La technologie collaborative, gage de salles de réunion à l’épreuve du temps

Jan Willem-Brands, VP Collaboration, Barco

Chaque environnement de travail en entreprise se doit de disposer d’un espace essentiel : la salle de réunion. Déclinée en plateau ouvert (open space) ou entre quatre murs, c’est là où sont prises les décisions les plus cruciales, et où réside le cœur de la communication, de la créativité et de la collaboration. L’aspect positif, c’est que cet espace de réunion est l’atelier où l’activité et la productivité battent leur plein. Néanmoins, nous connaissons tous le revers de la médaille : les réunions qui s’éternisent, et les heures qui s’égrènent alors que les intervenants éprouvent bien des difficultés à mobiliser l’attention des participants ou à maîtriser la technologie. Les seuls résultats avérés se résument à une perte de temps pour les parties prenantes comme pour l’entreprise, et un gaspillage des fonds de cette dernière.

Dans les start-up, les PME ou les grandes entreprises, l’investissement aujourd’hui réalisé dans les salles de réunion doit reposer sur une triple dynamique, à savoir stimuler la productivité, soutenir l’innovation et, point extrêmement important, améliorer la collaboration.

La technologie favorise la collaboration

Les atouts de la collaboration sont notoires : utilisation rentable du temps et des ressources, partage des connaissances à l’échelle de l’entreprise, réactivité accrue, innovation et résolution des problèmes. La collaboration peut même contribuer à fidéliser une main-d’œuvre épanouie. En tout état de cause, il ne s’agit pas simplement de travailler ensemble ni de trouver de nouvelles méthodes de travail. Comme dans tous les autres domaines de l’entreprise, la technologie et, par extension, le département informatique ont un rôle important à jouer en matière de collaboration.

Dans une configuration de salle de réunion classique, il existe, en général, un manque criant d’outils technologiques facilitant le partage d’informations et la dynamique de collaboration entre les participants. Paradoxalement, bien trop de salles de réunion en entreprise sont mal équipées en comparaison des outils dont disposent les salariés à leurs bureaux, à plus forte raison lorsqu’ils se trouvent à l’extérieur. Dans l’environnement professionnel actuel, les portables, smartphones et tablettes jouent un rôle crucial pour la productivité. Il est donc logique que l’équipement de la salle de réunion soit suffisamment avancé pour pouvoir intégrer ces appareils.

La collaboration en salles de réunion et de formation a subi une complète métamorphose au cours de ces dernières années. Hier encore, il était possible qu’une seule personne se charge de recueillir les contenus servant de base à la présentation ou aux discussions – sur papier, sous forme de diaporama PowerPoint ou sur tout autre support – face aux autres qui, elles, s’apprêtaient à l’écouter. La donne a changé avec la prolifération des appareils personnels et numériques sur le lieu de travail. Aujourd’hui, le défi à relever est différent puisque chacun des participants à la réunion entend apporter ses propres contenus et les partager instantanément avec les autres. En d’autres termes, la technologie de salle de réunion se doit d’être modernisée et adaptée à l’ère du BYOD.

Outils de collaboration visuelle

Il n’est pas rare que plusieurs personnes veuillent donner une présentation, ce qui peut prendre un temps fou, en particulier lorsque chaque conférencier doit relier son ordinateur portable au projecteur, distribuer ses polycopiés, etc. La possibilité pour plusieurs participants d’afficher l’écran de leur ordinateur sur un moniteur partagé avec rapidité et facilité, d’un simple clic, doit être un élément de base de toute salle de réunion dans les entreprises désireuses de promouvoir un travail collaboratif et productif.

Dans l’idéal, la technologie en salle de réunion se doit d’être aussi conviviale que possible, autrement dit faire la part belle au Plug & Play. L’écran sera accessible à tous les participants, au moyen de l’interface USB, d’une application ou d’une connexion WiFi, et un certain nombre d’entre eux pourront le partager simultanément, pour présenter des informations différentes ou comparer des données. De même, le partage d’écrans doit être aisé, éventuellement réalisable d’un simple clic, afin de ne pas interrompre le cours de la réunion et d’éviter toute perte de temps.

En l’absence d’une technologie de passerelle, la connexion d’un équipement à un écran partagé implique généralement un enchevêtrement de câbles et l’obligation de reconfigurer régulièrement les paramètres d’affichage, ce qui peut se traduire par une déformation des images en cas d’incompatibilité des réglages ou des résolutions. Lorsque plusieurs personnes souhaitent afficher du contenu sur un écran partagé, le problème se complique. Le choix d’une solution collaborative sans fil adaptée permettra de fédérer tous les équipements, indépendamment de leur système d’exploitation.

Autre élément important : les outils de collaboration sans fil doivent convenir à tous les types de salles de réunion. De la mini-salle pour PME aux vastes salles de conférence pour multinationales, l’objectif de la salle de réunion demeurera le même. Tout outil technologique se doit d’intensifier le partage, la créativité et la collaboration : l’intelligence collective des participants est déterminante, indépendamment de la taille ou de l’importance de la réunion.

Partage du savoir

Le savoir est le plus précieux des actifs pour nombre d’entreprises. Afin de le faire fructifier et de le partager, celles-ci doivent disposer des outils adéquats. Parmi les dernières évolutions en date figurent des plates-formes de collaboration interactive qui leur permettent de partager leurs connaissances de la façon la plus simple et la plus intelligente possible. Avec ce type de plate-forme, les participants seront en mesure d’échanger des documents, images et vidéos instantanément, à partir de n’importe quel équipement numérique : portables, smartphones et tablettes, mais aussi caméras de documents, sources réseau et caméras IP.

Certaines solutions de collaboration en réseau spécifiquement mises au point pour les salles de réunion et de formation se composent de systèmes modulaires, ce qui signifie que des équipements et technologies complémentaires peuvent être ajoutés à tout moment. Cette marge de manœuvre quant aux contenus et aux modalités de partage s’inscrit dans une démarche logique visant à rendre les réunions plus collaboratives et attrayantes.

La technologie peut offrir des avantages majeurs aux salles de réunion pour stimuler leurs performances. Alors que les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter des tendances telles que le travail collaboratif, le travail nomade, la flexibilité des horaires et le BYOD, il n’a jamais été aussi important de veiller à ce que la technologie au sein d’une salle de réunion soit véritablement mise an service de la productivité et de l’efficacité, plutôt que d’y constituer un frein.