L’impact de la vidéoconférence sur la productivité des entreprises

Dans son rapport publié récemment, le conseil national de la productivité pointe le retard des entreprises françaises dans l'adoption et la diffusion des technologies, le manque d'innovation, le problème des compétences et certaines pratiques managériales. Entre 1985 et 2000, le rythme moyen de la productivité en France était de 1,2%, contre 0,4% sur la période 2012-2017. L’un des facteurs avancé par les économistes est le retard des entreprises françaises dans l’adoption des technologies de l’information et des communications.

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Matthieu Douvenou, Enterprise Account Manager – BlueJeans[/caption]

Dans le monde de l'entreprise, la vidéoconférence est une solution technologique qui a une influence positive sur la productivité. Selon une récente enquête de BlueJeans menée auprès de 700 professionnels, 67 % d'entre eux déclarent que les réunions sont en augmentation et qu'un tiers des réunions sont une perte de temps. La vidéoconférence continue de se développer, et on lui attribue directement le mérite d'avoir permis de résoudre ce problème de « réunionite ». Dans ce contexte, voici quatre tendances en matière de vidéoconférence que je vois émerger cette année.

Des réunions moins nombreuses

Selon la Loi de Parkinson : « le travail s'étend pour combler le temps imparti à son achèvement ». Les réunions illustrent cette loi mieux que presque tout autre événement de la vie de l’entreprise. Si vous réservez une heure pour une réunion d'équipe qui ne doit durer que dix minutes, il y aura invariablement beaucoup de bavardages, de démagogie et d'informations superflues. Bien sûr, il est bon de prévoir un peu de temps pour les discussions d’équipe informelles, mais dans une limite qui ne fasse pas perdre de temps et ne cause pas de frustration. On observe déjà une tendance à ce que les invités aux réunions commencent à en refuser un plus grand nombre parce qu'ils ont des moyens modernes d'accéder aux points forts abordés et actions attribuées lors d’une réunion, sans devoir y assister. Il en résulte moins de peur de rater une réunion, un engagement plus ciblé dans celles choisies et une meilleure utilisation du temps de chacun.

Les jeunes introduisent la vidéoconférence au travail

Qui n’a pas observé dans la rue que bon nombre de conversations sur mobiles se font de plus en plus par vidéo. Lors de mes trajets professionnels, il m’est désormais fréquent d’esquiver des jeunes, les bras tendus, parlant à leurs amis. Il y a dix ans, il aurait été impensable de commencer une réunion ou conférence par vidéo mobile. Mais aujourd'hui, cela devient de plus en plus naturel compte tenu de l'explosion des appels vidéo dans la vie quotidienne de chacun et des évolutions démographiques dans le monde du travail. Mais il reste encore beaucoup de chemin à parcourir avant que la vidéo ne devienne le mode de communication par défaut pour les communications professionnelles. Néanmoins, les infrastructures et les capacités de la vidéoconférence évoluent pour que cela devienne une réalité.

Les applications mobiles permettant la vidéoconférence évoluent rapidement grâce à une meilleure suppression des bruit parasites, à des moyens plus sûrs de partager du contenu vers des utilisateurs au volant, ou encore à une intégration plus poussée avec les terminaux mobiles, offrant ainsi davantage de moyens aux personnes travaillant à distance. Ces nouveautés ont un impact positif sur la productivité. En effet, de nombreuses études tendent à démontrer que les réunions vidéo sont plus efficaces que des simples conférences téléphoniques en audio.

Moins de réunions, plus de huddle rooms

Je suis le premier à admettre que les entreprises ont un peu exagéré avec le concept d’espace tout ouvert. Si tant de gens demandent à travailler à domicile, c'est notamment parce qu'il peut être compliqué d’être productif dans des zones de bureaux partagés concentrées et bruyantes. Des huddle rooms ou petits espaces de réunion pouvant accueillir jusqu'à quatre personnes sont apparus pour résoudre ce problème. Ces salles doivent être dotées de la bonne technologie pour que les collaborateurs à distance puissent facilement se rapprocher de leurs collègues basés au bureau. Les systèmes de salles intégrées sont la clé du succès de tout projet de huddle rooms. Des fonctionnalités telles que le cadrage automatique des intervenants, les tableaux blancs numériques et le contenu multi-flux vont contribuer à rendre l'expérience en salle plus productive que jamais. Les entreprises ont ainsi commencé à faire évoluer leurs terminaux et remplacent les matériels volumineux par des solutions plus modernes afin de soutenir cette tendance.

Des réunions moins pesantes

Ne détestez-vous pas ces réunions d'équipes régionales insupportables organisées par un manager qui commente un PowerPoint ? Après chaque diapositive, il demande s’il y a des questions ou des commentaires... et c’est le silence complet. C'est tout aussi pénible pour le responsable que pour les participants. Mais pourquoi les gens ne participent-ils pas ? D'après mon expérience des réunions d'équipes européennes, il y a plusieurs raisons à cela : barrières linguistiques, problèmes de son, bruit de fond obligeant certaines personnes à se mettre en sourdine, etc. De plus, il peut être très difficile ou gênant d'interrompre un orateur en pleine présentation, si bien que beaucoup choisissent de rester silencieux.

La technologie de vidéoconférence a évolué pour répondre à toutes ces problématiques. Les services de traduction en temps réel de Google et d'autres fournisseurs s'améliorent chaque jour. Dans le même temps, les technologies de transcription en quasi-temps réel pilotées par l'IA sont déjà utilisées pour compiler des notes intégrant le crowd-sourcing, assigner des actions et envoyer des résumés de réunions. En outre, de nouvelles fonctionnalités de vidéoconférence telles que la main levée, le sondage et le tableau blanc interactif permettent désormais aux participants de s'engager sans craindre de perturber le déroulement de la réunion. De nouvelles techniques comme la réalité augmentée apparaissent pour aider les orateurs et les collaborateurs sur le terrain à accroître la participation et la productivité.

Malgré tous ces développements passionnants, je ne prétendrais jamais que la vidéoconférence à elle seule est à même de résoudre le problème de productivité en France. Cependant, elle joue certainement un rôle de premier plan en intervenant dans la transformation de l'expérience des réunions et des bénéfices qui en découlent.