Le monde de l’entreprise subit actuellement une véritable révolution numérique. Entre l’avènement des données numériques et du big data, surviennent également des usages qui se démocratisent sur le lieu de travail. Les entreprises commencent à se rendre compte que de nouveaux moyens de communiquer font leur entrée dans le monde du travail, après s’être introduits dans le quotidien de leurs salariés, notamment à travers les smartphones et les tablettes. A travers de multiples messages vidéos et applications visuelles, cette communication s’impose de plus en plus comme la norme comme cela fut le cas pour l’ordinateur, le téléphone ou encore le fax. Des générations plus jeunes et enclines à utiliser des technologies qu’elles connaissent et utilisent, introduisent ces nouvelles technologies dans leur sphère professionnelle. Une récente étude de Frost & Sullivan portant sur les dirigeants d’entreprises a d’ailleurs montré que 58% des sociétés utilisent aujourd’hui la visioconférence au quotidien, contre 41% il y a 3 ans.
Lifesize répertorie 5 bénéfices liés à l’usage de la visioconférence dans l’entreprise comme outil concret de productivité.
1) L’email n’est plus synonyme de rapidité pour communiquer
Il est souvent émis que l’email a été introduit dans le monde du travail pour faire réaliser des économies aux entreprises. Cependant, le fax n’a jamais servi à réaliser des économies en timbres et l’email n’a pas été adopté pour faire des économies en papier. Tout n’a toujours été qu’une question de productivité. La visioconférence permet une efficacité dans les rapports entre collaborateurs. Il est plus facile grâce à la communication visuelle, notamment avec l’aide de la gestuelle et des expressions de faire passer un message, qui n’a pas la même portée qu’avec un email. L’instantanéité de la visioconférence offre un enjeu prometteur : accomplir des tâches plus rapidement et de meilleures qualités.
2) L’impact de la Génération Y sur l’entreprise
Egalement appelés les « Digital Natives », nés entre le début des années 1980 et le milieu des années 1990, cette génération caractérise des individus dont le changement digital est inscrit dans leur construction de vie : naissance d’Internet entre l’enfance et l’adolescence et explosion des nouvelles technologies entre la fin de l’adolescence et le début de l’âge adulte. Une grande affinité avec ces nouvelles technologies influence leur comportement au quotidien et se répercute dans le monde de l’entreprise. Ces personnes désormais insérées professionnellement, ont évolué entre les webcams et les applications de chat vidéo, leur donnant cette culture liée à des outils simples d’utilisation et instantanés. L’utilisation de la vidéo découle de cette culture de la rapidité dans les échanges.
3) Vers une collaboration axée sur l’utilisateur
Les employés sont constamment à la recherche de l’amélioration de leurs résultats. Afin d’atteindre leurs objectifs, ils adoptent des solutions de collaboration ad-hoc, tels que des systèmes de visioconférence, qui leur permettent de communiquer de façon instantanée. Ils sont surtout à la recherche de solutions interopérables. L’installation compliquée d’un système de visioconférence fait partie du passé. La nécessité de concentrer une équipe informatique pendant un laps de temps relativement long est révolu. La consumérisation de l’informatique et les options de libre-service qui sont caractéristiques des solutions de collaboration actuelles, permettent aux utilisateurs de choisir eux-mêmes les applications qu’ils souhaitent utiliser sur leur lieu de travail. Il est désormais plus facile de se connecter avec des utilisateurs de solutions différentes sans passer par l’installation de différentes options encombrantes.
4) La collaboration en permanence
Le monde de l’entreprise ne se limite plus à des échanges ponctuels lors de réunions. Les nombreux projets nécessitent aux différentes équipes de pouvoir interagir à tout moment entre les moments de préparations, les mises en place des réunions et autres périodes propices aux débriefings. Tout cela implique une collaboration en continu. Planifier une réunion en ligne à l’avance par exemple, permet de rapidement transformer ces échanges en conversations en temps réel, qui deviennent plus personnelles et plus ciblées. La nouvelle génération de services de visioconférence propose ainsi des espaces de travail virtuels qui sont disponibles en permanence, et où les utilisateurs ont la possibilité de se réunir à tout moment, et où qu’ils soient. Ils peuvent également collaborer et stocker des données à partager si cela leur semble pertinent.
5) Accroitre la mobilité au travail
Il est désormais établi que la mobilité au travail va de plus en plus se développer. Cela suit des tendances comme le BYOD (Bring Your Own Device) qui ont déjà entériné les frontières entre les sphères privée et professionnelle. Ainsi, les employés s’attendent maintenant à ce que toutes leurs applications professionnelles soient facilement accessibles sur leurs dispositifs mobiles. Les systèmes de visioconférence basés sur le cloud permettent une connectivité mobile pour les entreprises internationales, quel que soit le lieu où l’on se trouve, ou le réseau utilisé. Il est au final plus facile d’adapter sa vie professionnelle avec sa vie personnelle et ainsi pouvoir aménager ses horaires avec son employeur.
Grâce à cette transformation, les collaborations vidéo et en ligne sont devenues un facteur majeur de la productivité en entreprise. L’émergence des services basés sur le Cloud sont simples d’utilisation, fiables, peu coûteux et robustes. Ils permettent des collaborations audios, vidéos et en ligne, qui sont une véritable valeur ajoutée à l’entreprise pour les salariés. En effet, ils permettent de mettre en relation et d’impliquer rapidement les employés, les clients et les partenaires sans intervention du service informatique ou augmentation du budget, rendant les échanges simples et avantageux tant sur le plan économique que sur le gain de temps.