[Tribune] La conformité, encore et toujours : adapter les pratiques de travail à un lieu de travail hybride

Andy Nickolls, directeur des solutions de conformité EMEA chez Skillsoft, revient sur un constat qui est fait dans beaucoup d’entreprises : le travail hybride est de plus en plus sollicité et apprécié par les collaborateurs. Cependant, celui-ci comporte quelques risques pour l’entreprise et nécessite de prendre de nouvelles habitudes de travail afin de se prémunir de cyber attaques ou encore de cyber harcèlement.

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Andy Nickolls, directeur des solutions de conformité EMEA chez Skillsoft[/caption]

Plus de la moitié (53 %) des entreprises britanniques déclarent avoir l’intention d'introduire, suite à la pandémie, des politiques de travail à distance et des mécanismes de travail flexibles qui offriront aux travailleurs plus de choix et de liberté. Cependant, maîtriser de tels changements nécessitera une réflexion critique en termes de gestion afin de surmonter quantité de défis en matière de RH et de conformité et de s'assurer que les nouveaux modèles hybrides fonctionnent comme prévu.

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En réimaginant le monde du travail, les employeurs devront s'assurer qu'ils disposent des bons outils pour soutenir les travailleurs et leur permettre de faire face aux exigences réelles du travail hybride. Il est crucial de veiller à ce que des questions telles que l'inclusivité, l'engagement des employés, la santé mentale et le bien-être seront toutes traitées de manière appropriée. Ils devront également modifier les contrats et politiques, pour renforcer l’efficacité de leurs nouvelles pratiques de travail, en toute sécurité et dans le respect de la réglementation.

Passons donc en revue certains des domaines clés qui devront être pris en compte.

Sécurité des informations

Les pratiques de travail à distance étant censées devenir un élément permanent, les entreprises devront revoir et formaliser leurs politiques de sécurité de l'information et s'assurer que chacun est pleinement conscient de ses responsabilités en matière de protection des données et des autres informations sensibles. Cela consistera notamment à empêcher que des informations soient divulguées par inadvertance dans des espaces publics, tels que les cafés, et à veiller à ce que personne au sein du domicile ne puisse entendre les conversations professionnelles, visualiser les informations affichées sur les écrans des appareils ou accéder à la documentation ou aux dispositifs liés au travail.

En ce qui concerne l’accès aux données commerciales, à celles des employés et des clients dans les systèmes d'entreprise depuis un environnement de travail à domicile, les organisations devront repenser leur stratégie en matière de données à la lumière du RGPD et de toute exigence de conformité spécifique applicable à l’industrie.

S'assurer que les restrictions d'accès qui s’imposent sont mises en place ne constitue que la première étape. Les entreprises devront mettre à disposition des télétravailleurs des procédures et des orientations précises sur des sujets tels que l'accès, le traitement et la suppression des données personnalisées. Il sera essentiel de procéder à une évaluation des risques pour s'assurer que tous les risques réglementaires possibles ont été pris en compte et pour déterminer s’il sera indispensable de surveiller les employés pour empêcher les « captures d'écran » de données privilégiées.

Fait inquiétant, de récentes recherches révèlent combien de travailleurs à distance admettent être négligents en termes de sécurité, exposant ainsi leurs employeurs à des menaces compte tenu de leurs pratiques de cyber-hygiène laxistes. Ces comportements à risque consistaient notamment à télécharger des applications non autorisées par le service informatique, à cliquer sur des liens figurant dans des courriers électroniques non sollicités et à utiliser des appareils personnels à des fins professionnelles, bien que cela ne soit pas autorisé.

En plus de déployer des solutions techniques conçues pour booster la sécurité du réseau, des appareils et des utilisateurs, il sera nécessaire de former régulièrement les employés sur tout, de la détection d'une attaque de phishing à la bonne compréhension des comportements et des responsabilités qui s’imposent en matière de cybersécurité et de cybervigilance.

Bien-être et inclusion des employés

Basculer vers un modèle de télétravail ne saurait suffire pour remédier aux problèmes comme le harcèlement et l'intimidation. Les actes autrefois commis en personne sont aujourd’hui exécutés lors de réunions en ligne, au téléphone et par e-mail – il sera donc nécessaire d’adapter les politiques en matière de harcèlement afin qu’elles traitent du harcèlement via les canaux digitaux.

