PSA embraye sur le records management

BONUS DE L’ÉTÉ :

Face au développement exponentiel de ses archives physiques et électroniques, le constructeur a lancé un projet d’envergure, associant à son progiciel d’archivage électronique en place, un module de gestion des records. Cette démarche a donné naissance au système d’archivage entreprise (SAE).

En février 2013, PSA Peugeot Citroën a démarré le déploiement de l’archivage des documents du « dossier de sécurité » pour un nouveau projet de véhicule. C’est le troisième « grand projet stratégique prioritaire » du nouveau système d’archivage entreprise (SAE) du constructeur. « Cela représente entre 1 000 et 5 000 documents électroniques sur les spécifications de fonctionnement du véhicule, déclare Pierre Nalin, records manager chez le constructeur. Le résultat de ce test de trois mois sera déterminant pour l’extension du processus à l’ensemble des nouveaux modèles de la gamme PSA. »

Le SAE est, en effet, « une affaire qui roule ». A vocation mondiale, sa mise en oeuvre a débuté en mars 2011. « Nous avons ressenti le besoin de construire un système d’archivage global centralisé, utilisant des nouvelles technologies et permettant de travailler de façon moderne », poursuit le dirigeant. En fait, le groupe souhaitait capitaliser sur le système en place, tout en l’optimisant grâce au records management (RM). Cette technologie permet de déterminer dans chaque processus métier quels sont les « records », c’est-à-dire les documents engageant la responsabilité de l’entreprise.

Au total, une trentaine de collaborateurs ont été mobilisés en interne, pour un équivalent temps plein d’une dizaine de personnes. Un calendrier de lancement, bâti autour de trois projets stratégiques, est élaboré, ainsi que la feuille de route technique. En janvier 2012, le premier projet est lancé. PSA démarre « l’archivage physique » des documents de ses dizaines d’entités, situées en région parisienne. « Ces documents étaient auparavant conservés chez un prestataire extérieur à Chartres, précise Pierre Nalin. Nous avons repris cette activité dans le SAE. Nous gérons désormais la logistique de ces archives, composées de documents de comptabilité, gestion RH, relation clientèle, direction juridique… » Soit un volume de 450 000 « boîtes » que PSA va verser dans son système, à raison de trente mille par an. Le deuxième projet suit : il concerne les « archives des documents logistiques d’approvisionnement des usines » du groupe en Russie.

Choix d’un progiciel du marché

Pour autant, le groupe n’est pas parti de zéro dans cette démarche. Depuis quatorze ans, il possède un système d’archivage classique, basé sur le logiciel Folders de l’éditeur suisse RSD, qui gère plusieurs centaines de milliers de documents électroniques. « Folders ne permet d’archiver que les documents sériels, comme les factures, commandes, bulletins de paie. Il ne répondait pas aux exigences et aux fonctionnalités complexes d’un système de records management, telles que la gestion des règles de conservation, le cycle de vie et le plan de classement, explique Yves Sarazin, chef de projet utilisateur SAE. Nous avons donc capitalisé sur Folders en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités tout au long du processus d’archivage et du cycle de vie, depuis l’acquisition de l’information jusqu’à la fin de vie des archives. » Une approche qui a, par ailleurs, favorisé l’optimisation des coûts du projet.

Dans ce processus, la réflexion en amont a été menée indépendamment de l’existant. « Nous avons travaillé sur l’architecture à structurer. Nous devions être certains qu’elle pilote bien Folders, explique Yves Sarazin. Or, quand nous avons revu notre prestataire RSD, ils lançaient sur le marché un logiciel de records management, RSD Glass. Voulant aller vite sans faire de développements en interne, nous avons décidé d’opter pour un progiciel du marché et choisi leur solution. » Pour définir ses exigences de conservation, PSA s’est appuyé sur un réseau interne d’une centaine d’experts, juristes et référents métiers. Après cette phase d’étude et d’analyse sur les processus de l’entreprise et la définition des référentiels, la nouvelle plate-forme de gouvernance de l’information est entrée en fonctionnement en juin 2011. Sur ce logiciel RSD Glass, l’éditeur a, notamment, développé un module spécifique « archivage papier ».

Aujourd’hui, en deçà des trois projets « leaders » de la feuille de route d’origine, de nombreuses demandes commencent à émaner de tous les horizons du groupe. Elles sont traitées au fil de l’eau par les initiateurs du SAE suivant deux axes : « Les documents à fort enjeu sont archivés et sécurisés dans le cadre du projet, tandis que les initiatives de rénovation des systèmes d’information, ayant une composante d’archivage, doivent nous solliciter », conclut Yves Sarazin.

Rayonnages d’archives de PSA. Près de 450 000 boîtes à verser dans son système.

Un archivage structuré et homogène

Le records management (RM) assure la gestion du cycle vie des documents « engageants » (anonymisation, indexation, sécurisation, conservation, destruction…), en fonction de la réglementation qui leur est rattachée. Le RM contribue également à la gestion des risques de l’entreprise, en identifiant les informations dont la disparition serait préjudiciable, pour des raisons juridiques ou métier. Il s’attache au contenu des documents, plutôt qu’à leur localisation.

Photos : Direction de la communication Peugeot- Pierre Nalin/PSA

Cet article est extrait du n°2 d’Alliancy le mag – Découvrir l’intégralité du magazine