La salle de réunion du futur : 2017, année de la révolution collaborative ?

2016 restera dans l’Histoire comme l’année où tout a été possible : le vote britannique en faveur de la sortie de l’Union européenne, la course (victorieuse) à la Maison Blanche d’un milliardaire star de téléréalité, la victoire du modeste club de football de Leicester dans le championnat anglais pour la première fois de son histoire … Si nous nous intéressons à présent à ce que l’année a signifié pour les entreprises ; les salles de réunion et le travail collaboratif ne représentent peut-être pas une révolution comparable mais des tendances et évolutions majeures dans ce domaine vont sans aucun doute marquer 2017.

Lieven Bertier, responsable produits ClickShare, Barco

Pour envisager ce que la nouvelle année pourrait nous réserver, le mieux est de commencer par revenir sur les tendances et évolutions observées en 2016. Qu’il s’agisse de notre façon d’utiliser les espaces de réunion, des technologies disponibles ou encore des préoccupations en matière de sécurité, l’année écoulée a vraiment été intéressante.

La mini-salle de réunion

L’une des grandes tendances de l’année aura été, indubitablement, l’essor constant de la mini-salle de réunion. Selon Wainhouse Research, les employés sont aujourd’hui davantage motivés par la possibilité de contribuer et de collaborer que par la rémunération et ils s‘épanouissent dans un cadre dynamique moins formel. C’est ce qui explique ce succès croissant de la mini-salle de réunion. Inaugurés voilà déjà quelques années, ces espaces – de petites salles équipées avec des technologies audiovisuelles et de présentation – sont utilisés pour diverses activités, que ce soit pour un entretien rapide avec un collègue ou une conversation téléphonique avec un prospect ou encore pour une discussion autour d’un projet. L’espace est modulable, n’a pas nécessairement besoin d’être réservé au préalable et favorise un travail collaboratif essentiel.

L’heure n’est plus seulement aux grandes salles de conférence accueillant des rassemblements formels où les employés passent inévitablement plus de temps à écouter qu’à participer et où l’engagement n’est pas toujours encouragé. A l’avenir, les salles de réunion plus petites sont appelées à se multiplier dans les entreprises.

4K, une bonne résolution pour la nouvelle année

Notre panorama des tendances à venir ne saurait être complet si nous n’abordions pas le sujet de la 4K/UHD. En tant que consommateurs, nous avons déjà été exposés à la 4K sous une forme ou sous une autre, que soit par l’achat d’un nouveau téléviseur ou la diffusion d’images en UHD. C’est aussi une tendance qui se répand dans le monde de l’entreprise avec l’arrivée en force des écrans plats compatibles 4K. Ceux-ci équipent désormais quasiment en standard les salles de réunion ainsi que tout espace où un écran est nécessaire. Il s’agit d’une évolution extrêmement positive car elle offre une haute résolution d’une qualité telle que tout visuel présenté – graphiques, photos, tableaux Excel – s’affiche avec la plus grande clarté, offrant une plate-forme idéale pour comparer et confronter des contenus.

Convergence de l’informatique et l’audiovisuel

Cela se profilait depuis un certain temps déjà : la convergence de l’informatique et de l’audiovisuel. C’était une prévision phare il y a quelques années, que nous voyons aujourd’hui se réaliser de plus en plus au quotidien. Ses avantages sont évidents, notamment en termes de sécurité, d’économies et d’efficacité.

Sécurité et confidentialité

Les préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité des données ne prendront pas fin avec 2016. Ce problème continuera de faire les gros titres dans les médias, alors que les géants des réseaux sociaux, tout comme les moteurs de recherche, sont interpellés quasi quotidiennement à ce sujet. En ce qui concerne les entreprises, les questions portent sur la nature des données conservées, sur leur lieu de stockage et sur le risque de les voir interceptées. Cela touche également l’environnement de la salle de réunion ainsi que le rôle du réseau d’entreprise. C’est aux entreprises qu’il incombe de sécuriser leur propre réseau, tout en assurant la confidentialité et la sécurité de toute information transmise pendant une réunion ou une séance de travail. Cela ne peut que demeurer une priorité.

Les thèmes de 2017 : le BYOD (encore et toujours), l’interactivité et les générations Y et Z

Nous en entendons parler depuis plusieurs années mais, pour l’instant, ce phénomène n’a pas encore révolutionné la salle de réunion. Il y a cinq ans, il ne faisait guère de doute que l’iPad allait modifier nos interactions pendant les réunions. Or, à l’heure actuelle, l’utilisation de tablettes et smartphones dans les réunions pour partager et présenter des contenus n’est toujours pas vraiment monnaie courante. Il reste en effet quelques problèmes à surmonter et 2017 sera l’année des communications de proximité. De plus en plus, des moyens de transmission sans fil, telles que le Bluetooth et le sans-contact (NFC), seront utilisés pour connecter automatiquement ces appareils aux technologies de salle de réunion, ce qui facilitera grandement le partage depuis des tablettes et des smartphones.

La nouvelle année sera également celle de l’interactivité : les utilisateurs seront de plus en plus nombreux à rechercher une expérience technologique plus immersive, caractérisée par davantage de commandes vocales ou d’applications adaptées à leurs besoins spécifiques. Dans la salle de réunion, cette interactivité va également influencer les échanges entre les participants, transformant la réunion en conversation plutôt qu’une présentation.

Les nouveaux employés, les « natifs du numérique », partagent constamment l’environnement de travail. En 2017, nous verrons arriver un autre contingent de collaborateurs ayant grandi avec Internet, le numérique et les technologies connectées. Ces membres des générations Y et Z apporteront avec eux de nouvelles attentes technologiques et méthodes de travail. Tout cela aura un impact sur les salles et autres espaces de réunion, en particulier à travers le souhait de davantage de technologies tactiles.

Conclusion

La salle de réunion a connu certains bouleversements sous l’effet des évolutions de l’environnement de travail, de la mondialisation et de la mobilité. Elle n’en demeure pas moins au cœur de la collaboration et de l’engagement du personnel et continuera de jouer un rôle crucial au sein de l’entreprise en contribuant à instaurer la confiance, à fédérer les collaborateurs et à les motiver. Si 2017 n’amènera pas nécessairement une révolution complète dans les technologies de salle de réunion, il nous faut néanmoins garder certaines tendances présentes à l’esprit alors que l’environnement de travail s’oriente davantage vers la conversation plutôt que la présentation.