Collaboration sans fil : quels atouts pour la salle de réunion ?

Lieu d’échange, de validation d’idées et de prises de décisions, la salle de réunion nécessite des aménagements collaboratifs, efficaces et confortables. D’une simple salle de présentation, la salle de réunion s’est peu à peu transformée en un véritable espace de travail collaboratif ; un enjeu stratégique pour les entreprises françaises dont les cadres passent seize ans* de leur carrière en réunion, et qui pour motiver les milléniaux se doivent de développer une culture de collaboration et d’échange.

Les entreprises investissent massivement pour mettre à disposition de leurs salariés des équipements électroniques de bureau et des périphériques de dernière génération. Mais est-ce que la salle de réunion est-elle suffisamment équipée pour en tirer pleinement parti ? Les ressources utilisées jusqu'à présent sont devenues obsolètes, un seul adaptateur HDMI ne peut pas répondre efficacement aux besoins d'une réunion collaborative avec plusieurs participants. D’où la nécessité d’ouvrir la salle de réunion à la technologie de collaboration sans fil, pour laisser la place à l’échange et au partage. Elle donne ainsi la possibilité à chaque participant de diffuser tous types de contenus à partir de son smartphone ou de sa tablette et d’interagir plus facilement avec un groupe de travail.

Connect & Play

Lors d’une réunion, le simple fait de partager une présentation avec son auditoire peut vite devenir cauchemardesque. Plusieurs minutes peuvent s’écouler avant de trouver le bon câble permettant de raccorder l’ordinateur au système d’affichage, la connexion peut être mauvaise et engendrer des problèmes d’affichage. Ce type de problème technique est bien souvent vécu comme une source de stress supplémentaire qui influe négativement sur la qualité de la présentation.

La technologie de collaboration sans fil permet justement de s’affranchir des câbles et autres contraintes de reconfiguration des paramètres d’affichage. Avec un simple connexion WiFi, il est possible de fédérer tous les équipements indépendamment de leur système d’exploitation. En outre, d’autres moyens de transmission sans fil comme le Bluetooth et le NFC peuvent être utilisés pour connecter automatiquement les périphériques mobiles au système d’affichage de salle de réunion. Fini les pauses à chaque changement d’intervenants, un seul clic suffit pour afficher un nouveau document.

Création d’un environnement de travail collaboratif

La progression du BYOD au sein des entreprises de toutes tailles dessine de nouveaux besoins en matière de connectivité et nécessite une meilleure compatibilité de l’infrastructure informatique et des équipements audiovisuels avec les différents systèmes d’exploitation.

Même dans la salle de réunion, les salariés s’attendent à pouvoir accéder facilement aux données avec leurs périphériques personnels ainsi qu’à les partager en temps réel avec leurs collègues, ce que fait très bien un système de présentation sans fil grâce à une compatibilité multiplateformes (Apple, Windows, iOs, Android) et multi-périphériques (PC, Mac, Chromebooks, smartphones et tablettes…).

Plus d’interactivité entre les participants

Avec les systèmes de collaboration sans fil, les présentations perdent leur aspect statique. Il est par exemple possible aussi bien pour le modérateur que pour les participants d’annoter la présentation et ainsi apporter des précisions au contenu affiché. Les participants peuvent suivre la présentation depuis l’écran de leur tablette ou de leur smartphone et réaliser des captures des diapositives qu’ils souhaitent conserver. Les écrans de quatre périphériques peuvent être projetés simultanément sur le système d’affichage principal favorisant l’interactivité lors d’une session de travail en mode projet.

Proposer des solutions capables d'augmenter la productivité et d'encourager la créativité lors des réunions de travail est un objectif partagé par de nombreuses entreprises, on peut donc s’attendre, au cours des prochaines années, à une généralisation des systèmes de présentation sans fils et plates-formes collaboratives dans la salle de réunion.

* (sur une carrière de quarante ans), selon une étude du cabinet Perfony, spécialisé dans la coordination en entreprise