La longévité de la Data : un enjeu énergétique et de compétence pour EDF

Dans le domaine du nucléaire, les infrastructures sont conçues pour au moins 40 ans, et à l’avenir plus encore. Quid alors de la connaissance associée, de la data, et de son accessibilité ? Réponses avec le projet Search Nucléaire.

La gestion de la connaissance est redevenue une priorité au sein du groupe EDF. Le déclencheur : c’est l’EPR de Flamanville. La future centrale fait régulièrement parler d’elle pour son coût et ses retards. Le rapport Folz remis au gouvernement en 2019 identifiait plusieurs des causes des dérives de l’EPR français.

Thomas Rothschild, Head of Knowledge Management pour EDF, en retient une en particulier : “une perte de compétences dans la filière nucléaire française. Or, la compétence, c’est une connaissance qu’on met en action. Il était donc important d’étudier la manière dont la connaissance circule dans l’entreprise.”

Rendre plus accessible la Data pour tous

De cette étude est né le plan Excell, comprenant notamment le projet Search Nucléaire, un moteur de recherche dédié. Compétences et connaissances sur le nucléaire concernent des milliers de salariés au sein de l’énergéticien, répartis dans différentes entités. L’organisation débouche ainsi sur un silotage et une dissémination de l’information.

“Parvenir à rendre plus accessible l’information et la pousser aux collaborateurs susceptibles d’en avoir l’utilité, même si cette donnée n’appartient pas à son entité, cela constitue un enjeu constant”, souligne l’expert.

C’était aussi un défi à relever. Le groupe EDF dispose en effet de plusieurs GED stockant de la donnée. La Data réside aussi dans un Wiki, ainsi que dans différentes plateformes de retour d’expérience. Et chacune dispose de son propre moteur de recherche, dont les performances sont variables.

Chaque base de connaissance devait donc être explorée individuellement. Un irritant pour les collaborateurs, contraints de multiplier les requêtes et d’agréger ensuite les informations remontées. Afin d’y remédier et de “faciliter l’expérience utilisateur”, EDF a donc souhaité se doter d’un moteur de recherche fédérateur, “performant”, et capable de faire des recherches plein texte.

Dans une filière sensible comme le nucléaire, la sécurité constituait également un critère critique de sélection d’une technologie. “Il ne peut pas y avoir de compromis sur la sécurité”, confirme Thomas Rothschild. Cependant, ce prérequis devait cohabiter avec une bonne ergonomie applicative.

“Le moteur, même s’il va faciliter la recherche, ne va jamais, jamais au grand jamais, donner accès à un document pour lequel l’utilisateur n’a pas les droits, lui permettant d’y accéder, voire même d’avoir connaissance de son existence”, précise-t-il.

Pour appliquer cette politique de droit, le moteur s’appuie sur les paramétrages déjà réalisés au niveau de la gestion électronique de document. Les informations sont ainsi classifiées en fonction d’un niveau de sensibilité multi-critères. Quant aux données, elles se destinent potentiellement à tous les utilisateurs du nucléaire, soit 30 à 40.000 personnes

Une expérience utilisateur inspirée du Web grand public

“Nous avons indexé des documents très spécifiques et techniques, comme des plans, consultés par les personnels en charge des interventions sur site, ou par les ingénieurs qui les réalisent dans les bureaux d’étude”, mentionne le responsable du Knowledge Management

“Mais nous avons aussi indexé un wiki répertoriant des informations plus basiques, dont un lexique (…) Même un collaborateur non technicien, aux achats ou aux RH par exemple, en contact avec les populations de la filière nucléaire, peut avoir besoin d’accéder à ce type de données », ajoute-t-il.

Afin de répondre à ce besoin d’accès, EDF s’est inspirée, en termes d’ergonomie,  des solutions et services de recherche disponibles pour le grand public (Google, Wikipedia, Linkedin, YouTube…). “Ce que nous essayons de reproduire chez EDF, c’est cet écosystème”, en commençant par le moteur.

Une application était déjà déployée au sein d’une filiale du groupe, Framatome. Lancée en 2019, la plateforme Sinequa indexait 9 millions de documents de sources hétérogènes (GED, wiki, annuaire, intranet, vidéo, catalogue de formation) dans l’entreprise. Et depuis son lancement, le moteur affichait un taux d’usage croissant.

