Pour gagner en agilité, Webedia adopte les solutions Workday HCM, Financial Management et Payroll

Un besoin urgent d’uniformisation des process

Depuis sa création en 2007, le groupe Webedia a connu une croissance constante donnant lieu à de nombreuses acquisitions. Dès lors, le groupe était composé de 32 entités distinctes et de taille différentes (d’une dizaine à 800 collaborateurs par société). Dans ce contexte, le pilotage des activités du groupe devenait complexe :

La gestion financière était gérée à moitié par les comptables du groupe et l’autre par des experts comptables externes engagés par les entrepreneurs des diverses sociétés composant Webedia. Cela posait de nombreux problèmes de délais et de reporting, les attentes et processus n’étant pas les mêmes entre un grand groupe et une petite entreprise.

Concernant la paie, l’outil utilisé posait des difficultés car il était sous-dimensionné par rapport aux besoins du groupe. L’outil, conçu pour gérer 500 paies, était peu adapté pour les 1200 collaborateurs que comptait Webedia en 2018. Résultat, le logiciel était souvent saturé par le trop plein de calculs engagés.

Enfin, au regard de la croissance exponentielle du groupe, la nécessité de simplifier les processus RH et de renforcer les recrutements s’est naturellement imposée.

Pour faire face à ces trois problématiques, le groupe Webedia décide dès mars 2018 de faire appel aux solutions HCM, Paie et Finance de Workday afin d’harmoniser les processus de l’ensemble de l’entreprise.

Une solution unique pour l’ensemble des processus de l’entreprise

« Nous avions besoin d'un système capable d'innover en continu et d'unifier les processus métier de l'ensemble de l'organisation, tout en nous offrant une visibilité claire et une structure agile pour bien intégrer les nouvelles acquisitions », précise Franck Haiblé, Project Manager chez Webedia en charge de l’implantation des solutions Workday, avant d’ajouter : « Workday était l’un des rares éditeurs capable de répondre à l’ensemble de nos problématiques grâce à une solution unifiée et globale qui nous permet de gérer dans un même outil les RH, la paie et la finance. »

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L’objectif d’harmonisation des structures est alors pleinement atteint : « On est passé d’une multitude de sociétés avec très peu de process à une vraie entité globale, plus uniformisée. Grâce à un seul système, avec une source unique de données, nos services Finance, RH et Paie peuvent désormais collaborer, ce qui nous offre une vision beaucoup plus claire de l’entreprise », confirme Franck Haiblé.

Un outil capable d’accompagner la croissance de l’entreprise

De plus, grâce à son modèle SaaS, Workday présentait l’avantage d’être en capacité d’accompagner la croissance du groupe, sans montées de versions onéreuses : « C’est un outil qui peut gérer tous nos besoins, sans paramétrage, ni limite de version », ajouté Franck Haiblé. « L’outil peut suivre notre développement : qu’on soit 1000 ou 10 000 collaborateurs, le même outil suffit ! ».

Autre point décisif selon Franck Haiblé, le cloud : « Comme notre entreprise propose aussi des services SaaS, bénéficier d’une plateforme cloud nous correspondait totalement. Les solutions sont accessibles partout et par n’importe quels appareils sans obligation de VPN ».

Un passage au télétravail sans friction

Les solutions sont pleinement opérationnelles au sein de Webedia depuis janvier 2019. A l’heure de la crise sanitaire, le choix de dématérialiser les processus avec Workday s’est avéré particulièrement payant pour élaborer rapidement un plan de continuité d’activité efficace. « Côté paie par exemple, nous n’aurions pas pu nous en sortir sans cette solution. Rien que la configuration du chômage partiel et du télétravail aurait été impossible avec l’ancien outil et ses 32 paramétrages nécessaires. », précise Franck Haiblé. « Les équipes en télétravail ont pu facilement piloter à distance la gestion de la paie. Qu’il s’agisse de la paie, des RH ou de la gestion de la finance, les missions auraient été autrement plus complexes si nos collaborateurs avaient dû se rendre sur site quotidiennement. »

« Nous sommes très fiers d’accompagner Webedia dans la transformation digitale du groupe » déclare Hubert Cotté, Directeur Général de Workday France, avant de conclure : « Grâce à l’utilisation de l’ensemble de nos solutions, Webedia tire parti de notre approche « plateforme ». C’est-à-dire un seul modèle de sécurité, une seule version et une source de données unique. Le groupe bénéficie aujourd’hui de processus cohérents dans toute l’organisation. Les collaborateurs peuvent accéder aux informations en temps réel pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement. Nous sommes convaincus que Webedia possède aujourd’hui l’agilité nécessaire pour s’adapter rapidement aux évolutions du marché et conserver son positionnement de leader ».