Pedro Sousa, PDG de Plenium
« Il faut faire plus et souvent avec moins »
On demande d’abord à l’infrastructure informatique d’une entreprise de fonctionner. Mais les chefs d’entreprise attendent également qu’elle leur donne une longueur d’avance et leur permette d’accroître leur compétitivité.
La digitalisation de la vie professionnelle a apporté des gains de productivité qu’on peinait à imaginer il y a 20 ans. Il faut désormais aller plus loin, en pilotant l’innovation dans son entreprise de façon pragmatique et stratégique et en évitant les effets de mode.
Voici 5 accélérateurs informatiques pour la compétitivité des PME à faire évoluer en priorité cette année :
1 – La Data
Dans les PME, la data est un véritable enjeu. Les entreprises ont à traiter de façon systématique et exhaustive des masses de données préexistantes encore sous-exploitées. Les potentiels sont considérables : donner aux dirigeants et aux collaborateurs de tous les services de l’entreprise les moyens de prendre de meilleures décisions.
Ces évolutions suivent deux tendances :
- le self-service : chacun extrait les informations pertinentes à sa prise de décision
- Le croisement dynamique de base de données : les bases de données de l’entreprise sont intégrées pour sortir des informations pertinentes aux différents services.
Le classique Tableau Croisé Dynamique d’Excel est aujourd’hui complété par de puissants dispositifs faciles d’utilisation, comme par exemple Power Pivot, qui permettent l’analyse et le croisement de bases de données disparates.
2 – La gestion de la relation client
Si les fichiers clients se sont généralisés, rares sont les PME à avoir mis en place les outils CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client) qui permettent à l’ensemble des collaborateurs de les exploiter de façon optimale. Or, fidéliser ses clients et en gagner de nouveaux sont les défis fondamentaux de toute PME. Les solutions de CRM contribuent à réduire les coûts et à augmenter la rentabilité en automatisant des processus métier permettant aux équipes de se concentrer sur leurs tâches et le contact avec le client.
Des outils professionnels en mode SaaS (Logiciel en tant que Service), comme Salesforce.com et Microsoft Dynamics CRM, sont accessibles et facilement exploitables par les PME.
3 – Une meilleure collaboration au sein de l’entreprise et avec ses partenaires
15% à 30% du temps de travail est consacré à la recherche d’informations avec un taux d’échec ou d’accès à des sources secondaires de 50%… Face à cette problématique et aux besoins de partage et d’accès en temps réel à l’information de plus en plus importants, les collaborateurs d’une entreprise doivent s’appuyer sur des bases de connaissances évolutives partagées avec leurs collègues (intranet) ou leurs partenaires et fournisseurs (extranet). Le travail collaboratif est une source supplémentaire d’efficacité pour les PME mais il doit être structuré.
Des outils offrant un environnement organisé et centralisé d’accès aux données facilitent la communication et les échanges dans l’entreprise. Les savoir-faire circulent et le groupe est ainsi dynamisé. Microsoft SharePoint ou Google Apps sont des plateformes intégrées et évolutives qui permettent de relier tous les acteurs de l’écosystème d’une PME.
4 – Fiabiliser et dématérialiser les processus internes
Au sein des PME, de nombreuses activités sont encore gérées manuellement et répondent à des procédures implicites, parfois tributaires d’une seule personne dont toute absence entraine le blocage.
Les PME doivent poursuivre l’automatisation et la dématérialisation des processus dans tous les services :
- RH : entrées/sorties des collaborateurs, demandes de congés/RTT, DIF, notes de frais…
- Finance : demandes d’achats et d’investissements, validation des factures fournisseurs…
- Commercial : appels d’offres, ouvertures de comptes, contrats, gestion des cycles de vente…
- Relation client / SAV : suivi des commandes, des réclamations, des tickets support…
- Qualité : processus qualité (ISO), gestion des non-conformités, audits internes…
L’automatisation apporte de nombreux avantages :
- Gain de temps : le processus ne dépend plus d’une action humaine et est automatisé
- Fiabilisation et traçabilité : l’activité est moins soumise à l’erreur humaine
- Qualité : les tâches répondant à un procédé explicite ne reposent plus sur une personne seule ce qui permet d’introduire une démarche de qualité avancée
- Coût : l’organisation des processus métier contribue à réduire les coûts et augmenter la rentabilité
Le champ des possibles est très large. A chaque PME de déterminer les services à faire évoluer en priorité.
5 – Le télétravail
Plus qu’ailleurs en Europe, le télétravail est entravé en France par une certaine lourdeur administrative, culturelle et légale. Il est pourtant techniquement simple de créer à la maison des conditions de travail similaires à celles du bureau.
Les applications en mode SaaS, le réseau privé virtuel, le « terminal serveur » et les communications unifiées (dont la VoIP) sont aujourd’hui suffisamment performants. Ils permettent l’accès aux mêmes logiciels et données d’entreprise à la maison et au bureau en gardant la même productivité.
Le télétravail est aussi un outil de fidélisation des collaborateurs des PME. Le management d’une l’entreprise qui s’y adapte constitue un véritable élément différentiateur pour attirer les talents.
Le télétravail n’est cependant pas idéal pour tous les candidats et la présence des volontaires au sein de l’entreprise plusieurs jours par semaine est nécessaire à une bonne cohérence des équipes. Comme pour tout, il faut envisager ce nouveau modèle de travail comme une pratique qui doit rester avantageuse pour le salarié et l’entreprise qui l’emploie.