Mathilde Roussel – Enterprise Content Management : transformer le chaos en productivité

Mathilde Roussel, Responsable Marketing et Communication chez Comarch

A travers un livre blanc réalisé en partenariat avec IDC, Comarch a souhaité étudier le rôle essentiel joué par les solutions de gestion de contenu d’entreprise. Cette étude met en lumière les principaux facteurs derrière l’adoption de ces solutions et identifie les avantages associés à leur implémentation. Une étude réalisée auprès de 150 décisionnaires, responsables et dirigeants de moyenne et grandes entreprises en Pologne, Allemagne et France.

Les entreprises doivent faire face à une quantité croissante d’informations. Cette prolifération de données dépasse les capacités des infrastructures informatiques traditionnelles et représente un important problème de gestion pour les utilisateurs informatiques. Un fait qui nous amène à nous demander, quels sont les besoins des entreprises et leurs réelles priorités? De quelles manières peuvent-ils optimiser l’exploitation des solutions ECM et la manière de faire face au flot croissant d’informations non structurées au cours des années à venir ?

La solution ECM est une solution logicielle essentielle qui permet aux entreprises de résoudre le défi de l’augmentation rapide des volumes d’informations dans différents formats, et ce, en créant, organisant, stockant et gérant les informations connexes. La vision de l’ECM apparaît comme différente selon le spectre de l’entreprise ou celui de l’utilisateur final.

Les entreprises se basent de plus en plus sur les informations comme principale ressource de leur chaine de valeur.

Selon le sondage IDC, les 3 priorités pour les dirigeants et DSI des entreprises sont :
–          améliorer la collaboration interne (74%)
–          améliorer la sécurité et réduire les risques (73%)
–          améliorer la productivité et réduire les coûts organisationnels (68%)

La capacité à fusionner les informations devient indispensable pour les entreprises qui souhaitent mieux exploiter les connaissances, mais également stimuler la productivité des employés.

Parallèlement, les résultats du sondage réalisé par IDC auprès des utilisateurs finaux indiquent que les solutions ECM englobent un certain nombre de fonctionnalités concrètes: la capture de contenu papier au sein de l’environnement professionnel (79%), l’archivage sécurisé (57%) et la recherche (55%). Le principal facteur de déploiement d’un système ECM est la gestion centralisée du contenu et des documents.

Cependant la majorité des sondés (52%) ont avoué que le principal obstacle à l’implémentation d’une solution ECM était la résistance parmi les utilisateurs ou unités opérationnelles. Il existe un vrai problème d’adaptions des utilisateurs aux nouveaux logiciels mais surtout aux changements en général dans l’entreprise.

Chacune des parties se raccordent sur les avantages et retours sur investissement de l’adoption d’une solution ECM. Tous les participants au sondage ont déclaré avoir fait des économies avec la solution ECM- de 10 à 40% d’économies.

Elles sont principalement réalisées par 3 améliorations :
–          des opérations (impression, énergie, transport, coûts postaux)
–          d’efficacité des employés (réduction du temps nécessaire à l’exécution de diverses activités)
–          des équipements (réduction du nombre de dispositifs d’impression, de serveurs, etc.

Elle est rendue possible par la suppression des coûts opérationnels, la mise en place d’un ensemble optimal de dispositifs de sortie d’impression de documents et la priorité donnée à l’adoption de processus sans papier, éliminant ainsi toute inefficacité liée à la circulation de documents papier.

Outre les économies réalisées, les utilisateurs ont cité de nombreux avantage liés au respect de l’environnement, à l’augmentation de la transparence et à l’amélioration du contrôle des coûts, au meilleur partage des connaissances, à la meilleure satisfaction client, à la mise sur le marché plus rapide et à la meilleure qualité des produits et services.

Avec le temps les solutions ECM deviendront aussi importantes que les systèmes ERP. Elles permettent non seulement aux entreprises de gérer les informations de manière efficace, mais également d’intégrer les informations d’autres systèmes informatiques essentiels pour les entreprises tels que les systèmes ERP, de gestion de la chaîne logistique (SCM), de gestion de la relation client, etc.

Les entreprises doivent plus que jamais analyser leurs informations et leur infrastructure de processus métier pour pouvoir rationaliser leurs processus internes et fournir à leurs professionnels de l’information les outils permettant de gérer les processus de workflow de manière plus efficace. Un système ECM est une solution éprouvée permettant de 

relever tous les défis, de la capture de contenu à la gestion des sorties vers divers supports, en passant par la gestion efficace de contenu et la création de référentiels de contenu de partage des connaissances. L’ensemble du cycle de vie des informations de l’entreprise est ainsi pris en compte.

Toutefois, les utilisateurs finaux doivent être prudent lorsqu’ils choisissent un prestataire ECM, le processus d’implémentation étant long et complexe. Les départements informatiques de la plupart des entreprises peuvent ne pas disposer des capacités et des connaissances suffisantes pour déployer et exécuter de tels systèmes, et ce, de manière aussi efficace que les fournisseurs de solutions ECM. Après tout, les résultats du sondage réalisé par IDC indiquent clairement que ces fournisseurs jouent un rôle central en aidant l’entreprise à sélectionner les composants logiciels appropriés, à intégrer la solution sélectionnée aux processus métier existants et à former les utilisateurs à exécuter en douceur le système récemment déployé. Transformer le chaos en productivité requiert d’importants investissements en termes de temps et de ressources, mais cela en vaut largement la peine.