L’impression mobile: une nouvelle source de productivité pour les entreprises

Gérard de Carville, Directeur Marketing de Kyocera Document Solutions

Aujourd’hui, les tablettes et smartphones de la vie personnelle s’invitent dans le monde professionnel. Peu importe le nombre de collaborateurs ou la taille de l’entreprise, la mobilité est au cœur de toutes les organisations. On voit d’ailleurs apparaître des solutions qui permettent aux utilisateurs en situation de mobilité d’accéder à leurs documents de n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, mais également de pouvoir accéder au flux de travail de l’entreprise. Alors que les collaborateurs sont de plus en plus en demande, un grand nombre d’organisations restent encore frileuses avec ce type de pratiques. Pourtant, 75% des dirigeants d’entreprise indiquent que, à l’ère de la mobilité, l’impression joue un rôle important dans le soutien de leurs activités commerciales*. Avec des parcs de terminaux mobiles qui ne cessent de croître, l’accès facile à une imprimante devient donc indispensable. Un choix qui influe sur l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise.

Une pratique encore trop peu répandue dans les entreprises

Pendant longtemps, accéder à une imprimante n’était possible que via un ordinateur branché directement sur le périphérique ou sur le réseau de l’entreprise. L’arrivée des imprimantes Wifi et/ou Bluetooth a changé la donne en permettant à des terminaux mobiles – ordinateur, tablette ou même smartphone – d’imprimer à distance sans lien physique. Cet usage s’est d’abord développé chez les particuliers, avant que la « consumérisation » n’atteigne l’entreprise. Comme ce fut d’ailleurs le cas pour l’utilisation des smartphones. Mais, aujourd’hui encore, beaucoup d’organisations hésitent à autoriser ce genre de pratiques, que ce soit pour leurs collaborateurs ou pour leur écosystème, principalement pour des raisons techniques et de sécurité. Cela entraîne parfois une certaine frustration des salariés qui ne comprennent pas pourquoi ils ne peuvent pas avoir dans leur entreprise la même qualité de service que chez eux. Une récente étude révèle d’ailleurs que 33% des utilisateurs de smartphones souhaiteraient imprimer mais ne le peuvent pas car leur entreprise ne dispose pas de solutions adéquates.

Un réel atout pour les organisations

Il s’avère que pouvoir imprimer via un terminal mobile est un facteur d’efficacité et de productivité. Cela permet à une population de plus en plus nomade d’accéder facilement aux ressources de l’entreprise et d’imprimer des documents lorsque cela est nécessaire. C’est un service ajouté particulièrement appréciable mis à disposition de l’écosystème (clients, partenaires, visiteurs…).

Les populations concernées sont très nombreuses : le salarié qui a récupéré un document sur sa tablette ou son smartphone et souhaite l’imprimer directement sans repasser par la « case » ordinateur ; les forces commerciales qui veulent sortir un devis chez le client ; les techniciens qui vont pouvoir fournir un compte-rendu d’intervention ; des hôtels pour un besoin ponctuel (par exemple, imprimer une carte d’embarquement) ou des services publics (mairies, centres de formation…) qui exigent beaucoup de photocopies sans mettre à disposition des usagers le matériel nécessaire… Car au final, qu’il s’agisse de documents commerciaux, contractuels ou officiels, la version papier reste encore la plus simple à reproduire.

Par ailleurs, avec les nouvelles solutions proposées par certains fabricants de solutions d’impression, il est possible d’aller plus loin que la simple impression et d’accéder via son terminal mobile à une véritable solution de gestion de document. A partir de son smartphone ou de sa tablette, le salarié peut désormais indexer les documents, les partager, les archiver… Le gain est alors énorme en termes de temps et d’efficacité. D’autant que les solutions mobiles sont souvent d’un usage plus simple et intuitif que les applications informatiques, et donc sont plus rapidement maîtrisées par les collaborateurs. Bien sur, la mise en place de telles solutions répond à des exigences de sécurité car il n’est pas question d’accéder n’importe comment aux imprimantes de l’entreprise. C’est un véritable projet porté par la DSI mais qui, comme l’installation du wifi il y a quelques années, ne doit plus faire peur.

Impression mobile : bien cerner les usages

Si toutes les entreprises peuvent aujourd’hui mettre en place et autoriser l’impression via des terminaux mobiles, cette solution doit cependant être déployée dans le cadre d’un projet plus global de la gestion de la mobilité. Cela suppose de :

• Mener un audit interne

Bien définir les usages et les besoins : qui va utiliser ces solutions en interne ? Faut-il l’autoriser à tous les collaborateurs ? Quels sont les processus basés sur la mobilité et sont-ils connus par tous ? Et surtout quels sont les besoins métier ? Car si le projet est déployé par la DSI, il doit d’abord répondre aux attentes des directions opérationnelles.

• Définir le type de mobilité

S’agit il d’imprimer en étant en situation de mobilité via par exemple un PC portable lorsque l’on est chez un client ou qu’à l’inverse un visiteur souhaite se connecter à une imprimante ? Où va-t-on imprimer via un terminal mobile (donc aussi smartphone et tablette) ? Les deux solutions peuvent être communes mais cela pose différentes questions techniques et de sécurité : mise en place de drivers sur les terminaux mobiles ; imprimante dédiée pour l’externe déconnectée du réseau de l’entreprise (comme cela existe pour le Wifi…)

• L’intégrer dans un projet de la DSI

La DSI est au premier rang pour mener ce projet d’impression mobile. Il faut notamment que les logiciels soient compatibles avec les principales solutions de MDM (Mobile Device Management) déjà mises en place. C’est aussi à la DSI de définir les niveaux de sécurité et d’accessibilité des imprimantes.