Idéalement, ces politiques devront comporter une déclaration claire sur ce qui constitue du harcèlement visuel (images, objets, commentaires personnels offensants via les réseaux sociaux) et définir des normes précises traitant de l'utilisation appropriée des applications de vidéoconférence et de messagerie. Il sera également essentiel de veiller à ce que chacun soit informé qu'il dispose d'un espace, comme des lignes de signalement anonyme, pour divulguer les incidents et tout acte répréhensible.

Les entreprises sont également bien conscientes du fait que le risque d'un fossé toujours plus grand entre les télétravailleurs et les employés travaillant au bureau, leur impose de faire en sorte que chacun aura un accès équitable à la formation, au développement et aux informations quotidiennes. Ne pas être présent au bureau ne saurait compromettre les chances d’un employé d’être récompensé pour sa contribution au travail ou d’être promu.

Prévenir les discriminations

Le télétravail ne saurait dégager les employeurs de leurs obligations en matière de diversité ; en outre, les organisations devront rester vigilantes pour s'assurer que les groupes minoritaires et les personnes d’âges, de milieux sociaux et culturels différents ne seront pas désavantagées sur le fondement de leur travail à domicile.

La formation à la diversité et à l'inclusion est tout aussi importante pour le personnel travaillant à distance. Il incombera aux équipes RH d’identifier les moyens de combattre de manière proactive les préjugés implicites et inconscients, de résoudre les problèmes potentiels en termes de cohésion des équipes et de solliciter des feedbacks pour s'assurer que la sécurité de chacun est garantie dans la « nouvelle normalité ».

Au cours des prochains mois, des inégalités pourraient commencer à se manifester en ce que les personnes handicapées ou celles ayant des enfants en bas-âge pourraient choisir de continuer à travailler à domicile. Le fait, pour de telles personnes, d’avoir moins de chance d’être promues ou de travailler plus pour un salaire inférieur à celui du personnel de bureau, pourrait donner lieu à des allégations de discrimination et, en fin de compte, à un déficit durable en termes de diversité au niveau de la direction.

Suivre étroitement les rémunérations, les primes, les promotions et les opportunités de formation pour s'assurer que tout le monde est placé sur un pied d'égalité sera crucial pour se prémunir contre de tels risques. En outre, les entreprises devront s'assurer qu'elles ont mis en place les cadres leur permettant d’évaluer les performances des employés en fonction de la qualité du travail fourni plutôt que du lieu où le travail est accompli.

Tirer parti du travail hybride pour atteindre les objectifs en matière d’ESG

Enfin, le travail hybride à distance représente une opportunité unique de s’approcher d’atteindre les objectifs ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) poursuivis par les entreprises. Les avantages environnementaux inhérents aux politiques de travail flexible vont bien au-delà de la réduction des émissions de carbone résultant de la diminution des trajets entre le domicile et le lieu de travail ou de la consommation d'énergie découlant de l’empreinte réduite des bureaux. Les organisations lancent aujourd’hui des bassins régionaux rapprochant les employés des espaces de travail ; ainsi les voyages aériens à travers le monde ont laissé la place à des conférences et des réunions digitales internes permettant de gagner du temps et de préserver la planète.

Avec 65 % des travailleurs britanniques déclarant qu'ils seraient plus susceptibles de travailler pour une entreprise s’étant dotée d'une politique environnementale rigoureuse, les employeurs qui accordent la priorité au développement durable seront les mieux équipés pour attirer et retenir les talents qui voient leur avenir au sein d’organisations qu'ils considèrent comme étroitement alignées sur leurs valeurs.

Par ailleurs, en ce qui concerne la diversité et l'inclusion, les modèles de main-d'œuvre hybrides facilitent le ciblage de bassins de talents nouveaux et variés. Qu'il s'agisse d’offrir des opportunités aux personnes issues de milieux socio-économiques défavorisés et de communautés sous-représentées qui ne pouvaient auparavant pas se permettre de se déplacer ou de vivre à proximité du lieu de travail. Ou d’étendre la portée du recrutement pour solliciter des talents vivant à l’étranger.

Il ne fait aucun doute que la pandémie a conduit les entreprises à repenser la configuration du lieu de travail. Alors que les organisations se préparent à mobiliser leurs effectifs dans le cadre d’une configuration hybride ou distante à long terme, elles devront s'assurer de trouver le bon équilibre entre les impératifs organisationnels et le bien-être des employés. Il est essentiel de veiller à ce que les employés puissent s’appuyer sur un environnement opérationnel sûr, cohérent et équitable, quel que soit l'endroit où ils se trouvent - et à ce que la diversité et l'inclusion soient au cœur des nouveaux modèles de travail et promues à l’échelle planétaire.