Quand la fraude devient une dépense importante dans l’entreprise

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Christophe Pépin, Manager Solutions Consulting, SAP Concur[/caption]

Selon un rapport d'analyse des dépenses de Oversight Systems 2017, une entreprise perd chaque année 5 % de ses revenus annuels (environ 130 000€) à cause de la fraude - dont 89 %, selon une étude globale de l'ACFE de 2018, sont liés aux remboursements des notes de frais. Et 50% de tout cela est dû à la faiblesse des contrôles internes.

Reprenez la main sur vos notes de frais

Avant, il était beaucoup plus difficile pour vos collaborateurs de dépenser de l'argent dû aux peu d'options disponibles pour réserver un voyage ou faire des dépenses professionnelles par exemple. Les employés avaient tendance à respecter les lignes directrices imposées par l'entreprise - simplement parce qu'il y avait moins de façons de les contourner.

De nos jours, il est beaucoup plus difficile de contrôler ce qui est dépensé car les options de paiements se sont démultipliés, et la soumission de note de frais s'est démocratisée. De sorte que, de nos jours, il est beaucoup plus difficile pour les employeurs d'anticiper les achats et de suivre les dépenses de leurs collaborateurs.

En conséquences, vous et vôtre équipe de direction consacrez un temps colossale à une chasse à l'information, des voyages et dépenses effectués par les salariés, au lieu de tout contrôler en premier lieu. Vous laissant ainsi moins de temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée. Il doit y avoir un moyen plus intelligent.

Cependant, grâce des outils automatisé et centralisé de gestion des dépenses d’entreprise, vous pouvez renforcer votre visibilité et optimiser votre contrôle sur les notes de frais des employés, quel que soit l’endroit où ils se trouvent, dans le but de réduire considérablement la fraude au sein de votre organisation. Ainsi :

• Donnez à vos responsables financiers, et aux chefs d'entreprise, des rapports détaillés qui permettent de suivre les dépenses dans les catégories clés, de repérer les dépenses supérieures à la normale et de déceler les comportements de dépenses non conformes à votre politique de dépense,
• Donnez aux gestionnaires les outils nécessaires pour gérer plus efficacement les objectifs budgétaires et contrôler les coûts à l'aide de tableaux de bord interactifs, basés sur les rôles, qui vous donnent un aperçu de ce que vous avez dépensé, où vous l'avez dépensé, ce qui est en attente et où vous en êtes dans votre budget,
• Ajouter des alertes personnalisées ou standard qui envoient des notifications en temps réel aux gestionnaires lorsque les dépenses dépassent les seuils budgétaires mensuels ou trimestriels ou qu'elles sont non-conformes à vos politiques de dépenses.

Comment faire pour encourager la conformité & réduire le risque financier ?

La mise en place d’une solide politique de gestion des déplacements et frais professionnels est fondamentale pour reprendre le contrôle sur les dépenses.

Intégrer dans sa stratégie des outils de gestion facilite la mise en conformité à l’heure de la numérisation et pour une politique de contrôle efficace. Les outils SaaS permettent une gestion plus rapide et plus simple des dépenses d'entreprises mais ce n’est pas l'unique réponse au problème.

Repérez les dépenses anormales avant qu’elles ne soient engagées, par le biais de contrôles individuels est possible Elles pourront être personnalisés pour chaque entreprise en fonction de sa taille et de ses activités.

Les frais kilométriques, est un poste de dépense à ne pas négliger et qui est dans la majorité des cas surévalué. L’adoption d’outils numériques vous donnera des données fiables quant aux distances parcourues par le salarié

Procédez à des audits par des organismes externes est aussi une façon pour vous de vous assurer que la politique de l’entreprise est respectée

L’IA intégré à la plateforme, permettra alors de contrôler automatiquement les données liées aux notes de frais, et les valider en fonction des règles pré-établies.

Ainsi vous pouvez commencer à récupérer vos 5% de revenus, de quoi bien débuter 2019 !