[Tribune] Comment réussir son projet de dématérialisation de factures ?

Pour Laurence Nentas, Directrice Marketing et Communication chez Toshiba TFIS, plusieurs facteurs sont essentiels à la bonne conduite d’un projet de dématérialisation de factures : analyse de l’existant, identification des besoins, adaptation aux évolutions réglementaires, évaluation du retour sur investissement et identification des bonnes compétences.

Cartographier les processus de gestion des factures entrantes et sortantes

L’analyse de l’existant constitue une étape préalable et indispensable pour mener à bien tout projet de dématérialisation de factures. Il convient d’y consacrer le temps nécessaire, de manière à éviter les dérives, les erreurs ou d’oublier de couvrir certains processus. Le risque est, en effet, d’implémenter une solution qui ne corresponde pas aux processus existants, très souvent spécifiques en fonction de l’organisation, de ses métiers, de ses workflows et de ses manières de travailler.

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Il faut pour cela s’intéresser aux processus déjà en place afin d’aboutir à un traitement dématérialisé de bout en bout, sans rupture (pas d’impression, pas de ressaisie manuelle d’une information, etc.). Mais ce n’est pas tout, le système informatique, les compétences humaines et les particularités organisationnelle et stratégique de l’entreprise doivent elles aussi être prises en compte pour parvenir à identifier le processus de dématérialisation idéal.  

Cela permettra de mettre en lumière le potentiel d’efficacité et d’efficience des processus et workflows. Car un processus peut être efficace, pour traiter une facture par exemple, mais peu efficient, si trop de ressources y sont consacrées. Un alignement entre l’efficacité et l’efficience est donc nécessaire, ce que permet de vérifier l’audit des processus. On peut également utiliser le Process Mining, approche qui permet de visualiser le déroulement réel de l’exécution d’un processus (digitalisé ou non), à partir des données produites pendant sa réalisation dans les applications, de manière à obtenir une cartographie exhaustive des usages réels.

Intégrer les aspects réglementaires et fiscaux

La réglementation incite de plus en plus à la dématérialisation des factures. La dématérialisation de factures est inscrite, en France, dans la loi de finances 2020, qui oblige les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures électroniques. Cette obligation, dont l’objectif principal est de moderniser la collecte et le contrôle de la TVA, entrera en vigueur de manière progressive, selon la taille des entreprises, entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.  

Autre avancée dans ce domaine : la norme européenne Factur-X, publiée en 2017. La Commission européenne estime que passer des factures papier aux factures électroniques permettrait d’économiser quelques 240 milliards d’euros sur six ans. La norme Factur-X définit les éléments d’information essentiels qu’une facture électronique doit contenir pour assurer le respect de la législation (y compris fiscale) et permettre l’interopérabilité dans les secteurs privés et publics. Elle précise en particulier les concepts de base d’une facture, les processus métiers et les fonctionnalités pris en charge, ainsi que les spécifications d’usage de la facture.

La prise en compte et l’anticipation de l’évolution des réglementations est indispensable, car elle a des conséquences à trois niveaux : sur les processus (garantie de traçabilité), sur les technologies, par exemple de sécurité (signature électronique) et de stockage (pour assurer la piste d’audit fiable) et sur la solution mise en place pour dématérialiser les factures, qui doit être capable d’intégrer toutes les obligations réglementaires à moindre coût.

Estimer le ROI en fonction de quatre critères

L’exercice du calcul du ROI est plus difficile qu’il n’y paraît et se contenter de mesurer les coûts et les gains directs reste très insuffisant. En effet, pour bien évaluer les bénéfices, il convient de prendre en compte quatre types de coûts de traitement des factures, que la dématérialisation va contribuer à réduire, voire à éliminer complètement :

– Les coûts directs pour les factures sortantes (papier, impression et consommables, affranchissement, enveloppes…).

– Les coûts indirects, notamment les rémunérations globales des personnels en charge du traitement des factures, et la monétisation du temps passé à ouvrir les courriers, horodater les factures, supprimer les agrafes, séparer la facture de son courrier d’accompagnement, trier et mettre en lots les factures, les numériser et répertorier les fichiers…

– Les coûts cachés immatériels, souvent négligés (temps de saisie des factures, coût de stockage des documents papier, perte de temps en validation, relances et en recherche de documents, impact environnemental…).

– Les coûts subjectifs, encore plus souvent ignorés (démotivation des collaborateurs, absentéisme, perte de productivité, image de marque de l’entreprise…).

Quantifier ces éléments est bien sûr délicat pour la plupart des entreprises, en l’absence de données exhaustives et/ou fiables. Mais, en partant d’hypothèses réalistes pour réaliser le bilan coûts/bénéfices et estimer un ROI, on constatera que la dématérialisation de factures apparaît comme l’un des meilleurs investissements pour une entreprise qui veut conjuguer réduction des coûts, innovation, sécurité, agilité et performance.

Grâce à ces trois grandes étapes, et à l’accompagnement de spécialistes externes spécialistes du sujet, les entreprises peuvent sereinement passer à l’ère du 100% numérique et profiter pleinement des avantages de la dématérialisation.