Dématérialisation obligatoire des factures au secteur public : quels enjeux pour les ETI et PME ?

[EXCLUSIF] 95 millions de factures seront dématérialisées et transiteront par Chorus Pro, le portail dédié au service public, d’ici 2020. Pour les PME qui sont les prochaines à être concernées, l’enjeu est de taille. Beaucoup d’entre elles ne sont pas encore prêtes à gérer les factures électroniques ainsi que les aspects juridiques et règlementaires qu’elles génèrent. L’échéance approche néanmoins : les entreprises doivent lancer leurs chantiers pour s’adapter à cette nouvelle directive.

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Chef de produit Neotouch chez Neopost France[/caption]

Les entreprises face aux enjeux de la dématérialisation des factures

L’ordonnance du 26 juin 2014 a rendu la dématérialisation des factures obligatoire pour les sociétés contractuellement liées avec l’État, les collectivités territoriales et le secteur public. Le calendrier de mise en action a pris effet au 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et au 1er janvier 2018 pour les ETI. Les prochaines échéances concernent les PME au 1er janvier 2019 et les microentreprises début 2020.

Avec ces échéances, la dématérialisation obligatoire des factures est avant tout perçue comme une contrainte légale pour les entreprises. En effet, elle remet en cause les process internes établis jusqu’à présent. Pour passer par Chorus Pro, il faudra désormais mettre en place de nouvelles habitudes. En effet, la dématérialisation des factures envers le secteur public exige d’abord l’identification des clients concernés, et ce de manière systématique : le premier enjeu est celui d’identifier les clients concernés par Chorus dans votre base de données clients. Le SIRET est une clé d’entrée pour faciliter cette étape. Il faudra toutefois faire le lien entre la base clients et l’annuaire intégré à Chorus Pro pour bien identifier les clients.

Pour facturer les services de l’État, Chorus Pro exige deux informations supplémentaires : l’identité précise du service auquel la facture est adressée « le code service exécutant » ainsi que « l’engagement juridique », c’est-­‐à-­‐dire le numéro de bon de commande transmis au fournisseur. Si certaines informations sont contenues dans l’annuaire Chorus Pro, d’autres sont à récupérer directement auprès des clients publics. Disposer d’une solution connectée directement à l’annuaire Chorus Pro et en temps réel est une nécessité.

Comment intégrer ce nouveau canal ?

L’automatisation de ce nouveau process est un véritable enjeu pour les entreprises ayant beaucoup de clients. Chorus Pro devient en effet un nouveau canal de transmission de données, mais concerne uniquement le secteur public.

Il faudra alors être préparé à gérer à la fois les clients à facturer via Chorus Pro ainsi que les entreprises privées qui souhaiteront passer elles aussi par la dématérialisation, parfois via leur propre portail informatique, ou rester au format papier. La gestion de ces différents canaux peut s’avérer être un obstacle de taille pour les entreprises, pour lesquelles une solution de gestion des envois de factures en multi-­‐canal (papier et électronique) sera indispensable.

Pour bien intégrer la dématérialisation des factures via Chorus Pro, cinq chantiers liés au CRM doivent être initiés le plus tôt possible :

• Pour des process aussi fluides que possible, les entreprises ont tout intérêt à automatiser l’envoi de leurs factures quel que soit le canal (papier, électronique, Chorus Pro) ;
• Enrichir les bases de données est un élément indispensable pour dématérialiser vers Chorus Pro. En intégrant l’ensemble des informations demandées en amont, il sera plus facile d’identifier les clients et d’émettre des factures valides rapidement ;
• Il est important d’adapter les process aux canaux de distribution. Chorus Pro n’exige pas les mêmes informations que d’autres types de portails du privé ;
• La dématérialisation obligatoire a une incidence sur les contrats. Lors d’une souscription, les entreprises devront immédiatement identifier si le nouveau client est concerné ou non par Chorus Pro, récupérer puis intégrer les informations nécessaires au contrat si c’est le cas ;
• Enfin, les prochaines échéances demanderont aux entreprises une formation des équipes. En effet, l’utilisation de Chorus Pro implique de nouvelles missions pour les équipes administratives qui devront obtenir leurs informations relatives à la facturation auprès des clients. Comment traiter un rejet ? Comment assurer un bon suivi ?

Dans certains secteurs d’activité, la dématérialisation via Chorus Pro concerne jusqu’à 80 % des clients : l’enjeu est fort pour les PME qui vont devoir prendre ce virage.Pour l’opérer aussi sereinement que possible, les entreprises doivent être prêtes et disposer des bons outils de gestion de leurs factures et ne pas rallonger des délais de paiement déjà problématiques. Face à ces nouveaux enjeux que les PME s’apprêtent à rencontrer, Chorus Pro peut apparaître comme une contrainte mais il faut voir le portail comme une opportunité. Dans un contexte où la Loi Macron favorise la facturation électronique dans le secteur privé, il est probable que l’on passe progressivement à une dématérialisation globale. Par ailleurs, la dématérialisation améliore les délais d’envoi et donc de paiement ; la traçabilité, simplifie les traitements et les échanges entre le client et le fournisseur. Les entreprises doivent se préparer, dès maintenant, faire le choix de solutions adaptées à une dématérialisation progressive de leurs factures pour se faire accompagner afin d’anticiper l’échéance imminente.