Ces facteurs, confirmés par des benchmarks, ont donc encouragé l’adoption de cette solution pour le projet Search Nucléaire. Les recherches s’effectuent aussi bien depuis une page dédiée que via l’intranet d’EDF. L’ouverture du moteur au niveau groupe a été opérée en octobre 2022 après une période consacrée à l’analyse de sécurité et à l’indexation.

Une phase de test auprès d’utilisateurs potentiels a aussi été menée en amont afin d’éprouver les performances et le mode d’affichage des documents, notamment en prévisualisation. Cette dernière fonctionnalité était d’ailleurs critique pour le succès du projet. Elle permet, sans ouvrir un lien depuis le système source, de prévisualiser en l’espace de quelques secondes des documents.

La valeur des métadonnées combinée à la recherche plein texte

En étape préliminaire, EDF a aussi travaillé sur les métadonnées, même si la technologie Sinequa et la recherche plein texte ne le nécessitaient pas. “Pour autant, et c’est ma conviction, les métadonnées apportent toujours de la valeur”, justifie le responsable projet.

Et cela vaut en particulier pour les vocables associés à des infrastructures dont la durée de vie est de plusieurs décennies – et dont l’ambition est d’en étendre encore la durée de vie. “Il y a un effort à conduire. Même si les bases de connaissance que nous indexons n’ont pas le même vocabulaire, parvenir à trouver un vocabulaire commun est important dans l’interface de recherche pour ne pas perdre l’utilisateur.” 

“Effet secondaire” de la mise en place d’un moteur de recherche multi-source, EDF mène parallèlement un travail d’harmonisation du vocabulaire métier entre les différentes bases de données et entités du groupe.

Le moteur embarque pour le moment un dictionnaire simple comprenant une liste définie en début de projet. Une recherche sur le terme ‘GV’ permettra ainsi de récupérer les résultats sur le mot GV, mais aussi d’autres termes comme ‘Générateur de vapeur’. Un travail sur le dictionnaire et des ontologies (relations entre les objets) est prévu à l’avenir. Fin décembre 2022, Search Nucléaire comptait 7.000 utilisateurs uniques pour environ 63.000 requêtes. Un bilan encourageant ? “Nous n’avons pas fixé d’objectif chiffré. Notre ambition, c’est avant tout de faciliter la vie des utilisateurs”, déclare Thomas Rothschild. L’équipe projet attend les résultats de la première enquête utilisateurs et ses verbatims pour évaluer l’expérience.

L’enjeu est aussi de faire connaître le moteur en interne. Une communication à ce sens a été réalisée localement par les différentes entités de la filière nucléaire d’EDF (intranet, courriels, webinaires…). “Nous comptons aussi sur le bouche-à-oreille”, indique le pilote du moteur, qui mise sur l’interface épurée et les codes de la recherche sur Internet pour favoriser l’appropriation.

La techno au service de la connaissance et de son partage

En attendant les résultats de l’enquête utilisateurs, Search Nucléaire se prépare déjà à des évolutions, dont l’indexation de nouvelles sources “afin d’augmenter le périmètre de recherche.” Des fonctionnalités sont aussi envisagées, mais leur déploiement est conditionné “aux retours pour confirmer nos intuitions.”   

Mais malgré la dimension informatique, le moteur constitue avant tout “un axe majeur dans le développement des compétences”, servant une finalité métier. Le Search n’est en outre pas le seul volet du plan, dont d’autres tirent profit aussi des technologies comme facilitateurs. Ainsi, un wiki du nucléaire commun a été mis en place dans le groupe.

En matière de Knowledge Management, EDF prévoit aussi de promouvoir les communautés de pratique destinées à permettre aux professionnels de partager des expériences et de construire une base de connaissances commune.

De telles communautés existent déjà sur des sujets clés dans le nucléaire, comme la robinetterie, et parfois depuis des dizaines d’années. “Les communautés de pratique est un concept né avec les plateformes sur Internet [Ndlr : dont MS Teams exploité au sein d’EDF], même si à l’origine elles ont émergé avec des outils plus simples, par exemple un mail générique.”

“En Knowledge Management, on parle souvent des outils à la fin. C’est avant tout des méthodes. C’est notamment réussir à favoriser les contacts entre les personnes”, conclut Thomas Rothschild.