La licorne* française en devenir, Doctolib, choisit Workday pour gérer en partie ses ressources humaines. L’occasion pour l’éditeur américain d’inviter Matthieu Birach, Chief People Officer du leader français de la prise de RDV médicaux, à échanger sur l’importance d’un tel outil à l’heure du tout-numérique.
Après cinq ans dans le secteur des fusions-acquisitions et deux ans en tant que directeur général d’une foodtech européenne (Take Eat Easy), Matthieu Birach a rejoint Doctolib en 2016, d’abord en charge des opérations internationales avant d’être nommé « Chief People Officer » (« pour embarquer les gens ! ») du groupe et d’en intégrer le comité de direction. DR
D’une dizaine de salariés à sa création il y a six ans, à 850 collaborateurs environ aujourd’hui, Doctolib mène bon train ! D’ici deux à trois ans, la société envisage même de recruter plus de 1 000 personnes, en vue de son fort déploiement envisagé à l’international… On ne l’arrête plus.
Matthieu Birach, Chief People Officer de Doctolib, doit donc savoir gérer en parallèle (avec ses équipes d’une cinquantaine de personnes), des recrutements et des intégrations… massifs et continus. D’où l’importance pour Doctolib de s’équiper aujourd’hui de nouvelles solutions de gestion des talents et RH au sens large, en choisissant Workday, comme d’autres solutions.
« Cette croissance et hyper-croissance impose un management RH important », explique le dirigeant, qui rappelle les particularités du leader français de la prise de RDV médicaux « de vouloir porter un vrai projet d’entreprise et devenir le leader incontesté dans son secteur, avec toujours les mêmes valeurs humanistes ».
Vis-à-vis des talents, les challenges sont donc multiples : « Comment on les attire… on les accueille… on les intègre… on les motive… on les forme ? En trois ans, Doctolib est passé de 200 à plus de 800 personnes, rappelle-t-il, pour atteindre les 1 000 salariés en fin d’année. Il nous fallait de nouveaux outils pour conserver notre agilité et plus d’efficacité opérationnelle. » L’acquisition l’an dernier de MonDocteur en a surtout été le déclencheur, quand il a fallu intégrer d’un coup 150 collaborateurs…
En matière d’intégration par exemple (entre 40 et 50 personnes par mois + les mobilités), la société dispose de sa « Doctolib Académie », un programme de formation à l’entrée pour tout nouvel arrivant d’une durée de deux semaines, période durant laquelle la principale mission (« améliorer le quotidien des patients et professionnels de santé ») et les valeurs (Spaah**) de l’entreprise sont rappelées, comme sont détaillées ses méthodes agiles et collaboratives de travail.
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Le groupe souhaite également former les talents qu’il ne trouve pas sur le marché, comme il cherche à monter en compétences le plus rapidement possible ses collaborateurs en place. La mobilité interne est donc facilitée et encouragée, les équipes sont petites et pilotées par de jeunes managers qui ne demandent qu’à évoluer. Chacun a ainsi la liberté de construire sa carrière en fonction de ses objectifs. De fait, le pouvoir s’est en partie inversé… « Aujourd’hui, les meilleurs candidats choisissent leur entreprise, d’où l’importance de savoir les motiver sur le long terme », précise-t-il. Une étape qui passe obligatoirement par de la formation interne (langue, nouvelles technologies, management…) et la définition de parcours de carrière très rapidement. « Les gens ont besoin de se construire une carrière, reconnaît Matthieu Birach, il leur faut une vision à un an, à trois ans… A nous de les accompagner et de bien connaître nos équipes. »
Si cette vision RH existe à court et moyen terme, la volonté chez Doctolib est surtout d’y aller par étapes en regardant dans le détail toutes les solutions logicielles proposées par le marché. « En plus de l’agilité et de l’évolutivité d’une solution du fait de notre internationalisation, nous cherchons d’abord la meilleure expérience utilisateur de bout en bout », insiste-t-il.
L’accompagnement d’un intégrateur indispensable
Une première brique Workday a été implémentée cette année en 3-4 mois : elle inclut toutes les informations classiques sur les collaborateurs (identité, situation, salaires, évolution…), dont la moyenne d’âge est de 28 ans. « Cela a surtout permis une uniformisation des données, une vision complète de l’organisation et facilitera la gestion des campagnes d’augmentation, que l’entreprise mène deux fois par an pour différentes équipes. »
En ce sens, la solution de Workday apporte nativement des fonctions d’analyse décisionnelle pour tous les processus grâce aux multiples indicateurs proposés. L’utilisateur peut évidemment piloter le nombre de recrutements par poste, par région, par typologie de profils… et comparer les rémunérations ; tout comme il peut adapter ses critères en fonction de la diversité souhaitée !
