[EXCLUSIF] L’adoption des usages collaboratifs comporte ses propres spécificités qui obligent à appréhender différemment la démarche de conduite du changement classique. Dans la redéfinition et la transformation digitale que nous vivons, un outil peine à fédérer les utilisateurs : le Réseau Social d’Entreprise (RSE). En effet, selon une récente étude, seulement 4% des français préfèrent collaborer via ce canal. Il existe donc un vrai challenge de démystification et d’illustration du logiciel, avant de former le client final.
Manon Marguerit, Consultante mc2i Groupe
Avec le RSE, l’utilisateur n’est pas confronté à l’inconnu mais à un outil du paysage quotidien. Ce type de plateforme est largement utilisé du grand public grâce à la montée spectaculaire de Facebook ou encore de ses petits frères LinkedIn, Instagram, Twitter et Snapchat. L’internaute a donc connaissance de la mauvaise presse ou des idées reçues des réseaux sociaux ; à chacune d’elles, une explication devra être fournie :
– Les problématiques de sécurité des informations personnelles doivent être mises en regard du cloisonnement des données sur un réseau privé d’entreprise.
– L’image d’un outil doté de fonctionnalités ludiques et réservé aux jeunes générations, vecteur d’échanges à faibles valeurs ajoutées, pourra être démentie en accentuant les services et les bénéfices apportés par le RSE.
– Les formations, les manipulations et les exercices permettront d’argumenter contre le caractère chronophage et de briser la barrière des codes – le vocabulaire spécifique étant inspiré de termes anglo-saxons (@, #, « post », « like »).
Une fois les représentations erronées démenties, l’utilisateur pourra aborder plus sereinement ces outils dans le contexte professionnel. Les bénéfices qu’apporte le RSE devront être mis en exergue et choisis en fonction de la population ciblée. Les usages se déclinent selon le profil de l’interlocuteur : opérationnel, salarié des fonctions support, manager ou cadre dirigeant, afin que chacun puisse trouver de la valeur au sein du RSE. Ils peuvent être spécifiques mais également s’appuyer sur les atouts classiques du RSE : synergie des compétences, co-production d’une information centralisée et instantanée, communication transversale facilitée, etc.
La plupart des utilisateurs sont sensibles au décloisonnement des communications, tant géographique qu’organisationnel. Des groupes d’intérêt se créent pour que collaboration rime avec performance. Les codes sociaux tels que les tags et les mentions, accélèrent les interactions à forte valeur ajoutée : moins de tri, plus de temps. Enfin, depuis leur profil, les managers chercheront à mettre en avant leur image professionnelle de façon plus subjective en témoignant d’une proximité, de leur engagement pour certaines valeurs ; les experts détailleront leurs spécialités et le périmètre de leurs travaux afin d’accentuer leur visibilité.
La contextualisation de ses usages permet également à l’utilisateur de se projeter au sein de l’outil et de comprendre la manière dont il pourra l’utiliser quotidiennement. Pour cela, les mises en situation sont incontournables et la communication sera d’autant plus impactante si les messages sont portés par d’autres collaborateurs. Nommer des ambassadeurs peut permettre de valoriser les exemples et d’ancrer les situations dans la réalité professionnelle. Ils deviennent alors des alliés de poids qu’il conviendra de maintenir le plus longtemps possible dans cette position de promoteur des usages.
Les préconisations sur l’adoption des usages du RSE ne pourront être exhaustives dans un environnement en perpétuelle évolution. L’éventail des usages couverts par les plateformes collaboratives n’a jamais été aussi important et ne cesse de s’agrandir. Tout comme le marché, restez ouverts et innovants !