La communication d’entreprise, facteur clé de la transformation numérique

La transformation numérique des entreprises françaises est en marche. Bien souvent, les entreprises choisissent d’enclencher cette transformation numérique pour des raisons de compétitivité, de coûts et d’innovation. Selon une étude publiée par CA Technologies, les entreprises ayant entamé leur transition numérique ont vu accroître leur business de 37% en moyenne et ont amélioré l’expérience client de 74%.

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Benoît Tremolet, Directeur Général de Retarus France[/caption]

Cependant, nombre d’entreprises n’adoptent pas une approche « holistique » de leur transformation numérique. Elles ont tendance à entamer une stratégie de transformation digitale sans pour autant prendre en compte les changements d’infrastructures IT nécessaires, particulièrement dans le domaine de la communication et l’échange de messages électroniques.

En effet, chaque entreprise qui entreprend une démarche de transformation numérique bouleverse profondément son modèle de communication. Une société qui s’internationalise grâce au digital doit revoir par exemple ses infrastructures de communication afin de garantir ses interactions avec ses potentiels futurs clients à travers le monde.

Comment anticiper ces transformations d’infrastructures afin que la communication ne représente pas un frein dans le processus de digitalisation de l’entreprise ?

Quelles sont les étapes clés à suivre pour garantir le succès de cette transformation ?

La révolution digitale implique une double transformation : celle des business models et celle des infrastructures technologiques :

1) La transformation de chaque business model d’entreprise nécessite de passer par une transformation technologique. La mise en place de nouveaux produits et services digitaux nécessite la modification et bien souvent la simplification de l’infrastructure de communication existante au sein des infrastructures de l’entreprise. Les services de communication en mode cloud ou de logistique de l’information sont là pour aider à cette simplification tout en améliorant la qualité technique de la communication en offrant par exemple une meilleure flexibilité pour gérer les pics de charge ou une couverture mondiale pour une meilleure délivrabilité. L’entreprise peut opter pour ces solutions afin d’outsourcer totalement ou partiellement ses infrastructures de communication. Les différents serveurs, les lignes analogiques, les logiciels de conversion et de sécurité sont progressivement remplacés par des solutions numériques et cloud et s’intègre parfaitement au nouveau système d’information digitalisé de l’entreprise

L’exemple le plus flagrant et adopté par beaucoup d’entreprises est lorsque qu’une société, bien souvent dans le cadre de sa stratégie de digitalisation, opte pour une solution de communications unifiées (UC) au cours de sa migration vers le « All-IP ». Cela entraîne d’autres problèmes qui ne sont pas visibles au premier abord. Alors que les plateformes de communications unifiées offrent de nombreuses fonctionnalités pour effectuer des appels et des vidéoconférences, peu d’entre elles fournissent leurs propres fonctionnalités de services fax. Cette fonctionnalité est pourtant encore très utilisée dans les secteurs de la banque, de l’assurance, de la santé et du retail par exemples. Le processus de digitalisation de l’entreprise doit ainsi intégrer en amont les solutions numériques et innovantes s’adaptant aux besoins de l’entreprise, comme les nouveaux services cloud permettant d’envoyer et de recevoir des fax sans la nécessité de disposer d’un système téléphonique conventionnel.

2) La seconde phase consiste à optimiser les processus techniques afin que les applications communiquent entre elles sans implication humaine. Le flux interne d’informations est automatisé.Cette automatisation des procédés de communication vise à améliorer l’organisation et l’efficacité opérationnelle grâce à un partage de l’information en temps réel et de manière intelligente.

Lorsqu’une entreprise reçoit des données via EDI (échange de données informatisé), une solution automatisée est capable d’affecter correctement ces données au périphérique fax, à l’email ou au système ERP concerné. Grâce à ce système, les commandes entrantes au sein d’une société peuvent être directement transmises à l’usine ou à l’atelier responsable de la commande par exemple. Cela élimine le besoin d’un envoi manuel.

Pour garantir le succès d’une transformation numérique, l’entreprise doit ainsi intégrer une architecture d’infrastructures de communication flexible et évolutive compatible avec les dernières innovations technologiques. A l’ère de l’IoT, les appareils peuvent désormais communiquer entre eux sans nécessiter l’implication de l’humain. Les business models évoluent dans la mesure où les appareils peuvent maintenant envoyer leurs propres notifications et alertes en temps réel. Afin de simplifier l’infrastructure existante et intégrer sans contrainte ces innovations, les services cloud évoluent en continue pour s’adapter rapidement aux innovations technologiques du marché sur le plan mondial. Ils favorisent ainsi une accélération du processus de transformation numérique et contribuent à la création de nouvelles chaînes de valeur et l’émergence de business models innovants.