Dans le passé, il suffisait de prononcer le mot achats dans l’entreprise pour qu’une majorité du personnel soit pris de panique. Et ce n’était pas étonnant car acheter des produits ou des services était un processus complexe, impliquant une montagne de paperasse, demandant beaucoup de temps et générant son lot de frustration. Mais les choses ont changé. Grâce à la technologie, les entreprises achètent aussi facilement ce dont elles ont besoin que les consommateurs. La fonction achats en devient plaisante et va l’être encore plus.
Paul Devlin, General Manager, SAP Ariba EMEA –
Transformation digitale
D’après une enquête réalisée récemment auprès de plus de 600 entreprises, les services achats consacrent en moyenne 52 % de leur temps à des tâches transactionnelles telles que la sélection des fournisseurs, la gestion des bons de commande et des contrats, le rapprochement des factures et le suivi des paiements. La plupart des services achats ont déjà automatisé au moins certaines de ces tâches mais ils sont nombreux aujourd’hui à se tourner vers les nouvelles technologies pour aller encore plus loin.
Les technologies intelligentes comme l’apprentissage automatique, l’intelligence artificielle et les capacités cognitives sont à même de rendre les achats plus intelligents et faciles que jamais. En les adoptant, les services achats peuvent réaliser leurs tâches transactionnelles bien plus vite, à moindre coût et de manière plus précise. Et surtout ils peuvent mieux fonder leurs décisions et adopter un mode de fonctionnement plus efficace, faisant une large place à la collaboration, reposant plus sur les données et qui crée de la valeur pour l’entreprise au-delà de la simple réduction des coûts.
Intelligence
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Grâce aux solutions intelligentes comme SAP Leonardo et IBM Watson, les entreprises peuvent combiner les connaissances provenant des données des achats et de leurs informations non structurées pour prédire et satisfaire les attentes des consommateurs et du marché de manière plus efficace. Elles peuvent aussi développer de nouvelles approches pour relier les gens et l’information. Toutes ces avancées vont radicalement changer leur façon d’acheter et de vendre.
Un outil digital d’aide aux achats associé à l’apprentissage automatique, par exemple, peut complètement transformer le processus de sélection des fournisseurs en facilitant des tâches comme le choix du type d’appel d’offres, l’identification des entreprises aptes à y répondre en fonction de la catégorie de produits, de la région ou du secteur d’activité et l’analyse des signaux du marché et des pressions sur les prix afin d’optimiser les résultats.
Le processus de passation de contrat peut aussi devenir plus intelligent et plus complet grâce à des applications qui identifient automatiquement les modalités et conditions applicables en fonction de la législation et de la classification des produits, décèlent des modalités similaires pour un article spécifique par domaine d’activité ou région à partir de données comparatives et suggèrent les prix optimaux à appliquer en fonction des remises quantitatives et contractuelles attendues.
Changements
La technologie a donc ouvert la voie aux achats intelligents et les entreprises qui l’empruntent peuvent réellement y trouver leur compte. Mais pour y parvenir, des changements sont nécessaires. Le service achats devra impérativement repenser ce qu’il fait et comment il le fait. Les acheteurs devront aligner plus étroitement leurs pratiques sur celles des équipes commerciales alors que leur travail va se fonder de plus en plus sur l’information produite par les outils analytiques. Et pour tout cela il faudra de nouvelles compétences en matière d’étude et d’analyse des données, de gestion des risques et de collaboration.
Résultats
La transformation digitale des achats est un parcours spécifique à chaque entreprise. Mais dans tous les cas, il démarre par l’automatisation des processus. En digitalisant des opérations comme la sélection des fournisseurs, l’établissement des commandes et la facturation, les entreprises peuvent faire en moyenne entre 10 et 15 % d’économies. Lorsqu’elles adoptent les technologies intelligentes qui permettent d’analyser en profondeur leurs données et de mieux fonder leurs décisions, elles peuvent obtenir entre 5 et 15 % d’économies supplémentaires. Et si on ajoute à cela l’efficacité qu’apporte la digitalisation, ces chiffres peuvent encore grimper.
L’intelligence dans les achats n’est pas juste un sujet de plus pour faire le buzz. En adoptant ce concept et les technologies sur lequel il repose, la fonction achats peut impulser de nouvelles pratiques plus efficaces et plus intelligentes qui changent véritablement la donne. Et c’est toute l’entreprise qui applaudira des deux mains !