoir­faire additionnel qui lui reste à acquérir. Ce qui peut passer par un stage de courte durée, un accompagnement managérial, du tutorat ou encore une formation de longue durée. Sans y être contraint, le collaborateur ayant un projet professionnel est censé avoir consulté ce conseiller carrière virtuel, préalablement à tout entretien avec son manager ou son gestionnaire RH. Le système est complété par une bourse des emplois, également numérique, dans laquelle sont stockées en permanence environ 250 offres, auxquelles on peut postuler en toute confidentialité. La DG­RH du groupe, Anne Mercier­-Gallay, dit faire de Jump « un volet essentiel de la mobilité professionnelle, axe majeur de la politique de ressources humaines à l ’horizon 2017 », sachant que les mouvements de personnel internes à la Banque populaire comme à la Caisse d’épargne tournent actuellement autour de deux mille par an. Les collaborateurs se laissent séduire : un an après son lancement, Jump a enregistré 470 000 connexions et deux millions de pages vues. Dans un domaine voisin, celui des entretiens annuels d’évaluation, Largardère Unlimited, spécialiste du marketing sportif et événementiel (1 300 salariés sur cinq continents), a récemment automatisé son processus via Performance Cloud, une application de l’éditeur Cornerstone On Demand. Objectif : harmoniser les méthodes d’entretien et de notation qui varient sensiblement d’un pays à l’autre, tout en facilitant leur exploitation. « L’entreprise s’est constituée progressivement à partir d’acquisitions. Nous nous sommes retrouvés avec seize systèmes de paie différents, des mécanismes de recrutement internes et externes disparates, des données RH éparses, difficiles à consolider dans des conditions de sécurité et de confidentialité maximum », explique Roberta Martire, responsable du développement RH. Son nouveau dispositif autorise des enrichissements qua­ litatifs qui permettent la création d’un vivier de talents. Il inclut en outre des conseils professionnels personnalisés aux salariés. Les DRH de Conforama, Rémy Cointreau, SKF,
Nestlé et BNP Paribas ont opté pour un
outil similaire.

Après le SIRH, voici le SIRS…


Même les domaines les plus traditionnels
de la fonction ressources humaines, comme
les relations avec les syndicats, cèdent aux
sirènes de la IT. Après les systèmes d’infor­
mation RH (SIRH), voici les systèmes d’information pour relations sociales
(SIRS), à l’image de la suite logicielle que lance Docapost. Cette filiale du groupe La Poste connaît bien le sujet. Elle assure l’organisation technique des élections prud’homales pour le compte de la Direction générale du travail et participe à la mesure des audiences syndicales, au niveau national. Saint­ Gobain, Intermarché et Veolia sont quelques­uns des premiers utilisateurs de cet outil qui assemble des applications de préparation des élections et de génération des procès­verbaux électoraux. SIRS inclut aussi la compilation de la base de données économiques et sociales, obligatoire à partir de cette année, l’aide à la constitution d’un digest des accords d’entreprise, voire le rappel des signataires et non­ signataires de chaque texte. Le tout en garantissant la conformité à la réglementation du moment. L’intérêt est particulièrement évident pour les entre­ prises multisites contraintes de manipuler des données locales. Coût estimé : 50 000 euros pour une entre­ prise de 10 000 personnes, et 15 000 euros par an pour la maintenance de l’outil fonctionnant en mode SaaS (Software as a Service), dans le cloud. La cible privilégiée reste le CAC 40. Pour autant, relativise Xavier Monmarché, directeur commercial de Docapost BPO (l’entité directement chargée du produit), l’outil convient aussi à tout employeur de plus de 300 salariés. « Le retour sur investissement peut être très rapide, dans la mesure où les directeurs RH se débarrassent des charges administratives pour se concentrer sur le pilotage », défend­il. Docapost n’est pas seul sur le créneau. Il existe des produits effectuant sépa­rément l’une ou l’autre de ces fonctions automatiques.

Des réticences partiellement justifiées

Pour autant, les IT sont encore loin de régner en maître sur la planète RH. Selon l’enquête 2013 de l’Observatoire des DRH et de l’e­transformation, réalisée par le cabinet Arctus, 15 % des professionnels de la fonction ne sont toujours pas ouverts à l’intro­ duction des IT dans leur métier. Pire, 20 % d’entre eux ne se mobilisent pas lorsque leur entreprise prend ce cap. Le principal frein reste la part d’externalisa­ tion qu’implique la dématérialisation. « Balancer dans les nuages les données personnelles de tout le personnel ainsi que des documents confidentiels ne va pas sans risque. J’ai préféré ne pas jouer au technophile et attendre que les technologies soient mûres », plaide l’un de ces sceptiques, dont la réserve n’est pas anodine : « La confiden- tialité sur tablettes et smartphones, la gestion de la réputation sur les réseaux sociaux s’ajoutent aux risques plus traditionnels de cybersurveillance », prévient Christophe Davies, associé chez Ailancy, cabinet conseil en stratégie opérationnelle. Sans parler des effets indésirables qui peuvent prendre la forme d’une rupture du lien social ou d’un gap générationnel. Mais les temps changent. Les DRH, qui sont 46 % selon l’obser­ vatoire de l’e­transformation à se définir comme « moteurs du changement », ne peuvent pas rester en marge de la digitalisation de la société tout entière, de l’entreprise en particulier. A l’heure des réseaux sociaux d’entreprise, des communautés profession­nelles et du Byod, impossible d’en rester à son pré carré. Hier, bêtes noires de la fonction, ou carrément ignorés d’elle, le SaaS et le cloud sont en passe d’en devenir les meilleurs alliés. Selon une étude du cabinet Markess, 82 % des décideurs RH sont fami­liers avec ces termes et 28 % envisagent d’y recourir pour de l’e-­recrutement comme pour gérer les entre­tiens annuels, les objectifs de performance, voire les temps de présence.