La direction des Ressources Humaines est aujourd’hui au premier plan pour accompagner la transformation digitale de l’entreprise et de ses métiers. Elle est elle-même, en parallèle, en train de se digitaliser : nouvelles pratiques, nouvelles compétences et nouveaux outils, notamment avec l’émergence récente de l’Intelligence Artificielle et des « robots », appuyés par les technologies et capacités du « Big Data ». Dès lors, comment les professionnels RH peuvent-ils tirer parti de ces « intelligences artificielles » pour accompagner au mieux la transformation de leur fonction et plus globalement celle de l’entreprise ?
Véronique Montamat, Directrice Marketing et Communication de Sopra HR Software
L’émergence d’une typologie de robots dotés d’une Intelligence Artificielle
Le grand public connait déjà les robots conversationnels ou « chatbots ». Ces assistants virtuels, ou agents conversationnels, sont dotés d’une intelligence artificielle. Ils accompagnent de plus en plus souvent nos usages quotidiens, qu’il s’agisse de formuler une demande sur des sites web ou d’utiliser les applications de nos smartphones. L’entreprise n’échappera pas à« ces chatbots ». Une fois à son bureau, il suffira au collaborateur d’ouvrir une fenêtre de dialogue de son smartphone, pour dialoguer en langage naturel avec un « chatbot » RH. Par exemple, ce dernier peut lui apporter instantanément un premier niveau de réponse sur une question liée à ses droits à congés et, si besoin, enchaîner directement sur des actions simples, comme créer une demande de congés dans le système.
Les robots pour gérer les tâches automatisées de back office RH
Il existe d’autres familles de robots, non conversationnels. Bien que n’étant pas en interaction ou en dialogue avec les utilisateurs comme les « chatbots », ces robots intègrent également l’Intelligence Artificielle. Ayant perçu tous leurs avantages pour des opérations de type « back office », le domaine des Ressources Humaines commence à s’en saisir. L’objectif recherché est de renforcer l’automatisation des tâches purement opérationnelles pour optimiser le temps des gestionnaires RH : c’est la « RPA » ou « Robot Process Automation ». Celle-ci permet d’introduire les algorithmes au sein même des systèmes informatiques qui utilisent les capacités du « Machine Learning ». Ces assistants d’un nouveau genre n’ont pas leur pareil pour gérer des tâches administratives et routinières, telles que le traitement de volumes d’informations gigantesques, provenant de sources variées et avec des contraintes d’immédiateté importantes. Ils apportent notamment une aide dans la gestion de processus cycliques et structurés par des contraintes réglementaires.
Intelligence artificielle et intelligence humaine : trouver le bon curseur
Aujourd’hui, le défi posé à la fonction RH est de trouver le bon curseur entre intelligence artificielle et intelligence humaine. Comment – et jusqu’où – tirer parti des potentialités des robots pour gagner en rapidité et efficacité, tout en utilisant les capacités humaines, de décision et de contrôle ? Tout en gardant la maîtrise de la validation finale et la possibilité de traiter eux-mêmes des points très spécifiques, les professionnels de la fonction RH pourront bénéficier de l’aide de robots « intelligents » pour une efficience décuplée. Ainsi, on pourra parler de « RH augmentée »… Elle permet, par exemple, à des robots de venir en soutien aux Gestionnaires RH, dans un des domaines les plus chronophages de la fonction RH : la gestion des déclarations sociales. Avec la DSN, la nouvelle Déclaration Sociale Nominative, totalement dématérialisée, la mission de la fonction RH évolue vers plus de supervision et de pilotage.
Une mise en pratique grandeur nature : les robots au service de la Déclaration Sociale Nominative
Depuis le 1er Janvier 2017, une nouvelle déclaration simplifiée, la Déclaration Sociale Nominative, a été généralisée à toutes les entreprises. Elle remplace l’ensemble des déclarations périodiques ou événementielles habituelles. Cette déclaration concerne un aspect extrêmement complexe et engageant de la fonction RH, où les notions de sécurité, de conformité et de qualité des données déclarées sont critiques. Illustrant l’efficace dosage entre intelligence artificielle et intelligence humaine, de nouvelles solutions, avec la puissance des algorithmes, peuvent dès à présent aider les professionnels RH à optimiser leur temps sur la gestion déclarative. Les robots se chargent d’une grande partie des tâches répétitives à faible valeur ajoutée et de l’automatisation des contrôles et des audits. Les professionnels RH disposent ainsi d’informations prétraitées, de notifications et d’alertes ciblées. Ils peuvent donc concentrer leur expertise sur les vérifications prioritaires et sur les décisions urgentes.
La fonction RH, soutenue par les robots intelligents est aujourd’hui en mesure de se libérer de certaines tâches administratives chronophages et d’optimiser sa performance. Ainsi « augmentée », elle peut se concentrer sur les éléments humains de sa mission et l’accompagnement des défis de transformation de l’entreprise.