Les technologies vocales, meilleures alliées de la productivité des entreprises

Lorsque l’on interroge les entrepreneurs sur ce dont ils manquent le plus, leur réponse peut s’avérer surprenante : il est très probable qu’ils ne choisissent ni la vision, ni l’énergie, ni la détermination. Certains pourraient même ne pas mentionner le financement, si leur marque – ou leur projet d’entreprise – a été bien perçue par les investisseurs.

Mark Geremia, Vice-Président Marketing et Directeur Général de Dragon Professional chez Nuance Communications.

C’est en réalité le temps qui remportera la majorité des suffrages, ce bien précieux qui ne cesse de s’échapper ou d’être utilisé à des tâches qui, bien qu’essentielles à l’entreprise, ne l’aident jamais vraiment à prospérer. A la question « qu’est-ce qui vous fait perdre le plus de temps ? », les entrepreneurs ont de fortes chances de répondre les tâches administratives, qui viennent porter le coup de grâce à leurs agendas. Avec la mise en œuvre récente du RGPD, le temps consacré à ces tâches a encore significativement augmenté en entreprise.

Des technologies trois fois plus rapides

Face au gouffre administratif, d’autant plus problématique pour les petites entreprises, la technologie apporte une aide non négligeable. Elle a déjà montré ses capacités à accélérer la croissance des sociétés, en témoignent les entreprises au business model fondé sur internet qui ont fructifié ces dix dernières années, laissant les entreprises plus traditionnelles sur le banc de touche.

En particulier, les technologies vocales ont su trouver leur place dans notre quotidien, permettant un accès plus rapide et pratique à l’information et aux services. L’intelligence artificielle et le deep learning les ont rendues plus précises et puissantes, à tel point qu’elles sont maintenant utilisées dans des secteurs très divers et sur toutes sortes de supports : chatbots, logiciels de dictée vocale, assistants vocaux dans les maisons, véhicules et appareils informatiques, etc. En entreprise, les technologies vocales peuvent par exemple se substituer au clavier et à la souris, des outils pas toujours adaptés au besoin de croissance de la productivité. Nous parlons en effet jusqu’à trois fois plus vite que nous tapons un texte. Il est donc naturel, lorsque l’on souhaite économiser son temps, d’utiliser sa voix plutôt que ses doigts pour naviguer et interagir avec son ordinateur.

La dictée vocale permet aussi de limiter les fautes de frappe parfois problématiques. Les fautes d’orthographe dans un document créent a minima un inconfort de lecture, quand ce ne sont pas des erreurs qui changent le sens des phrases, pouvant mener à de bien pires déconvenues à l’échelle d’une entreprise.

Plus adaptées aux usages de la mobilité

Les technologies vocales utilisées aujourd’hui dans les entreprises offrent des fonctionnalités qui ne se limitent plus à la dictée de texte, mais permettent de profiter de tous les services et applications disponibles sur les ordinateurs, tablettes et smartphones. La création de tableaux, de factures et même de présentations est facilitée. La gestion des messageries et le contrôle des appareils (jusqu’à présent effectué par clics) peuvent être assurés intégralement en utilisant la voix. Ces technologies peuvent aider les collaborateurs à travailler dans n’importe quel lieu et depuis n’importe quel support.

Une bonne nouvelle à l’heure de la pleine mobilité, aussi bien dans la vie privée que professionnelle. A titre d’exemple, une étude d’IDC en 2015 a estimé que plus de 105 millions d’Américains auront un travail mobile en 2020. Cette explosion est liée aux progrès réalisés en matière de couverture réseau et de technologie mobile, qui ont permis aux personnes travaillant hors de leur bureau de garder la même productivité, et de communiquer, documenter et partager leur travail avec leurs collègues à distance.

A mesure que cette flexibilité se démocratise, les collaborateurs attendent de leur entreprise qu’elle mette en place des solutions qui rendent leur travail plus fluide, en facilitant la navigation d’un appareil à l’autre et ce, même en conduisant s’ils exercent des professions qui impliquent de passer beaucoup de temps sur la route. L’usage de la voix dans le véhicule a le mérite de ne pas mettre en péril les personnes à bord.

Par ailleurs, le travail mobile déplace progressivement la gestion des documents et des tâches administratives sur les téléphones au lieu des ordinateurs. La productivité étant déjà amoindrie sur un clavier classique par rapport à l’usage de la voix, que dire de la déperdition de temps et d’énergie que représente toute tentative de création de document sur un smartphone, avec un clavier tactile aux minuscules touches ! La taille des écrans et la relative fiabilité des claviers tactiles mettent tout le monde d’accord : le smartphone n’est pas du tout optimisé pour travailler, et seule la reconnaissance vocale permet à l’heure actuelle de conserver sa productivité sur un téléphone mobile.

Au-delà de la productivité

Les entrepreneurs le savent, la réussite d’une entreprise est également très liée à sa capacité à attirer les talents et à les fidéliser. Dans un contexte où de nombreux secteurs connaissent une pénurie de talents, parler le même langage que les nouvelles générations qui arrivent sur le marché de l’emploi est un bon calcul stratégique. Or les jeunes d’aujourd’hui ont toujours un temps d’avance en matière de technologie. Nés et élevés avec internet, ils sont connectés quasiment en continu et ont l’habitude de naviguer sans aucun obstacle sur tous les supports. Contrairement aux précédentes générations pour lesquelles les moyens technologiques mis à disposition n’étaient pas un critère prioritaire, les nouveaux arrivants ont de véritables attentes : si l’entreprise ne donne pas accès à un mode de travail totalement fluide et flexible, elle pourrait bien passer à côté des profils qu’elle recherche.

Un dernier critère (et non le moindre) à prendre en considération serait celui de la santé et du bien-être des collaborateurs : on n’y pense pas toujours, mais la combinaison clavier-souris-écran laisse beaucoup de personnes de côté au cours de leur carrière. Tout d’abord il y a les troubles musculo-squelettiques (TMS), liés à l’adoption de mauvaises postures au travail pendant des années, qui touchent les articulations et le dos et représentent non moins de 87% des maladies professionnelles en France (étude Dares, 2016). Nombreux sont ceux pouvant directement être imputés à l’utilisation répétée du clavier. Ensuite viennent les troubles liés à la lecture et l’écriture, tels que la dyslexie, ainsi que tous les handicaps (innés ou acquis) des membres supérieurs et de la vision. La technologie vocale vient balayer les obstacles qui barraient la route de ces milliers de salariés, leur rendant la productivité qu’ils avaient perdue à cause d’un équipement inadapté.

Les technologies vocales se positionnent donc comme de véritables alliées des entreprises, leur épargnant une quantité de temps colossale et leur permettant d’être totalement en ligne avec les nouveaux usages de la mobilité au travail, tout en répondant aux attentes de leurs collaborateurs. La productivité n’est pas morte, elle requiert juste de nouveaux outils et des pratiques dans l’ère du temps.