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Une deuxième brique a été ajoutée d’interfaçage entre Workday et le logiciel de paie (ADP). Une troisième le sera prochainement et concernera la formation et le management de la performance. D’autres solutions existantes chez Doctolib (de Talent Management et pour le recrutement) devront également évoluer, mais aucune décision n’est prise pour l’instant.
Si le déploiement de ces premières briques s’est fait très rapidement, tout n’a pas pour autant été facile. « Ce n’est pas un déploiement léger, reconnaît Matthieu Birach. Il faut être accompagné [ce fut EverB dans leur cas] et monter une équipe projet en interne. C’est un changement des usages conséquent pour tous les managers. Cela nécessite de la formation si on veut du côté RH disposer d’un outil renseigné au mieux et en continu. » Un expert Workday vient d’ailleurs d’être recruté en interne pour suivre cette problématique.
Sous peu, Doctolib aménagera dans de nouveaux locaux à Levallois-Perret. Un déménagement indispensable au vu de l’hyper-croissance. « Nous avons travaillé avec les équipes pour imaginer les espaces, raconte-t-il. Il y aura beaucoup de salles projets, de différentes tailles, où l’on pourra même écrire au mur par exemple. Nous souhaitons aussi mélanger les équipes, qui passeront un tiers de leur temps avec les autres et deux tiers avec leurs collègues habituels… », sachant que chez Doctolib, tout est dans le Test & Learn, quitte à se réadapter si ce n’est pas convaincant.
* Le terme « licorne » est utilisé pour désigner une start-up, originellement de la Silicon Valley, valorisée à plus d’un milliard de dollars.
** SPAAH : Service (fournir un service hors du commun) ; Passion (prendre toujours du plaisir) ; Ambition (n’avoir aucune limite) ; Attaque (être déterminé, réussir par la porte ou par la fenêtre) et Humilité (être à l’écoute et se remettre en question).
Workday parmi les grands éditeurs RH
Les éditeurs, dédiés à la gestion des talents « en mode cloud », ne sont pas si nombreux… Les leaders internationaux et multilingues (Workday, SuccessFactors/SAP et Oracle) commencent à peine à être challengés par d’autres sociétés comme Cornerstone, Talentsoft ou Cegid. Fondé en 2005 par deux anciens de PeopleSoft après l’OPA hostile lancée sur ce dernier par Oracle, Workday poursuit depuis une belle croissance. Le groupe compte aujourd’hui près de 10 000 collaborateurs dans le monde, dont plus de 1 800 en Europe. En France, des groupes comme Sanofi, Airbus, Chanel, Lyreco, La Mutuelle Générale, Pernod Ricard, Aviva, Thales, GFK, Nissan… mais aussi des pépites comme Webedia, Blablacar et, aujourd’hui, Doctolib en sont les références ! Sa force ? La plateforme de Workday est particulièrement adaptée à un usage collaboratif comme en situation de mobilité, sur smartphone ou tablette… avec un utilisateur toujours placé au centre. Elle dispose également d’un module de gestion comptable et financière et un autre transversal de planification en parallèle de son SIRH, sachant que l’IA et ses algorithmes et l’automatisation font désormais partie intégrante de ses différentes offres. Workday a racheté plusieurs solutions (Platfora, UpShot, Skip.io…) et travaille en partenariat avec AWS, Google ou IBM Watson… En France, l’éditeur américain travaille avec différents intégrateurs, dont Accenture, Deloitte, Capgemini, KPMG, everBe/Mercer, HR Path, NGA… Récemment, le groupe a réaffirmé son ambition d’atteindre les 10 milliards de dollars de chiffre d’affaires au niveau mondial à horizon 2024.
En cinq ans, Doctolib est devenu le premier service de e-santé en Europe avec :
- 85 000 professionnels et 1 700 établissements de santé partenaires ;
- Déployée progressivement depuis avril 2017 dans 30 hôpitaux (sur 32 éligibles) de l’AP-HP, la solution Doctolib a occasionné plus de 170 000 prises de RDV en ligne, soit environ 4 % des 4 millions de consultations de l’AP-HP.
- 40 millions de visites de patients par mois sur ses sites et applications mobiles ;
- 850 collaborateurs répartis dans une quarantaine de villes en France et en Allemagne (où il est présent depuis septembre 2016), dont 200 à 250 managers. Actuellement, le groupe mène des études pour se lancer éventuellement sur une quinzaine d’autres marchés au niveau mondial (réponse en 2020).